Vzhledem k nutnému časovému rozlišení Konfigurace mezd se příslušná nastavení zadávají na samostatných kartách s přesně definovaným obdobím, po které platí – při každé změně tedy doporučujeme založit novou kartu konfigurace. Veškeré výstupy modulu pak přebírají konfigurační údaje platné pro období, ke kterému jsou generované.
Základní údaje na kartě jsou součástí implementace programu, rozhodně je doporučujeme před prvním vystavením mezd zkontrolovat a zadat zde individuální nastavení.
Karta konfigurace
Obecné
Platnost od – období se určuje počátečním datem a ukončí se automaticky založením nové karty s vyšším počátečním datem.
Způsob zaúčtování – vyberete, jaké doklady se mají při Mzdové závěrce generovat.
Sazba pojistného – vzhledem ke zrušení Zvláštního režimu pro sazby firem do 25 zaměstnanců je v konfiguraci od roku 2015 v poli pevně daná sazba Základní.
Správa sociálního zabezpečení – vyberete ze seznamu Správ sociálního zabezpečení, ke které budete podávat formuláře. Na kartě úřadu stačí doplnit příslušný Variabilní symbol, ev. upřesnit Účet k zaúčtování.
Finanční úřad – územní pracoviště – seznam Finančních úřadů je také naplněný, na kartě se opět doplní pouze Variabilní symbol. Vyberte úřad, ke kterému podáváte daňové přiznání.
Předčíslí FÚ pro srážkovou/zálohovou daň / důchodové spoření – na kartách Finančních úřadů jsou Čísla bankovního účtu zadaná bez předčíslí (resp. je předčíslí vyjádřené položkou xxxxxx). Pro konkrétní účely je předčíslí (spolu s Účtem k zaúčtování) potřeba zadat do kolonek ze seznamu Předčíslí účtů finančních úřadů.
Pojišťovna zákonného pojištění – automaticky je dosazená Kooperativa, dá se však libovolně změnit. Na kartě vybrané Pojišťovny doplňte údaje o Variabilním symbolu.
Nákladový účet zákonného/penzijního pojištění – doplňte účet pro správné zaúčtování.
Účet zaokrouhlovacího rozdílu – účet je třeba zadat v případě, že používáte vnitropodnikové členění na kontrolingové proměnné.
Minimální mzda – zákonem daná výše minimální mzdy se ve mzdách Money ERP používá na následující úkony: 1) automatické zvýšení základu zdravotního pojištění zaměstnanců, kteří mají na kartě Zaměstnance zatržené pole Dopočítat minimální vyměřovací základ zdravotního pojištění, 2) o poměrnou část automatické zvýšení základu zdravotního pojištění zaměstnanců, kteří mají na kartě Nepřítomnosti zatrženo Navyšovat základ zdravotního pojištění a 3) kontrola nároku na měsíční Daňový bonus (daňový bonus se vypočítá, pokud je jeho hrubá mzda větší než polovina minimální mzdy).
Skupina pro generované doklady / příkazy k úhradě – pro doklady a příkazy k úhradě, které se automaticky generují při Mzdové závěrce, doporučujeme v příslušných seznamech vytvořit zvláštní Skupiny a v nich nastavit údaje potřebné pro správné zaúčtování mezd. Je takto se můžete vyhnout chybnému zaúčtování.
Bankovní účet pro platby – ze seznamu Bankovních účtů vyberte účet, ze kterého chcete platit mzdy a příslušné odvody. Pro tento účet bude při mzdové závěrce vystavený příkaz k úhradě.
Zobrazovat jména zaměstnanců v příkazu k úhradě – pokud netrváte na utajení, můžete si příkazy k úhradě a příslušné interní doklady zpřehlednit uvedením jména zaměstnance.
Typ spojení pro odeslání výplatního lístku – do pole vložte Typ spojení, který chcete používat pro odesílání výplatních lístků e-mailem. Stejný Typ spojení pak musíte na kartě každého Zaměstnance nastavit u jeho e-mailové adresy v záložce Obecné – pouze takto zadaná konfigurace zajistí správné odesílání zpráv. Více najdete zde.
Následující položky se týkají kurzarbeitu – jedná se o státní náhrady mezd zaměstnanců při krizové situaci, které mohou být aplikovatelné celostátně, územně či oborově. Koeficienty pro výpočet náhrad jsou v rámci připravených seznamů automaticky aktualizovány na základě aktuální dohody tripartity vláda-odbory-zaměstnavatelé. Kurzarbeit není třeba ve mzdách speciálně aktivovat – stačí všem osobám, které mají právo příspěvky od státu pobírat, vložit do Mzdy nepřítomnost druhu Překážka v práci (POZOR: Tato nepřítomnost je časově omezená, aktuálně nesmí být delší než 4 dny v týdnu po dobu 12 měsíců.). Na kartách těchto Zaměstnanců musí být zatržené pole Pracovní poměr na dobu neurčitou. Příslušné částky se pak automaticky objeví nejen v tiskové sestavě Náhrady mezd při kurzarbeitu, ale i ve všech dalších sestavách, kde je tento údaj relevantní. Pokud v daném měsíci žádná taková nepřítomnost nevznikne, kurzarbeit se v sestavách nezobrazuje.
