Prodejka je skladový doklad, který ovlivňuje pouze stav zásob a účtuje se jím jen pořízení nebo spotřeba zásob v pořizovacích cenách. Ve skutečnosti se však jedná o prodej/nákup zboží za hotové peníze, takže tyto doklady musí ovlivňovat také stav pokladny a DPH a musí se účtovat o pokladně, DPH a výnosech (Prodejky vydané), resp. nákladech nebo pořízení zásob (Prodejky přijaté).
Pomocí akce Zaúčtování prodejek vygenerujete Pokladní doklady – z prodejek vydaných příjmové a z prodejek přijatých výdajové (v případě nepeněžních platidel interní, pohledávkové či závazkové doklady). Veškeré nastavení karty, použité při posledním zaúčtování, si program pamatuje a příště nabídne stejnou konfiguraci.
V Nastavení přístupových práv je možné uživatelům Povolit opravu dokladů generovaných zaúčtováním prodejek.
Funkci spustíte ze seznamu Prodejek přijatých/vydaných pomocí tlačítka Zaúčtování prodejek. Program otevře seznam konfigurací, kam si můžete uložit libovolné množství karet nastavených pro různé způsoby zaúčtování.
Všechny konfigurace – po stisku tlačítka se v seznamu objeví i konfigurace zadané ostatními uživateli programu. Pro zaúčtování můžete využít kteroukoliv z nich. Aby však nedocházelo k nežádoucím zásahům, každý uživatel má povoleno upravovat pouze konfigurace, které sám vytvořil. Pokud potřebujete provést úpravy v některé „cizí“ konfiguraci, vytvořte si její kopii a tu si podle potřeby změňte.
Aplikace CSW Automatic obsahuje modul Zaúčtování prodejek, který spouští zaúčtování v zadaných časových intervalech zcela automaticky. V nastavení modulu využijete uložené konfigurace.
Vlastní zaúčtování pak spustíte z otevřené Karty zaúčtování prodejek.
Karta zaúčtování prodejek
Přebrat nastavení ze skupiny – níže uvedené nastavení na kartě Zaúčtování prodejek je možné konfigurovat také v Nastavení skupiny prodejek, nad kterou zaúčtování provádíte. Tuto možnost využijí firmy, které funkci používají ve více prodejnách nebo pokladnách s různě nastavenými číselnými řadami nebo skupinami dokladů. V takovém případě si stačí pro tento účel založit Skupiny seznamu s různě zadanou konfigurací zaúčtování a příslušné prodejky ukládat do těchto skupin.
Ukládat doklady průběžně – aby nedocházelo k omezení chodu Money ERP na ostatních stanicích v síti, program při procesu zaúčtování prodejek pracuje standardně tak, že všechny účtované doklady nejdříve vygeneruje do paměti, a teprve pak je uloží. S doklady tak můžou ostatní uživatelé pracovat delší dobu, může však dojít ke zpomalení procesu vlastního zaúčtování prodejek. Pokud tedy víte, že doklady nebude současně s vámi zpracovávat i další uživatel sítě, zatrhněte toto pole.
Způsob zaúčtování pokladních dokladů:
Bez položek – pokladní doklad bude zaúčtovaný jako jediná částka bez položek. Při zaúčtování se pak nebere v úvahu Konfigurace účtů pohybů zásob, ale částka se zaúčtuje podle nastavení ve skupině, příp. v zaúčtování prodejek. Všechny vstupující prodejky musí být v tomto případě v jediné sazbě DPH.
Na položky – vytvoří se pokladní doklad, jehož každá položka bude odpovídat jedné položce prodejky. Sady budou také rozepsané do položek, tj. vznikne položka pokladního dokladu ke každé podřízené položce sady (pokud podřízená položka je také sadou, opakuje se tento postup i pro její podřízené položky). Výhodou tohoto způsobu zaúčtování je přenesení párovacího symbolu ze zdrojové položky prodejky do příslušné položky pokladního dokladu.
Na skupiny položek – vytvoří se pokladní doklad s položkami, kde každá položka bude odpovídat jedné nebo více položkám prodejky se stejnou kombinací Předkontace, Střediska, Zakázky, Činnosti a Sazby DPH.
Způsob vytváření dokladů – nastavení platí pro tvorbu interních dokladů (vždy) a pro tvorbu pokladních dokladů v případě, kdy nemáte zatržené pole Účtovat nepeněžní platidla. V případě platby Ceninami totiž musí vzniknout pro každou ceninu samostatný pokladní doklad i v případě, kdy máte nastavené slučování prodejek – proto je potřeba nastavit i pole Způsob vytváření pokladních dokladů pro ceniny/hotovost a Způsob vytváření pohledávkových/závazkových dokladů.
Jeden doklad – ze všech prodejek se vytvoří jediný pokladní doklad.
Jednotlivě – každé prodejce odpovídá jeden doklad.
Podle data – všechny prodejky se stejným datem vystavení se kumulují do jednoho pokladního dokladu.
