Funkčnost aktivit výrazně rozšiřují moduly Zakázky a CRM, které se dodávají na základě zakoupení zvláštní licence. V následujícím textu popisujeme maximální možnou funkčnost aktivit a pokud nemáte licenci Money ERP rozšířenou o tyto moduly, některé z polí na kartě aktivity nenajdete.
Maily oznamující změny na kartě (vytvoření, opoždění, opravu) si můžete nechat posílat e-mailem prostřednictvím modulu CRM Automatic Action aplikace CSW Automatic.
Na kartě Aktivity můžete použít následující tlačítka:
Vytvořit vazbu na zdrojový/vyúčtovací doklad – po stisku tlačítka se otevře seznam dokladů se záložkami obsahujícími ty druhy dokladů, které máte pro tvorbu aktivit vybrané v Nastavení seznamu aktivit.
Zrušit vazbu na zdrojový/vyúčtovací doklad – tlačítkem vazbu zrušíte i v případě, kdy jste ji vytvořili hromadnou operací (tlačítkem Vytvořit aktivity) v seznamu aktivit. Tlačítko se na liště zobrazí místo tlačítka Vytvořit vazbu v případě, kdy je vazba na doklad již vytvořená.
Obě tlačítka pouze vytvoří/zruší vazbu aktivity na konkrétní doklad, ale neuskuteční převzetí dokladů mezi sebou (zdrojového do vyúčtovacího). Pokud tento krok chcete uskutečnit, použijte tlačítko Převzít do nad seznamem aktivit.
Rozdělit množství – tlačítko program zpřístupní tehdy, je-li aktivita vázaná na položku katalogu typu Služba a vy přímo na aktivitě (která byla vytvořena převzetím z dokladu) přepíšete Plánované množství na nižší hodnotu. Po stisku tlačítka pak program otevře kopii karty editované aktivity, v níž je uvedená zbývající hodnota Plánovaného množství. Tu můžete opět přepsat na nižší hodnotu, a tak dále, dokud množství nerozdělíte na požadovaný počet jednotlivých aktivit. Funkci využijete při déletrvajících službách, které potřebujete rozdělit na jednotlivé dny či hodiny.
Zobrazit doklad – pomocí tohoto tlačítka si můžete zobrazit Zdrojový nebo Vyúčtovací doklad.
Část následujících údajů můžete zadat v Nastavení skupiny.
Obecné
Seznam aktivit nabízí prostřednictvím Přidat/kopírovat zjednodušeně možnost vytvoření karty aktivity, která obsahuje jen část níže uvedených editačních polí.
Aktivita
Číslo aktivity – vhodným nastavením číselné řady a skupin seznamu získáte přehled v aktivitách – číslo aktivity se uvádí i v Rozpadu rozpočtu/zakázky.
Firma – u vybrané Firmy se bude aktivita zobrazovat v záložce Aktivity.
Osoba – lze doplnit pouze z Osob, které patří k vybrané Firmě. Pokud tedy firmu nezadáte, nelze doplnit ani osobu.
Typ aktivity – v Typu aktivity lze nastavit kontrolingové údaje, dobu a jednotku trvání, položku katalogu, pracovníka atd., tyto údaje se po výběru automaticky doplní do karty aktivity. V případě potřeby se samozřejmě dají individuálně změnit.
Zakázka – v modulu zakázek se aktivity využívají pro evidenci akcí souvisejících s obchodním případem, jako jsou úkoly, telefonní hovory, e-maily apod. Všechny Aktivity přidělené určité Zakázce vidíte na kartě zakázky v záložce Aktivity.
Středisko, Činnost – aktivitě můžete přidělit i další kontrolingové proměnné. Po výběru položky z katalogu se automaticky dosadí první Činnost v pořadí.
Zvláštní náklady – informativní údaj např. o nákladech osobního charakteru, které nechcete účtovat. Na souvisejících dokladech se nijak neprojeví, ale pomocí volby Zahrnout zvláštní náklady v Konfiguraci aktualizace je lze připočíst k plánovaným i skutečným nákladům.
Přiděleno – zde se určí zaměstnanec, který aktivitu „odpracuje“. Pokud je na kartě tohoto Pracovníka v záložce Doplňující údaje vložená v poli Položka katalogu karta typu Služba, doplní se tato karta automaticky i do pole Položka katalogu na kartě Aktivity. Také zde lze pracovníkovi určit barvu, kterou se budou jeho aktivity zobrazovat v Kalendáři (viz tlačítko nad seznamem aktivit).
Vytvořil – podle Nastavení skupiny program do pole automaticky dosadí buď přihlášeného uživatele, nebo uživatele vybraného pro danou skupinu v nastavení (ať aktivitu zadal kterýkoliv uživatel).