Výše pro výpočet příspěvku úřadu práce – v rámci kurzarbeitu je zaměstnavatel povinen vyplácet zaměstnancům za část pracovní doby, po kterou nemohou vykonávat práci, minimálně 80 % hrubé mzdy. Z této částky by měl stát zaměstnavateli uhradit 4/5 nákladů, avšak jen do výše určitého násobku celostátní průměrné mzdy. Hodnoty pro tento strop jsou uvedené v následujících polích.
Průměrná mzda za 1–3Q předchozího roku – aktuální výše průměrné mzdy, kterou ministerstvo vypočítá podle statistických údajů předchozího roku.
Násobek průměrné mzdy – státem určený koeficient pro výpočet maximální částky náhrady.
Elektronické podání
V záložce nastavíte cestu pro odesílání mzdových výstupů elektronickou cestou přes komunikační kanál VREP na e-podatelnu ČSSZ. Příslušné sestavy pak odesíláte z průvodce tiskem po stisku tlačítka Elektronicky odeslat. Podmínkou elektronické komunikace je získání Kvalifikovaného certifikátu u některé z Certifikačních autorit a Šifrovacího certifikátu ČSSZ, podrobnosti najdete na stránkách ČSSZ. Připojení slouží i pro načítání elektronických neschopenek do seznamu Údaje do DPN.
Výchozí nastavení – pomocí tlačítka doplníte na kartu aktuálně platné elektronické adresy.
Adresa pro podání / zjištění stavu – URL portálu veřejné správy.
Způsob ověření – volby BDAY je určená pro fyzické osoby, VARS pro právnické.
Datum narození / Variabilní symbol – obsah pole závisí na vybraném Způsobu ověření – fyzické osoby uvedou datum narození, právnické přidělený variabilní symbol.
Pro úspěšné elektronické podání je třeba mít tento symbol zadaný i na kartě místně příslušné pobočky Správy sociálního zabezpečení.
Kvalifikovaný certifikát – do tohoto pole je potřeba zavést elektronický podpis, který musíte mít zaevidovaný na místně příslušné OSSZ. Při elektronické komunikaci s ČSSZ slouží k vaší identifikaci.
Komerční certifikát – tento certifikát potřebujete k rozšifrování notifikací načtených ze systému eNeschopenka do seznamu Údaje o DPN. Jeho prostřednictvím si zajistíte, aby se k vašim datům nedostal někdo cizí. U ČSSZ jej registrovat nemusíte.
Oba certifikáty zakoupíte u certifikační autority (PostSignum České pošty, První certifikační autorita nebo eIdentity) a následně jej do Money ERP zavedete prostřednictvím seznamu Nastavení podepisování dokumentů.
ČSSZ šifrovací certifikát – tento certifikát je určený k šifrování zpráv na straně ČSSZ a nijak se o něj tedy starat nemusíte. Má pouze roční platnost a každý rok se vydává nový, avšak program se v případě, kdy je v poli uložený neplatný certifikát, případně zde úplně chybí, v průběhu odesílání elektronického podání spojí se stránkami ČSSZ a samostatně si stáhne platnou verzi.
Konfigurace proxy připojení
Pokud potřebujete pro elektronická podání použít proxy server, nastavte si v této části způsob připojení.
Nastavení proxy – volbou Nepoužívat připojení zakážete, volbou Zjišťovat automaticky necháte spojení proběhnout podle nastavení cílového serveru a volbou Vlastní si můžete zadat server. V tomto případě je nutné určit i další nastavení.
Další nastavení modulu mezd
Aby bylo vystavování mezd a generování dalších mzdových výstupů bezproblémové a co nejsnazší, doporučujeme před vystavením první mzdy kromě karty Konfigurace nastavit i následující seznamy:
Pojišťovny, Finanční úřad, Správa sociálního zabezpečení – na kartách úřadů, pro které budete generovat výstupy, je potřeba doplnit Variabilní symboly a Účty k zaúčtování.
Typy pracovních poměrů – u všech typů, které používáte na kartách zaměstnanců, doplňte Nákladové účty.
Interní doklady, ev. Závazkové doklady a Pohledávkové doklady – pro mzdové účely vytvořte v seznamech dokladů zvláštní skupinu a v jejím Nastavení zadejte Členění DPH.
Číselná řada – postup pro automatické zadávání jednoznačných osobních čísel zaměstnanců najdete v nápovědě k Seznamu zaměstnanců.
Karty zaměstnanců – u každého zaměstnance je potřeba zadat všechny opakované údaje, které se mají přebírat při tvorbě mezd. Důležité jsou zejména adresní údaje, rodné číslo, datum nástupu, zdravotní pojišťovna, bankovní spojení a účty pro zaúčtování. Pokud s programem začínáte, je třeba u zaměstnanců zadat i vyměřovací základy a průměrné náhrady.