Jednotlivě při překročení limitu – pole slouží pro účely Kontrolního hlášení a v české legislativě je třeba je zatrhnout v případě, kdy máte nastavený Způsob vytváření dokladů na hodnotu Jeden doklad nebo Podle data. Tato konfigurace vám zajistí, že doklady, které obsahují DPH s Limitem pro zdanitelné osoby, bude Money ERP při překročení tohoto limitu účtovat individuálně. Aby zaúčtování vyhovělo potřebám kontrolního hlášení, musí mít prodejka doplněné DIČ partnera (a to i v případě, kdy partner není plátce DPH) a Členění DPH musí mít doplněný alespoň jeden Oddíl DPH. Slovenské legislativy se tato funkčnost netýká a v takovém případě není třeba pole používat.
Pokud prodejky zaúčtováváte jednotlivě bez kumulace, doporučujeme s ohledem na správné párování úhrad zatrhnout na kartě Nepeněžního platidla, které využíváte pro úhrady platební kartou, pole Odstranit nečíselné znaky z variabilního symbolu. Zajistíte si tak, aby se Variabilní symboly na dokladech shodovaly s Variabilními symboly na homebankingem načtených bankovních výpisech (ty můžou obsahovat výhradně číselné znaky).
Účtovat nepeněžní platidla – zaúčtování Nepeněžních platidel funguje poněkud odlišně, popis najdete níže v samostatné kapitole. Po zatržení pole se na kartě zpřístupní nastavení interních, pohledávkových a závazkových dokladů a meziúčtu pro nepeněžní platidla. Primární účet se na generovaný doklad převezme z karty Platidla. Pokud na platidle chybí, pak program použije primární účet uložený na kartě Firmy vystavitele platidla, a pokud chybí i zde, pak jej převezme ze skupiny dokladů (přednost má skupina zadaná na platidle před skupinou zadanou na kartě Zaúčtování prodejek).
Pro potřeby správného vykazování přijatých prodejek v kontrolním hlášení je nutné pole zatrhnout vždy, kdy máte Způsob vytváření dokladů nastavený na hodnotu Jednotlivě a vykazujete doklady pod 10 tisíc. Toto nastavení zajistí, že se do Seznamu dokladů pro KH doplní správné číslo přijatého dokladu z pole Doklad došlý.
Způsob vytváření pokladních dokladů pro ceniny/hotovost – nastavení je přístupné jen v případě, kdy je zatržené pole Účtovat nepeněžní platidla. Každá cenina má přiřazenou vlastní pokladnu, která se vloží do pokladního dokladu.
Způsob vytváření pohledávkových/závazkových dokladů – tyto doklady vzniknou pro zaúčtování jednotlivých typů cenin.
Hotovostní pokladna – automaticky se načte při volbě Cílové skupiny pokladních dokladů, ale podle potřeby se dá změnit. Z této pokladny program přebírá primární účet do pokladních dokladů účtujících hotovost. Pokud na vybrané pokladně není primární účet uvedený, program jej přebere z cílové skupiny dokladů. Není-li však primární účet uvedení ani zde, zaúčtování neproběhne. Obdobné pravidlo platí i pro ceninovou pokladnu nastavenou na nepeněžním platidle.
Předkontace – do položek pokladního dokladu u prodejek hrazených pouze v hotovosti, případně položek interního dokladu u prodejek hrazených nepeněžními platidly, se dosadí předkontace, které program získá ze seznamu Konfigurace účtů pohybů zásob. Zde vyhledá předkontaci přiřazenou kombinaci druhu položky (Druh pohybu nastavený na Položce prodejky) a druhu pohybu (Druh pohybu pro tržby v záhlaví Prodejky). Tuto předkontaci dosadí do položky generovaného dokladu (pokladní/interní doklad) a podle ní proběhne zaúčtování. Položky, které nemají předkontaci, zaúčtuje podle předkontace na dokladu. Zde nastavená předkontace se tedy použije jen pro ty prodejky, které nemají nastavený druh pohybu pro zaúčtování tržeb.
Meziúčet pro nepeněžní platidla – bez výběru tohoto účtu by zaúčtování nepeněžních platidel neproběhlo korektně. Pole musíte doplnit v případě, kdy máte zatržené pole Účtovat nepeněžní platidla.
Cílová skupina pokladních/interních/pohledávkových/závazkových dokladů – výběr skupiny dokladů, do které budou vygenerované doklady umístěny. Před zaúčtováním program nabídne z této skupiny převzít účetní údaje potřebné pro korektní uložení a zaúčtování dokladů (pokladnu, členění DPH, předkontaci, číselné řady). Pokud odmítnete, použije nastavení na kartě – do vybrané skupiny dokladů tak můžete zařadit i doklad s individuálním zaúčtováním, číselnou řadou apod.
Číselná řada pokladních/interních/pohledávkových/závazkových dokladů – podle potřeby můžete doklady generované z prodejek odlišit zvláštní číselnou řadou.
