iDoklad je bezplatná on-line služba, která umožňuje pohodlně a odkudkoliv vystavit, vytisknout či odeslat faktury na předem definovanou nebo aktuálně zvolenou e-mailovou adresu zákazníka či účetního. Dále je v iDokladu možné evidovat přijaté faktury, vystavovat zálohové faktury, dobropisy či prodejky, vést ceník služeb a produktů, spravovat adresář kontaktů a evidovat pohyby v pokladně a na bankovních účtech. Pro potřeby EET lze iDoklad propojit s bezplatnou aplikací ProfiÚčtenka, která nahradí registrační pokladnu a přes chytrý telefon zprostředkuje komunikaci s platebním terminálem a finanční správou.
Propojením iDokladu s Money ERP se umožní obousměrná komunikace obou produktů. Z iDokladu do Money ERP se mohou přenášet faktury (vydané i přijaté), prodejky a účtenky EET, dále prodejní místa, adresní údaje a skladové pohyby uvedené na dokladech. Z Money ERP zpět do iDokladu lze přenášet položky ceníku.
Komunikace je vázaná na licenci iDoklad a jednotlivé funkce výměny dat spadají pod licenci EET, Sklady a Ceníkové ceny – podle rozsahu vaší licence se tedy můžou měnit i možnosti komunikace. V seznamu si můžete vytvořit uživatelské nastavení pro libovolné množství účtů vedených v iDokladu.
Výměna dat s iDokladem – po stisku tlačítka se spustí výměna dat s agendou, jejíž konfigurační karta je pod kurzorem. Po dokončení přenosu zobrazí Money ERP protokol s výpisem přenesených údajů a případných chyb. Protokol se na příslušnou kartu uloží do záložky Výsledky výměny dat, kde jej můžete kdykoliv později dohledat.
Aplikace CSW Automatic obsahuje modul CSWAutoIDokladConnector, který spouští výměnu dat s iDokladem v zadaných časových intervalech zcela automaticky.
Konfigurace výměny dat s iDokladem
Tlačítkem Přidat vložíte do seznamu novou konfigurační kartu připojení. Před prvním přenosem na ní musíte individuálně nastavit propojení s konkrétním účtem v iDokladu a okruh dat, která se v daném případě mají mezi produkty přenášet.
Obecné
Přihlašovací jméno / Heslo – zadejte přihlašovací údaje agendy v iDokladu, ke které chcete nastavit připojení, poté stiskněte tlačítko Přihlásit se.
Pokud jste dříve používali připojení přes 3D iDokladConnector a nyní spouštíte první výměnu dat po aktualizaci, může vám Money ERP oznámit, že máte chybně zadané připojení. V takovém případě nepropadejte panice, připojení stačí nastavit znovu. Důvodem je převod na bezpečnější formu výměny dat pomocí standardu 0Auth2.
Přihlásit se – po ověření přihlašovacích údajů otevře Money ERP přihlašovací stránku iDokladu, na které si můžete vybrat název agendy, k níž chcete nastavit připojení. Po potvrzení se na kartu Konfigurace výměny dat s iDokladem doplní pole Agenda iDokladu a spojení se nastaví.
Skupina pro import firem – v seznamu Firem vyberte skupinu s vhodným nastavením, do které chcete ukládat adresy použité na importovaných dokladech. Do Money ERP se vždy budou ukládat pouze adresy, které jsou uvedené na aktuálně importovaných dokladech. Adresy, které byly do iDokladu pouze uložené, ale nejsou uvedené na žádném dokladu, se do Money ERP nepřenášejí.
Aktualizovat firmy při importu z iDokladu – volitelně lze nastavit, aby se karty Firem uložené v Money ERP aktualizovaly podle údajů, které jsou uvedené na dokladech právě importovaných z iDokladu. Na dříve importovaných dokladech v takovém případě zůstanou adresní údaje v původní podobě.
Ceník pro export na iDoklad – pole je přístupné jen v agendách, které mají licenci na používání Ceníku. Při výměně dat se do iDokladu přenesou všechny ceníkové položky z vybraného ceníku.
Smazat ceník před synchronizací – při opakovaných přenosech dat (synchronizaci) můžete před zahájením výměny dat položky ceníku volitelně v iDokladu smazat a vzápětí je tam z Money ERP načíst znovu. Vyhnete se tak kolizím v případech, kdy se uskutečnily změny v ceníku v obou systémech.
Smazat položky ceníku použité v dokladech nebo exportované do externích aplikací – volbu doporučujeme zatrhnout v případě, kdy byly některé z položek mazaného ceníku vložené do vydaných faktur nebo exportované. Pokud by pole nebylo zatržené, systém by hlásil chybu nebo zrušil vazby.