Zdrojový/Vyúčtovací doklad
Vazbu na doklad vytvoříte pomocí stejnojmenného tlačítka v horní části karty, případně přímo v seznamu Aktivit tlačítkem Vytvořit aktivity.
Druh dokladu – informativní údaj, který slouží jen k vaší orientaci.
Číslo dokladu – dosadí se automaticky při vytvoření vazby.
Položka – vazba na položku je volitelná. Pokud není zadaná, bere se doklad jako celek.
Při vyúčtování vyřídit zdrojovou položku – zatrhnete-li pole, při Převzetí aktivity (tlačítkem Převzít do) do vyúčtovacího dokladu (faktury nebo dodacího listu) se přebere položka ze zde zadaného zdrojového dokladu. Aby k vyřízení došlo, musí mít cílový a zdrojový doklad v Nastavení aktivit zadané přebírání s vyřizováním.
Pokud použijete tlačítko Vytvořit vazbu na vyúčtovací doklad přímo na kartě aktivity, nedojde k převzetí zdrojového dokladu do vyúčtovacího ani k vyřízení zdrojové položky. Totéž pravidlo platí i při zrušení vazby – pokud byla aktivita vyúčtovaná pomocí tlačítka Převzít do a zdrojové položky byly vyřízeny, po zrušení vazby na vyúčtovací doklad tlačítkem na kartě aktivity zůstane vazba mezi zdrojovým a vyúčtovacím dokladem zachovaná.
Položka katalogu
Položka katalogu – k aktivitě lze přiřadit Položku katalogu typu Služba. Po výběru se zpřístupní ostatní pole a některé údaje se doplní automaticky.
Měrná jednotka – program dosadí Hlavní měrnou jednotku zadanou na vybrané položce katalogu v záložce Obecné, pro výpočet ceny však můžete zvolit kteroukoliv z ostatních jednotek uložených na téže položce katalogu v záložce Jednotky.
Poměr množství – zadejte množství v měrné jednotce, které má připadat na jednotku času aktivity.
Plánované/Skutečné množství – množství ve zvolené měrné jednotce připadající na aktivitu. Program tento údaj vynásobí Poměrem množství a vypočítá tak plánovanou a skutečnou Dobu trvání, z níž se pak při vyúčtování vypočítá cena za službu. Vypočtené údaje můžete samozřejmě libovolně změnit.
Termíny
Jednotka času – výchozí jednotkou je hodina, čas však můžete počítat i ve dnech (1 den = 24 hodin) nebo v minutách (1 hodina = 60 minut).
Termín splnění – datum přidělení zakázky níže uvedenému pracovníkovi.
Plán / Skutečnost
Časové údaje lze zadávat s přesností na minuty. Pro jejich doplnění můžete využít kalendář, který otevřete šipkou, nebo můžete údaj zapsat přímo do pole. Program vám přitom nedovolí data zadat tak, aby ukončení předběhlo zahájení.
Zahájení – po prvotním zadání toto datum zůstává neměnné.
Ukončení – datum program vypočítá podle data Zahájení a Doby trvání. Při změně Doby trvání se automaticky přepočítá.
Nová karta se standardně otevírá s neurčenou dobou zahájení a ukončení. Pokud však k doplnění údajů použijete Typ aktivity, doplní se z něj čas plánovaného zahájení a ukončení.
Doba trvání – doplňuje se automaticky v závislosti na Plánovaném/Skutečném množství, Poměru množství, Jednotce času, datu Zahájení a Ukončení.
Datum případu
Datum případu – rozhodující datum pro vyúčtování, převod do mezd, aktualizaci zakázek apod. Při vytvoření aktivity se do pole doplní aktuální datum, při zadání data ukončení se tímto datem přepíše.
Splněno – zatrhněte v případě, kdy aktivitu považujete za dokončenou.
Vyúčtovat – rozlišení, zda je aktivita určená pro interní potřebu plánování či evidence výkonů, nebo zda ji chcete účtovat zákazníkovi.
Klíče aktivity
Seznam Klíčů aktivit funguje obdobně jako adresní klíče – slouží k rozlišení aktivit napříč skupinami na základě systému klíčových slov. Každé aktivitě se dá přiřadit libovolný počet klíčů, podle nichž se aktivity pak dají filtrovat.
Parametry na rozdíl od klíčů neslouží pouze k zařazení aktivity do určité skupiny, ale navíc nesou i informaci o tom, co přiřazená hodnota vyjadřuje – pro každý parametr přidělený k aktivitě si pak musíte zvolit některou z hodnot uložených na kartě parametru. Parametry a jejich hodnoty do záložky vkládáte ze seznamu Parametrů aktivit. Na každé kartě parametru si určíte, zda se jedné aktivitě může přiřadit více hodnot tohoto parametru, či nikoliv.