Mezi pokladními doklady a prodejkami se vytvoří vazby – v záhlaví prodejek se objeví číslo pokladního dokladu a doklad se označí jako zpracovaný, aby podruhé již do zpracování nevstupoval. Podle příznaku zpracování se prodejky dají filtrovat. Zpracované prodejky nelze opravovat ani mazat, v seznamu prodejek ale najdete funkci Zrušit zaúčtování prodejek, kterou se za určitých okolností dá zaúčtování zrušit.
Zaúčtování nepeněžních platidel
Prodejky, které byly hrazené kromě hotovosti i jinými platidly, se zaúčtují prostřednictvím Interních dokladů. Na částky hrazené hotově a platidly typu Cenina se vygenerují příjmové/výdajové Pokladní doklady do příslušné pokladny. Na částky hrazené platidly typu Pohledávka/Závazek se vygenerují Pohledávkové doklady / Závazkové doklady. Automatické generování těchto dokladů proběhne podle nastavení jednotlivých polí Způsob vytváření dokladů (pokladních pro ceniny a hotovost, pohledávkových pro prodejky vydané a závazkových pro prodejky přijaté) a to podle následujících pravidel.
Vytvoření Interních dokladů:
Jeden doklad – pro všechny prodejky se vytvoří jeden doklad (výjimkou jsou prodejky označené v hlavičce dokladu jako Vratka, pro které se samozřejmě vytvoří zvláštní Interní doklad).
Jednotlivě – pro každou prodejku se založí jeden doklad.
Podle data – pro každé datum vystavení prodejky se vytvoří jeden doklad.
Vytvoření Pohledávkových/Závazkových dokladů pro zaúčtování nepeněžního platidla typu Pohledávka:
Jeden doklad – platby nepeněžním platidlem se kumulují do pohledávkových/závazkových dokladů podle konkrétního nepeněžního platidla, tj. pro každé nepeněžní platidlo tohoto typu se ze všech prodejek vygeneruje jeden pohledávkový/závazkový doklad.
Jednotlivě – platby se vloží do pohledávkových/závazkových dokladů podle prodejek a konkrétního nepeněžního platidla, pro každou prodejku a každé nepeněžní platidlo se tedy vygeneruje jeden pohledávkový/závazkový doklad.
Podle data – platby se seskupí do pohledávkových/závazkových dokladů podle data vystavení prodejek a nepeněžního platidla, pro každé datum vystavení prodejky a každé nepeněžní platidlo se tedy vygeneruje jeden pohledávkový/závazkový doklad.
Jestliže spouštíte zaúčtování prodejek opakovaně a některé pohledávkové/závazkové doklady vygenerované touto funkcí dříve jsou již uhrazené, nové zaúčtování prodejek vytvoří nové doklady, které je třeba uhradit např. interním dokladem.
Tvorba Pokladních dokladů pro zaúčtování nepeněžních platidel typu Cenina:
Jeden doklad – platby se kumulují podle ceniny, pro každou ceninu se tedy vytvoří jeden pokladní doklad.
Jednotlivě – platby se účtují podle prodejky a ceniny, tj. pro každou prodejku a ceninu se vytvoří jeden pokladní doklad.
Podle data – platby se seskupí podle data vystavení prodejky a ceniny, pro každé datum vystavení prodejky a ceninu se tedy vytvoří jeden pokladní doklad.
Do primárního účtu na Pokladním dokladu (při zaúčtování hotovosti i nepeněžních platidel) se dosazuje vždy primární účet z pokladny, která je uvedená na dokladu.
Zaúčtování vratek
Peněžní platidla – zaúčtování je nastavené tak, aby do DPH vždy vstupovaly správné hodnoty:
Prodejka vydaná vždy generuje pokladní doklad přijatý; jedná-li se o vratku, jsou v pokladním dokladu částky záporné.
Prodejka přijatá vždy generuje pokladní doklad vydaný; jedná-li se o vratku, jsou v pokladním dokladu částky záporné.
Nepeněžní platidla
Prodejka vydaná generuje pokladní doklad přijatý.
Prodejka vydaná vratka generuje pokladní doklad vydaný.
Prodejka přijatá generuje pokladní doklad vydaný.
Prodejka přijatá vratka generuje pokladní doklad přijatý.
Tyto pokladní doklady mají částky v nulové sazbě DPH. DPH ovlivní až generovaný interní doklad, který již respektuje znaménko (u vratek je to záporná částka).
Variabilní symbol pohledávkového dokladu
Na Prodejku vydanou se Variabilní symbol automaticky doplní z Čísla dokladu, ev. z Objednávky přijaté, z níž prodejka vznikla převzetím. Při zaúčtování se pak na Pohledávkový doklad do pole Variabilní symbol doplní následující hodnota:
Kód transakce z Prodejky vydané
Variabilní symbol z Nepeněžního platidla, pokud Kód transakce není zadaný
Variabilní symbol z Prodejky vydané, pokud nejsou doplněny předchozí hodnoty
Číslo dokladu z Pohledávkového dokladu, pokud není k dispozici ani jedna z dříve uvedených hodnot