Výchozí sklad – zde si můžete nastavit sklad v Money ERP, do kterého se promítnou skladové pohyby uvedené na importovaných dokladech. Pokud sklad neurčíte a příslušná ceníková Cena v Money ERP má nastavený výchozí Sklad, pohyby se promítnou do tohoto skladu. Není-li ani zde sklad určený, Money ERP použije výchozí sklad Ceníku, ev. výchozí sklad z Průvodce nastavením programu (zde má přednost nastavení uživatele před nastavením agendy). Jestliže Money ERP žádný takový sklad nedohledá, položku dokladu nebude možné importovat.
Fakturace
Ceníkové položky faktury importovat jako skladové – po zatržení pole se všechny položky faktur, které byly v iDokladu vytvořené s vazbou na ceník, v Money ERP promítnou i do stavu zásob na skladu, a to bez ohledu na to, zda se u nich v iDokladu stav skladu eviduje, či nikoliv. V Money ERP se stav zásob upraví ve na skladu, který je uvedený jako Výchozí sklad na kartě Ceníku exportovaného do iDokladu, a pokud na něm výchozí sklad není určený, použije Money ERP výchozí sklad zadaný v Nastavení agendy. Jestliže pole nezatrhnete, položky dokladů vystavených v iDokladu se do Money ERP převedou jako položky bez vazby a stav zásob se na žádném skladu neupraví.
Součástí importu jsou výhradně skladové pohyby uvedené na dokladech. Pokud v iDokladu nastavíte na Položkách ceníku ručně pole Počáteční stav, tato hodnota se do Money ERP nepřenese.
Importovat faktury – zatržením polí můžete určit, který typ faktur chcete z iDokladu do Money ERP importovat:
Faktury vydané – při importu lze oddělit běžné a opravné daňové doklady ODD (v iDokladu jsou vedené v části Dobropisy). POZNÁMKA: Dobropisy se importují bez vazby na zdrojovou fakturu vydanou.
Včetně připojených dokumentů – zatrhnete-li pole, doklady se budou importovat včetně příloh (např. skenů původní faktury), které se do Money ERP uloží jako Připojené dokumenty.
Skupina pro import faktur – vytvořením skupiny s vhodnou konfigurací zajistíte, aby se na doklady doplnily údaje potřebné k zaúčtování. Pokud skupinu nenastavíte, automaticky se použije skupina Nezařazeno.
Pokud vystavujete doklady střídavě v iDokladu i v Money ERP, musíte pro ně v obou systémech vytvořit zvláštní číselnou řadu. Kdyby totiž obě řady byly stejné, docházelo by ke kolizím a import faktur z iDokladu do Money ERP by neprobíhal korektně. Příklad: V Money ERP používáte pro faktury Číselnou řadu, jejíž Období má nastavenou Číselnou předponu řady na hodnotu 2016 a Aktuální číslo na 0001. V nastavení iDokladu je pak nutné upravit Formát čísla faktury z původního tvaru {RRRR}{NNNN}, který by vygeneroval shodné číslo faktury (20160001) např. na {RRRR}9{NNNN}. Stejné pravidlo pak platí i pro případy, kdy do Money ERP importujete doklady z několika různých agend vedených v iDokladu. I v těchto případech musíte vždy zajistit, aby každá agenda měla jiný systém číslování a aby nemohlo dojít k duplicitě při označení dokladů.
Prodejky vydané
Importovat prodejky vydané – vzhledem k tomu, že položky musí mít vždy vazbu na nějakou Skladovou položku, je potřeba určit Sklad, do kterého se promítnou skladové pohyby. Do importu je možné zahrnout také vratky. Položky prodejek zadané v iDokladu se zápornou částkou se do Money ERP uloží jako položky s kladnou částkou a zatrženým polem Vratka.
Vygenerovat finanční položky – vzhledem ke správnému zaúčtování musí mít každá položka importované prodejky vazbu na Položku katalogu v Money ERP. V případě, kdy se naimportuje položka, které nebyla v iDokladu vytvořená výběrem z ceníku evidovaného v Money ERP, je nutné ji přiřadit k Položce katalogu s příslušnou sazbou DPH. Tlačítkem si můžete takové karty Položek katalogu typu Služba pro všechny platné sazby DPH automaticky vygenerovat – karty finančních položek se pak vytvoří pro všechny sazby DPH, které dosud nemají dole na kartě uvedenou kartu Položky katalogu, a hned se také dosadí do všech prázdných polí. Karty těchto položek najdete v Katalogu ve skupině Nezařazeno.
