V seznamu Servisních dokladů můžete evidovat opravy a servis nejen vámi prodaného zboží, ale i zboží, které k vám pošle na opravu jiný prodejce. Nepotřebujete tedy nutně mít k dispozici původní prodejní doklad, stačí mít servisované zboží zavedené ve skladech. Karty Servisních dokladů jsou podobné ostatním dokladům používaným v Money ERP, avšak se spoustou specifických odlišností a možností nastavení. Můžete na nich evidovat nejen celý proces servisního řízení, vyjádřený přechodem mezi jednotlivými Stavy (např. příjem zboží, jeho předání technikovi, oprava, expedice, uzavření atd.), ale i zjištěné závady a spotřebované položky, a dále interní i zveřejnitelný popis jednotlivých fází servisního řízení. Pomocí vazby na odběratele a původní prodejní doklad si zajistíte provázanost a možnost následného vyhodnocování.
Základním kamenem při tvorbě servisních dokladů je vytvoření vhodného Scénáře procesů, ve kterém se definují všechny možné varianty vývoje situace a postupné přecházení mezi nimi. Scénář, spolu s dalšími potřebnými parametry (viz níže), zadáte v Nastavení skupiny servisních dokladů a na konkrétním dokladu jej již nelze změnit. Pokud tedy chcete používat více různých scénářů, je potřeba pro každý z nich založit vlastní skupinu. Jestliže v nastavení skupiny žádný scénář nezadáte, doklady nebudou obsahovat variabilní tlačítko s možností přecházet mezi jednotlivými stavy a budou sloužit k pouhé evidenci servisovaného zboží.
Šablony – pro tvorbu srvisních dokladů můžete využít předem nastavené Šablony.
Servisní list – tuto tiskovou sestavu nabízí tlačítka určená k exportu sestav (Tisk, Náhled, PDF a Mail). Servisní list obsahuje kontaktní údaje dodavatele i příjemce servisu, podrobný rozpis většiny údajů zapsaných v servisním dokladu – typ a popis servisu, vyjádření servisního technika, datum přijetí i předpokládaného vyřízení. Kromě vlastního servisovaného zboží jsou zde uvedené také všechny Spotřebované položky a Závady (zapsané v příslušných záložkách na servisním dokladu). Ve scénáři procesů doporučujeme nastavit odeslání tohoto dokumentu prostřednictvím automatických akcí ihned po založení servisního dokladu.
Akce – tlačítko nabízí přehled všech Automatických akcí, které mají nastavenou možnost Zpracovat manuálně. Akce v takovém případě proběhne podle zadaných pravidel, avšak s možností před jejím uskutečněním upravit zadané podmínky (např. editovat text odesílaného e-mailu).
Aktuální období – je-li tlačítko aktivní, v seznamu jsou vidět jen doklady vytvořené po poslední Účetní závěrce.
Fakturovat – tlačítkem otevřete Průvodce hromadnou fakturací servisních dokladů.
Vytvořit aktivity – tlačítkem otevřete průvodce Hromadným přidáním aktivit, kde si můžete nastavit pravidla pro okamžité vytvoření aktivit z položek servisních dokladů, které jste si v seznamu označili.
Jen neukončené – v seznamu takto zobrazíte pouze doklady, u kterých servis dosud nebyl ukončen (servis se ukončí převedením dokladu do závěrečného stavu, např. Uzavřeno).
Smazat – servisní doklad nelze smazat, pokud k němu existují navazující doklady, např. delegované objednávky vytvořené pro rezervaci Závad nebo Spotřebovaných položek (viz dále). Po smazání těchto dokladů je možné smazat i servisní doklad.
Nastavení skupiny
Pokud chcete celý proces servisních úkonů maximálně automatizovat, musíte nejprve provést pečlivé nastavení skupiny, a to i v situaci, kdy používáte jediný scénář a servisní doklady na více skupin nedělíte (v takovém případě nastavení proveďte ve skupině Nezařazeno). Kromě běžných parametrů, jaké znáte i z Nastavení skupiny ostatních dokladů, pro servis navíc konfigurujete:
Skupina OP pro evidenci závad a spotřebovaných položek – servisní doklad eviduje vedle klasických Položek dokladu, které představují vlastní servisované zboží, také další položky související s jeho opravou. Za tímto účelem program automaticky generuje tzv. Delegované objednávky, což jsou uživatelsky needitovatelné doklady, kterými se v systému rezervují, případně blokují součástky a materiál potřebné na opravu a s jejichž pomocí se evidují závady zboží. Tyto součástky a materiál pak můžete zákazníkovi fakturovat. Vzhledem k tomu, že se nejedná o klasické objednávky, které by bylo potřeba individuálně vyřizovat či se o ně uživatelsky nějak starat, doporučujeme pro ně v seznamu objednávek založit speciální skupinu s vlastní číselnou řadou. Pro tento účel jsme v seznamu Číselných řad připravili řady OBJ_PRIS.
