Účtování úhrad zálohových faktur
Zálohové faktury se od běžných Faktur přijatých liší tím, že nevytvářejí skladové pohyby a položky ze skladu tak mají charakter položek objednávkových dokladů – příslušné zboží program eviduje jako objednané. Obdobně jako objednávkové doklady je pak lze přebírat do prvotních dokladů, např. běžných Přijatých faktur.
Z tohoto důvodu zálohové faktury nelze zaúčtovat ani dobropisovat a samozřejmě na nich nelze ani provést odpočet zálohy. Schvalování dokladů podléhají.
Na kartě zálohové faktury zadáváte Primární účet, který na dokladu o úhradě (např. výdajové položce bankovního výpisu) bude dosazen na stranu MD (na stranu Dal se doplní primární účet BÚ). Na rozdíl od zaúčtování úhrady ostatních dokladů se však Primární účet dosadí výhradně jen v případech, kdy v předkontaci na straně MD není doplněný žádný účet – řeší se tak problém se zaúčtováním záloh skrze více účetních období.
Šablony – pomocí připravených Šablon se dá snížit pracnost při tvorbě opakovaných dokladů (od stejného partnera či se stejnými položkami). Nové doklady pak vytvoříte tlačítkem Přidat podle šablony.
Přidat příkaz k úhradě/inkasu – volba slouží k vytvoření Příkazu k úhradě nebo Příkazu k inkasu, jehož položkami budou všechny označené zálohové faktury.
Úhrady – otevřete přehled všech Úhrad faktury, která je pod kurzorem. Úhrady se zde však přidávat nedají.
Uhradit zálohovou fakturu – slouží k zadávání úhrad v hotovosti. Tlačítko je přístupné jen na dokladech, které nejsou plně uhrazené (tyto faktury jsou v seznamu barevně odlišené, viz Legenda). Jeho stiskem otevřete seznam Pokladních dokladů, kde můžete vybrat již hotový hradící doklad, případně také vytvořit nový.
Nezdaněné zálohy – přehled faktur se omezí na doklady, ke kterým je možné generovat Daňový doklad k platbě.
Daňový doklad k platbě se dá generovat k Zálohové faktuře nebo k její Úhradě (v seznamu Bankovních výpisů, Položek bankovních výpisů, Pokladních dokladů a Interních dokladů), ke které dosud nebyl daňový doklad vytvořen a není na ní vyplněné Členění DPH, případně je zde členění Bez vlivu (nemá vyplněnu kolonku v přiznání k DPH).
Nevyúčtované zálohy – seznam se omezí na faktury, které nebyly zcela vyúčtované, tj. mají buď nenulovou částku v poli Zbývá uhradit, nebo je na kartě Úhrady nenulová částka v poli Zbývá.
Spustit workflow – v agendách, které mají aktivovaný modul Workflow, lze pomocí tohoto tlačítka ručně spustit schvalovací proces podle vyhovující Šablony. Podrobnosti o procesu pak zjistíte v detailu Workflow.
Zobrazit na portálu – otevřete internetový prohlížeč na stránce Portálu s informacemi o dokumentu, který je právě pod kurzorem.
Vytvořit daňový doklad – volbu najdete v místní nabídce (po stisku pravého tlačítka myši nad seznamem). Po potvrzení se zobrazí karta Daňový doklad k platbě, po jejímž potvrzení se automaticky vytvoří interní doklady k provedeným úhradám označených faktur. Generování dokladů se uskuteční pouze u úhrad, ke kterým daňový doklad dosud neexistuje a které mají současně nastavené Členění DPH bez vlivu. Podrobný popis účtování úhrad zálohových faktur najdete v samostatném dokumentu Zálohové faktury na Zákaznickém portálu. Stejnou funkčnost nabízí i detail Zálohy v seznamech dokladů, ve kterých je možné zálohové faktury uhradit (Bankovní výpisy, Položky bankovních výpisů, Pokladní doklady, Interní doklady).
V případě účtování záloh hrazených v cizí měně může vlivem různých kurzů na záloze a její úhradě vzniknout nepřesný údaj ve sloupci seznamu Zbývá k vyúčtování. Tento rozdíl se projeví pouze při částečném vyúčtování, kdy se vyúčtovaná částka přepočtená např. kurzem 27,5 odečte od celkové sumy ve sloupci Zbývá k vyúčtování, kde je částka přepočtena např. kurzem 27,2. Po úplném vyúčtování se stav samozřejmě narovná.
Přebírání objednávek
Při přebírání objednávek do zálohových faktur nastává problém s jejich vyřízením, neboť k faktickému vyřízení objednávky by mělo správně dojít až při dodání zboží, což však může znepřehlednit systém přebírání dokladů. Proto se ve výběrovém seznamu otevřeném ze zálohové faktury tlačítkem Přidat dokladem nabízí na nástrojové liště možnost vybrat si Typ přebírání:
S vyřizováním – logika přebírání dokladu a vyřízení objednaného zboží je v tomto případě stejná jako u ostatních dokladů: objednávka se převzetím do zálohové faktury považuje za vyřízenou a do vyúčtovací faktury se pak přebírá zálohová faktura.
Bez vyřizování – v tomto případě se zboží na zálohovou fakturu vloží jako neskladová položka a k vyřízení objednaného množství nedojde. Na vyúčtovací fakturu se pak přebírá opět objednávkový doklad, nikoliv zálohová faktura.