Karty Nepřítomností můžete zadat na kartě Zaměstnance, Hromadným zadáním nebo přímo na kartě Mzdy. Nepřítomnosti typu Nemoc program vytváří a aktualizuje automaticky na základě notifikací načtených do seznamu Údaje o DPN. Všechny postupy jsou zcela rovnocenné, s jedinou výjimkou – po vytvoření Mzdy program již nedovolí pro toto období zadat Nepřítomnost na kartě Zaměstnance nebo Hromadným zadáním. Na kartě Mzdy je pak nepřítomnosti možné editovat až do chvíle vytvoření Mzdové závěrky. Pokud nepřítomnost přesahuje do dalšího měsíce, program automaticky spočítá náhrady za uzavíraný měsíc a do dalšího měsíce převede nepřítomnost i příslušné náhrady podle typu nepřítomnosti.
Karta je rozdělená do dvou záložek.
Nepřítomnost
Druh nepřítomnosti – pro správný výpočet náhrad je nutné dosadit výběrem z připraveného seznamu Druhů nepřítomností – každý druh nepřítomnosti má zavedené sazby náhrad podle platné legislativy.
Číslo rozhodnutí o DPN – pole je přístupné u nepřítomností typu Nemoc. Pokud do seznamu Údaje o DPN načítáte eNeschopenky přímo ze serveru ČSSZ, program nepřítomnost vytvoří samostatně a číslo doplní automaticky.
Zahraničí mimo Slovenska – i tato volba je přístupná jen v případě, kdy je Druh nepřítomnosti nastavený na Nemoc. Jedná se o údaj, který ČSSZ požaduje uvádět na formuláři Hlášení zaměstnavatele při ukončení pracovní neschopnosti.
Navyšovat základ zdravotního pojištění – program pole zatrhne, vyberete-li Druh nepřítomnosti takový, který má požadavek zatržený na kartě. Podle platné legislativy jde o Neplacené volno a Neomluvenou absenci. Výpočet vychází z výše minimální mzdy zadané v Konfiguraci mezd.
V některých případech (veřejně prospěšná činnost) se základ zdravotního pojištění u neplaceného volna nenavyšuje, požadavek tedy musíte ručně zakázat.
Začátek / Konec – při zahájení nepřítomnosti, u které nevíte, kdy bude ukončena (dlouhodobá nemoc, karanténa atd.), stačí zadat Začátek. Pole Odpracováno slouží k zavedení odpracovaných hodin, pokud v počátečním nebo koncovém dni byla nepřítomnost zaměstnance částečná.
Nevyčerpaná dovolená se na konci roku převede při poslední mzdové uzávěrce do nového roku automaticky.
Nepřítomnost v měsících
Seznam program generuje automaticky. Výše zadaná nepřítomnost je zde rozepsaná pro jednotlivé měsíce, u každého se uvede počet Pracovních dnů a odečtených Svátků (evidují se v samostatném seznamu Svátků) a podle pracovního úvazku se dopočítají i počty odpracovaných hodin. Ve zvláštních případech (provoz na směny apod.) je možné karty upravit, většinou však není seznam potřeba nijak editovat.
Proplácení nepřítomnosti
Do záložky se zavádějí tzv. „lístky na peníze“, které vznikají při převodu pracovní neschopnosti do dalšího měsíce. Načítáte-li notifikace eNeschopenek do seznamu Údaje o DPN, program karty Proplácení nepřítomnosti vytváří a aktualizuje na základě údajů načtených ze serveru ČSSZ. Po ukončení nepřítomnosti program záložku znepřístupní.
Náhrada
Náhrady program generuje automaticky, lze je ručně upravit např. při práci na směny. Úpravy je potřeba vždy zadávat až na kartě Mzdy, protože při tvorbě mzdy se náhrady automaticky přegenerují.
Generovat náhrady – při změně parametrů nepřítomnosti pomocí tlačítka provedete přepočet náhrad. Pokud zapomenete, program se při uložení změněné karty zeptá, zda má náhrady přegenerovat. Akci pak program spustí jedině v případě, kdy se jedná o Druh nepřítomnosti, který má na kartě zadané nenulové číslo v poli Proplácet dnů. Generování náhrad za nepřítomnost pokračující do následujícího měsíce proběhne jen tehdy, pokud ještě k dané nepřítomnosti nebyly zadané žádné náhrady – v tomto případě systém vygeneruje náhrady od začátku nepřítomnosti. Pokud již náhrady zadány byly, je třeba je generovat rovnou bez zadání nového proplácení nepřítomnosti (jestliže jste proplácení nepřítomnosti již zadali, program generování náhrad nepovolí a je třeba odmazat poslední proplácení nepřítomnosti a náklady pak znovu vygenerovat ).
Mnohem jednodušší je však je změnit v záložce Nepřítomnost datum Konec nepřítomnosti. Program pak při uložení karty upozorní na změnu data a zeptá se, zda si přejete náhrady znovu generovat. V takovém případě proběhne generování náhrad i pro další měsíc zcela automaticky.