Sazby DPH – do polí můžete příslušné Položky katalogu typu Služba s platnou Sazbou DPH vygenerovat automaticky, nebo vložit ručním výběrem.
Evidovat tržbu v Money – zvolte podle režimu EET a způsobu přenosu dat, který používáte:
Neevidovat – při této volbě by měla veškerá komunikace s EET probíhat pouze v iDokladu. Evidované doklady se naimportují s EET registrovanými účtenkami a doklady bez evidence nebudou mít v hlavičce zatržené pole EET (a to i v případě, kdy se budou importovat do skupiny s prodejním místem nastaveným k evidenci).
Evidovat – tato možnost je určená hlavně pro agendy pracující ve zjednodušeném režimu EET (off-line), kdy je možné provádět evidenci tržby dodatečně do pěti dnů po vystavení účtenky. Tržby se v takovém případě do Money ERP naimportují s ohledem na nastavení prodejního místa a stav zatržení pole EET v hlavičce dokladu. Pro účtenky vytvořené v off-line režimu (s kódem BKP bez FIK) se dá pak v Money ERP v seznamu Účtenek ručně spustit funkce Hromadná evidence tržby.
Z Money ERP se zpět do iDokladu neodesílá informace o dodatečné evidenci účtenky. Aby nedošlo k duplicitní evidenci, je potřeba individuálně kontrolovat, zda a ve kterém systému jste účtenky zaevidovali.
Evidovat při importu – tato volba je určená pro agendy pracující ve zjednodušeném režimu EET, které do Money ERP importují z iDokladu nezaevidované tržby prostřednictvím CSW Automatic. Účtenky bez kódu FIK se pak v Money ERP nemusí evidovat ručně, ale evidence se uskuteční v průběhu importu automaticky.
Prodejní místa
Tato záložka je přístupná pouze v agendách se zakoupenou licencí na sklady. Slouží k vytvoření vazby mezi Prodejními místy v Money ERP a jednotlivými Pokladními zařízeními připojenými k iDokladu (může jít o provozní pokladnu spravovanou přímo iDokladem i libovolný počet externích pokladních zařízení).
Import – po stisku tlačítka se Money ERP spojí s příslušnou agendou iDokladu a do seznamu v záložce naimportuje všechna pokladní zařízení, která musíte následně propojit s Prodejním místem v Money ERP. Tlačítko můžete později využít i k aktualizaci již importovaných záznamů.
Způsob platby
Import – do záložky je nutné pomocí tlačítka načíst všechny způsoby platby, které se používají v iDokladu. Při shodě Kódu v obou systémech se automaticky propojí se Způsoby platby používanými v Money ERP. Pokud evidujete úhrady nepeněžními platidly (např. platebními kartami), je třeba na příslušné kartě individuálně nastavit vazbu na Nepeněžní platidlo v Money ERP.
Výsledky výměny dat
V této záložce najdete záznam o průběhu každé výměny dat, která se mezi Money ERP a příslušnou agendou iDokladu uskutečnila. Jednotlivé kroky jsou na kartě označené podle typu a vy si pomocí tlačítek v záhlaví můžete seznam volitelně omezit na informační položky (co bylo předmětem výměny dat), upozornění (co mohlo být zdrojem problému) a chyby (co se neuskutečnilo).
Mazání dokladů
Pokud v iDokladu smažete doklad, který se již dříve naimportoval do Money ERP, informace o smazání se v rámci výměny dat nepřenese a doklad v Money ERP musíte smazat ručně.
Jestliže v iDokladu smažete doklad evidovaný v EET, iDoklad provede automatické storno účtenky. Obě účtenky však již v iDokladu nemají vazbu na žádný zdrojový doklad a do Money ERP se tedy neimportují.
Platnost sazby DPH
Zatímco v iDokladu je možné zadat k Položce ceníku jedinou sazbu DPH, v Money ERP můžou být na Položce katalogu pro různá období nastavené různé sazby DPH (funkčnost se využívá při změnách legislativy, kdy se pro určitý okruh zboží mění výše sazby DPH). Pokud nemá zdrojová ceníková položka v Money ERP individuálně nastavenou pevnou sazbu DPH (na kartě Ceny není zatržené pole Přebírat nastavení ze skupiny ani pole Vlastní druh sazby DPH), přebere se při jejím prvním exportu do iDokladu sazba DPH z Položky katalogu podle aktuálního pracovního data Money ERP. Dojde-li pak na základě nastavení na Položce katalogu ke změně sazby DPH, doporučujeme v Money ERP založit novou kartu Ceny a s novou sazbou DPH ji importovat do iDokladu.