Servisní technik – ze seznamu Pracovníků, Firem či Osob vyberte osobu nebo firmu, která bude zboží opravovat. Tomuto technikovi je pak možné generovat Aktivity, a to buď ručně (z detailu Aktivity nebo z místní nabídky seznamu), případně prostřednictvím Automatických akcí, na které se dá navázat i odesílání informačních e-mailů určených technikovi. Na dokladu můžete servisního technika vyměnit.
Servisní sklad – jak uvádíme výše, servisované zboží je lepší dočasně evidovat na speciálním skladu. Pokud máte vytvořený větší počet scénářů, můžete si takových skladů založit několik. Na položce dokladu můžete před uložením vybrat jiný sklad.
Počet dní pro vyřízení – datum uvedené na dokladu v poli Přijetí servisu se o zadaný počet dnů automaticky navýší v poli Předpokládané vyřízení.
Na kartě Firmy můžete zákazníkovi přidělit vlastní počet dnů pro vyřízení. Tato individuální hodnota má vždy přednost před obecným nastavením.
Scénář procesu – naprosto nejdůležitější položka v nastavení. Scénáře procesů určují složení a posloupnost jednotlivých fází servisu a nabídku dalších kroků prostřednictvím variabilního tlačítka na dokladu. Na stavy je navázáno i spouštění automatických akcí. Na dokladu se scénář nedá vyměnit za jiný a všechny doklady vytvořené v této skupině tedy budou generovány podle jednotného scénáře. Prostřednictvím místní nabídky využijte funkci Hromadná změna stavu.
Pokud scénář v Nastavení skupiny nezadáte, na dokladech nebude možné evidovat stavy a budou tedy sloužit jen jako protokoly o přijetí zboží k servisu.
Nastavit požadovaný stav automatickou akcí – pokud pole zatrhnete, aktivujete v modulu kontrolní mechanismus, který při spuštění Automatické akce nazvané Nastavení následujícího stavu dokladu (Jiná akce / modul Workflow) bude hlídat, zda skutečně nastaly podmínky zadané ve filtru této akce (např. zda je vydávané zboží již naskladněno, zda je na dokladu zadaná zakázka apod.). Dokud podmínky nebudou splněny, Money ERP doklad do nového stavu nepřevede.
Přebírání dokladů
Jak uvádíme výše, pomocí Automatických akcí se dá modul nastavit tak, aby přebírání dokladů probíhalo samostatně bez nutnosti zapojení obsluhy. Pokud tuto funkčnost nevyužijete, je možné vytvářet navazující doklady ručně, volbou místní nabídky Převzít do, kterou otevřete pravým tlačítkem myši nad příslušnou položkou seznamu Servisních dokladů. Najdete v ní následující možnosti:
Dodací list přijatý – dokladem se servisované zboží naskladní.
Dodací list vydaný (spotřebované položky) – vyskladní se materiál a součástky použité na opravu zboží (uvedené v záložce Spotřebované položky).
Objednávka přijatá – dokladem si rezervujete opravované zboží tak, aby jej někdo omylem nevydal jinému zákazníkovi.
Dodací list vydaný – zboží odepíše ze servisního skladu v případě, kdy jste si jej nerezervovali Objednávkou přijatou. Pokud jste tak učinili, musíte dodací list vytvořit převzetím této objednávky (např. v záložce Vazby dokladů).
Převodka – slouží k převodu zboží mezi sklady, např. ze skladu na prodejně do servisního skladu.
Faktura vydaná (závady) – zákazníkovi takto vyfakturujete náklady na opravu zboží. Jedná se o položky uvedené na servisním dokladu v záložce Závady.
Faktura vydaná (spotřebované položky) – podobným způsobem se dá fakturovat úhrada nákladů na materiál a součástky uvedené v záložce Spotřebované položky.
Prodejka vydaná (spotřebované položky) – při osobním odběru zboží může zákazník přímo na prodejně uhradit náklady na materiál a součástky uvedené v záložce Spotřebované položky.
Prodejka vydaná (závady) – obdobně se dají na prodejně uhradit náklady na opravu zboží, které jsou na dokladu evidované v záložce Závady.
Dodací list vydaný (vratka) – zboží přijaté na opravu naskladníte v případě, kdy v agendě evidujete doklad, kterým bylo vyskladněno.