Aby bylo vystavování mezd a generování dalších mzdových výstupů (především mzdové závěrky) pokud možno bezproblémové a co nejsnazší, doporučujeme před vystavením první mzdy zadat následující konfigurace, a to v pořadí, v jakém je uvádíme:
Pojišťovny, Finanční úřad, Správa sociálního zabezpečení – na kartách úřadů, pro které budete generovat výstupy, je potřeba doplnit Variabilní symboly a Účty k zaúčtování. Tyto úřady pak zadáte v Konfiguraci a na kartách Zaměstnanců.
Interní doklady, případně Závazkové doklady a Pohledávkové doklady – pro mzdové účely vytvořte zvláštní skupinu Interních dokladů a v jejím Nastavení zadejte Členění DPH – bez tohoto údaje nelze úspěšně vygenerovat Mzdovou závěrku. Skupinu pak zadejte do Konfigurace mezd. Pokud chcete účtovat mzdy i pomocí Závazkových a Pohledávkových dokladů, vytvořte pro ně také zvláštní skupiny nastavením podle vašich potřeb, a také je zadejte v Konfiguraci.
Konfigurace mezd – zvolte Způsob zaúčtování a nastavte údaje nezbytné pro vytvoření mzdových výstupů (úřady, bankovní příkazy, bankovní účet atd.).
Typy pracovních poměrů – u všech typů pracovních poměrů, které budete dosazovat na karty Zaměstnanců, doplňte Nákladové účty. Tato konfigurace je pro správné zaúčtování mezd naprosto nezbytná.
Mzdové seznamy – ostatní mzdové seznamy jsou doplněné podle platné legislativy nebo se nastavují uživatelsky podle potřeb firmy (např. Funkce zaměstnanců). Rozhodně je doporučujeme všechny před prvním vystavením mzdy projít a doplnit podle individuální situace v agendě (pokud např. používáte speciální druh Příplatků apod.).
Číselná řada pro osobní čísla zaměstnanců – postup pro automatické zadávání jednoznačných osobních čísel zaměstnanců najdete v nápovědě k Seznamu zaměstnanců.
Karty zaměstnanců – u každého zaměstnance je kromě výše mzdy a osobních údajů potřeba zadat datum nástupu, nákladové účty (nebo typ pracovního poměru), zdravotní pojišťovnu, bankovní spojení, účet k zaúčtování a všechny opakované údaje, které se mají přebírat při tvorbě mezd.
Přecházíte-li na Money ERP z jiného účetního systému v průběhu účetního roku, doporučujeme kvůli tiskovým sestavám (jako je např. Mzdový list) vytvořit karty Mzdy zaměstnancům ideálně od počátku roku, nezbytně však za poslední čtvrtletí.
Hromadné zadávání – při větším počtu zaměstnanců určitě využijete před každou tvorbou mezd režim hromadné tvorby nepřítomností, prémií, příplatků a srážek pro všechny zaměstnance, který může tvorbu mezd velmi usnadnit (typicky vánoční prémie apod.).
Jestliže jsou všechny konfigurace správně nastavené, pomocné seznamy doplněné a mzdové údaje zaměstnanců pro konkrétní měsíc zadané, můžete přistoupit k vlastní tvorbě mezd. Seznam nabízí následující možnosti:
Přidat – program po stisku tlačítka nabídne seznam všech zaměstnanců, kteří jsou pro aktuální mzdové období (měsíc následující po poslední závěrce) ve stavu a nemají ještě vytvořenou mzdu. Pro vybrané zaměstnance pak individuálně vytvoříte karty mzdy.
Generovat mzdy – program vygeneruje současně mzdy všech zaměstnanců a ohlásí jejich počet. Mzdy se generují podle údajů zadaných na kartě Zaměstnanců, rozhodně je doporučujeme pečlivě zkontrolovat a doplnit případné nepřítomnosti apod.
Aktuální období – je-li tlačítko aktivní, vidíte v seznamu jen mzdy, které ještě neprošly mzdovou závěrkou, tedy mzdy pro aktuální měsíc. V opačném případě vidíte všechny karty mezd, ty starší však nelze editovat.