Odesílání výplatních pásek elektronickou cestou přináší jak zaměstnavateli, tak i zaměstnanci řadu výhod:
Zjednoduší se distribuce výplatních pásek.
Manipulace s výplatní páskou je z hlediska utajení citlivých dat mnohem bezpečnější – mzdový rozpis může vidět jen uživatel, který má přístupové heslo do PDF.
Zaměstnavatel získává evidenci, komu a kdy byla výplatní páska odeslána.
Pro úspěšné odesílání výplatních pásek musíte v Money ERP provést následující nastavení:
1. V Konfiguraci mezd do pole Typ spojení pro odeslání výplatního lístku e-mailem doplňte e-mailové spojení, které pro komunikaci chcete používat.
2. Na kartě Zaměstnance v záložce Obecné jednotlivým zaměstnancům zvolte stejný Typ spojení, jaký jste zadali v Konfiguraci mezd, a zadejte konkrétní spojení.
3. Nakonec na kartě Zaměstnance v záložce Platby a zaúčtování zvolte Způsob předání a vygenerujte nebo individuálně zadejte PIN, pomocí kterého bude zaměstnanec PDF nebo mobilní aplikaci s výplatou otevírat.
Poté již můžete označeným zaměstnanců odesílat výplatní pásky i přístupová hesla k nim. Pro jejich distribuci je určené tlačítko PIN, které najdete na nástrojové liště nad seznamem zaměstnanců. Po jeho stisku program otevře průvodce, v němž můžete nastavit následující hodnoty:
Generovat PIN (heslo) – zatrhnete-li pole, program před odesláním e-mailů automaticky doplní přístupové kódy těm zaměstnancům, kteří je dosud nemají zadané. Současně musíte zvolit Způsob předání výplatního lístku, tedy zda chcete generovat PINy pro přístup do e-mailů nebo do mobilních aplikací.
Přepsat stávající PIN (heslo) – touto volbou zajistíte, že se pro každou odeslanou výplatní pásku vygeneruje jedinečný přístupový kód.
Tisk PINu (hesla) – mzdová účetní si může touto volbou vytisknout seznam zaměstnanců a jim přidělených PINů. Přehled si volitelně může třídit podle jména, rodného nebo osobního čísla.
Odeslat PIN (heslo) e-mailem – volbu využijete zejména v případě, kdy zaměstnancům generujete nové PINy. Zprávu s číslem program odešle na e-mailovou adresu, kterou má Zaměstnanec zadanou jako Spojení (viz výše).
Období platnosti – tato pole můžete nastavit jen tehdy, pokud zaměstnanec dosud nemá na kartě žádné uzavřené období. Existuje-li na jeho kartě období víc, program dosadí datum aktuálně platného období a uživatelsky jej už nemůžete změnit.
Typ zprávy – v této části je potřeba ze seznamu Typů zpráv zvolit vhodné nastavení způsobu odesílání e-mailů.
Předmět e-mailu – text, který chcete mít uvedený v hlavičce e-mailu.
Text e-mailu – oslovení, text zprávy a závěrečný pozdrav.
Pro upřesnění textů v polích Předmět e-mailu a Text e-mailu můžete použít následující proměnné:
<OsCislo> – program do mailu doplní osobní číslo zaměstnance
<Zamestnanec> – touto proměnnou se doplní jméno a příjmení zaměstnance
<PIN> – přístupový PIN uvedený na kartě zaměstnance
<Mesic> – program do e-mailu dosadí měsíc uvedený v části Období platnosti
<Rok> – obdobně je možné do textu vložit i rok
Výplatní lístky můžete e-mailem posílat z tiskové sestavy Výplatní lístek.