Před založením karty je potřeba vybrat první časové období, od kterého budou údaje platit, většinou měsíc, kdy zaměstnanec nastoupil do zaměstnání.
Do karty nelze dodatečně vložit starší období, vždy jen novější.
Poté se otevře nová karta zaměstnance, v její levé části je seznam časových období. Tento seznam platí individuálně pro každou záložku na kartě! Karta, resp. každá její záložka, se automaticky otevře vždy v nejnovějším období, které je v seznamu umístěné nahoře, tedy s aktuálními údaji. Starší údaje na kartě zobrazíte pouhým výběrem jiného období.
Například máte zaměstnance, který nastoupil v lednu 2021. Údaje v záložce Obecné (jméno, adresa atd.) se od té doby nezměnily. V březnu dostal přidáno na platu a v záložce Mzda se tak pro březen založilo nové období s vyšší mzdou. V říjnu se mu narodilo dítě, změnil se tedy počet dětí v záložce Doplňující údaje a bylo zde přidáno nové období pro říjen. Pokud dnes otevřete kartu tohoto zaměstnance, v záložce Obecné máte jako aktuální období Leden 2021, záložka Mzda se otevře pro období Březen 20121 (a můžete se podívat na údaje pro Leden 2021) a přepnete-li se do záložky Doplňující údaje, automaticky se zobrazí pro Říjen 2021 (s možností nahlédnout do období Leden 2021).
Základním pravidlem pro doplnění údajů na Kartě zaměstnance je pečlivě zadat všechny údaje, které se ve mzdě pravidelně opakují. Oproti tomu údaje, které jsou výjimečné (mimořádné odměny, srážky, nepeněžní příjmy apod.), je lepší editovat až na kartě Mzdy. Na všechny údaje, které je u zaměstnance pro vystavení mzdy a jiných výstupů nezbytně nutné uvést, vždy v následujících kapitolách upozorníme.
Při editaci údajů na kartě Zaměstnance je třeba mít na paměti, že údaje nelze měnit se zpětnou platností – po vytvoření karty Mzdy se údaje na kartě Zaměstnance v období spadajícím do vytvořené Mzdy sice dají měnit, na kartu Mzdy se však již nepromítnou. Po vytvoření Mzdové závěrky program již údaje z uzavřeného období u Zaměstnance editovat nedovolí a vyžaduje založení nového časového období.
Karta obsahuje následující záložky: