Tuto funkci adresáře je možné využít k vytvoření základního věrnostního systému – automatické úpravy cen zákazníků podle výše jejich obratu. Skupině firem vybraných na základě zadaných kritérií lze přiřadit, odebrat nebo nahradit Adresní klíče, Činnosti, Ceníky, Cenové hladiny, Slevy a Kredity. Nastavení se dá uložit a automaticky spouštět v zadaných časových intervalech, ve kterých dojde k úpravě cenových podmínek dané skupiny partnerů. Automatické spouštění se realizuje pomocí služby v modulu CSW Automatic.
Jednodušší změny na kartách můžete pro označené firmy provést pomocí standardní funkce místní nabídky Hromadné operace, stejné jako v kterémkoliv jiném seznamu.
Uložit jako – tlačítkem si na kterékoliv straně průvodce můžete nastavenou konfiguraci uložit pro další použití. Pokud si na první straně průvodce dosadíte do pole Použít konfiguraci již některou z dříve uložených hromadných změn, tlačítko se automaticky změní na volbu Uložit, která slouží k uložení změn ve stávající konfiguraci. Uloženou konfiguraci také využijete k nastavení automatického režimu provádění hromadných změn pomocí aplikace CSW Automatic.
Přejít na protokol – touto volbou se ihned přesunete na předposlední stranu průvodce, ve které si můžete otevřít uložené protokoly nebo spustit simulaci hromadné změny.
Výběr firem pro hromadnou operaci
Použít označené záznamy – pokud víte přesně, pro které adresy chcete změnu uskutečnit, nemusíte si sestavovat filtr, ale stačí si v seznamu tyto firmy hromadně označit. Jestliže v seznamu nemáte označené žádné firmy, text u pole se změní na Použít označený záznam. Změna v takovém případě proběhne pouze pro adresu pod kurzorem.
Vybrat ze seznamu filtrů – pro výběr firem můžete použít kterýkoliv z Filtrů uložených v seznamu Firem.
Definovat vlastní filtr – pro aktuální potřebu si také můžete definovat vlastní Pokročilý filtr. Tento filtr je na jedno použití a nikam se neukládá.
Definovat vlastní pravidlo – při volbě této možnosti se znepřístupní všechna pole na této a následující straně průvodce. Tlačítkem Definovat pravidlo si pak můžete otevřít kartu, ve které si vytvoříte vzorec pro libovolný vlastní filtr.
Výše obratu – program bere v úvahu hodnotu, kterou pro jednotlivé firmy uvádí v záložce Obrat v detailech seznamu Firem. Konkrétně jde o výši Základu (volitelně s/bez DPH) pro Faktury vydané (výběr může být ovlivněn při implementaci). Další podrobnosti k filtrování podle obratu zadáte v následující záložce.
Započítat částky úhrad – není-li pole zatržené, program do obratu započítá všechny vystavené doklady, bez ohledu na výši úhrady. Zatrhnete-li pole, započítají se pouze uhrazené částky.
Započítat faktury/prodejky vydané – pro zatržený typ dokladů můžete na další straně průvodce nastavit filtrování.
Použít konfiguraci – po výběru některé z dříve vytvořených konfigurací se veškeré nastavení v průvodci přizpůsobí uloženým podmínkám. Pokud chcete udělat dodatečné úpravy, použijte tlačítko Uložit.
Nastavení podrobností obratových kritérií
Tato strana se v průvodci zobrazí jen tehdy, určíte-li na předchozí straně Výši obratu.
Obrat počítat pouze za vybrané období – z roletové nabídky si můžete vybrat některé z nabízených období, ev. volbou Jiné zpřístupnit kolonky Od/do. Negace znamená, že se započítá celý obrat s výjimkou částek spadajících do vymezeného období.
Kumulovat obrat přes nadřízené firmy – zatrhnete-li pole, obrat se bude součtovat pro všechny firmy, které jsou vedené jako nadřízená firma a její pobočky (tyto skupiny vidíte v náhledu Detailů seznamu firem v záložce Pobočky). Jestliže pole nezatrhnete, bude se obrat počítat pro každou kartu Firmy samostatně.
Filtrování dokladů / položek katalogu – můžete vybrat některý z filtrů uložených v seznamu Faktur vydaných / Katalogu, nebo definovat vlastní filtr pro jedno použití.
Nastavení číselníků
Následující možnosti můžete libovolně kombinovat a uskutečnit je jedinou hromadnou změnou.
Přidat – pomocí tlačítka Vybrat adresní klíče (činnosti, kategorie) pro přidání sestavíte seznam Adresních klíčů / Činností / Kategorií CRM, které chcete Firmám přidat. Vybrané položky se přidají na karty, které je dosud neobsahovaly a které vyhovují zadaným filtrům. Pokud karty klíče již obsahují, jejich stav zůstává nezměněný.
Odebrat – zde sestavujete naopak seznam klíčů (činností, kategorií), které chcete z karet odebrat, položky program z adres odebere bez náhrady. Oba postupy se nevylučují.
Nahradit – do první kolonky zadáte klíč (činnost, kategorii), který chcete z karet odstranit, a do druhé kolonky klíč (činnost, kategorii), který chcete dát místo odstraněného. Jedná se o náhradu, tj. nová položka se objeví pouze na kartách, které obsahovaly původní položku, ostatní zůstanou beze změny (nová položka se na ně nepřidá). Pokud některá karta obsahuje obě položky, zůstane v ní jen položka-náhrada, druhá je odstraněna.
Nastavení cen
Na této straně průvodce můžete editovat seznamy Ceníků a Cenových hladin, které karta firmy obsahuje v záložce Obchod, princip je stejný jako u nastavení číselníků. Pokud chcete v záložce Obchod změnit jiné údaje (splatnost dokladů, způsob výběru ceny, primární účty, způsob platby apod.), použijte funkci Hromadné operace.
Nastavení slevy a kreditu
Hodnoty jsou standardně nastavené na volbu Neměnit. Slevu i kredit máte možnost Nastavit na konkrétní výši, případně ji Zrušit, změna se provede vždy na těch kartách, které vyhovují zadanému filtru, a to bez ohledu na to, jakou slevu či kredit dosud obsahovaly. Využijete zejména pro editaci podle obratu firem.
Protokol
Na další straně průvodce si můžete prohlédnout Protokol s výpisem firem, kterých by se zadaná změna měla týkat. Máte možnost vrátit se pomocí tlačítka Zpět do průvodce a provést další úpravy filtru, nebo zrušit zatržení pole Použít u některých adres. Tlačítky nad seznamem si můžete protokol uložit jako excelovskou tabulku, vytisknout či zobrazit přehledný výpis nastavení použitých ve filtru. Pod protokolem najdete další možnosti pro použití při automatických akcích věrnostního systému:
Protokol ukládat jako soubor – automaticky generované protokoly se ve vybraném formátu budou ukládat do adresáře, který zadáte v poli Umístění souborů. Do jejich názvu program vloží jméno uživatele a přesný čas uložení souboru.
Simulace – pomocí této volby hromadnou změnu spustíte tak, že se změny nepromítnou do dat uložených v Money ERP, ale pouze se sestaví protokol. Můžete si jej zkontrolovat, a je-li v pořádku, režim simulace zrušit a následně průvodce znovu dokončit a změny uskutečnit.
Použít i podřízené – v seznamu firem určených pro hromadnou změnu jsou uvedené i podřízené firmy, ale nemají zatržené tlačítko Použít. Volbou si můžete toto nastavení hromadně změnit.
Protokoly – tlačítkem otevřete přehled dříve generovaných a uložených protokolů, filtrovaný pro přihlášeného uživatele. Kompletní seznam si zobrazíte deaktivací tlačítka Aktuální uživatel v záhlaví seznamu. Na kartě protokolu najdete podrobné informace o průběhu provedení hromadné změny, včetně časových údajů, konfigurace, uživatele a případných chyb. Tlačítka Tisk, náhled, PDF a Mail nad seznamem nabízí sestavu Protokol hromadné změny v adresáři, kterou využijete např. pro odesílání protokolu v PDF podobě e-mailem prostřednictvím CSW Automatic. Tlačítko Protokoly je dostupné i po provedení hromadné změny, kdy v průvodci stisknete tlačítko Dokončit a zobrazí se poslední strana průvodce s informací o průběhu operace.