Pokud jste správně zadali konfiguraci podle postupu uvedeném v Přehledu mezd (a především zvolili Způsob zaúčtování interním nebo interním + závazkovým dokladem), zavedli potřebné údaje na kartách Zaměstnanců, zadali aktuální mzdové údaje v Hromadných operacích a vytvořili všem zaměstnancům, kteří jsou v aktivním stavu, pro příslušné mzdové období karty Mezd se všemi údaji, které tento měsíc do mezd mají vstoupit, a pokud jste si jistí, že máte všechny údaje zadané správně a že již žádná informace ve mzdách nechybí, můžete vytvořit Mzdovou závěrku.
Mzdové závěrky se provádějí a odvolávají pomocí tlačítek v seznamu, který současně slouží jako evidence všech provedených uzávěrek. Každý záznam obsahuje informace o dokladech vygenerovaných při závěrce, tyto doklady také vidíte v náhledu Detailů, nebo si je můžete zobrazit pomocí Místní nabídky.
Uzavřít aktuální mzdové období – pomocí tlačítka uskutečníte závěrku pro aktuální mzdové období. Chybí-li některé vstupní údaje nutné pro vygenerování příslušných dokladů, program závěrku neprovede a vypíše protokol s označením místa v programu, ve kterém se nachází chybný údaj. Při provedení závěrky program uskuteční následující kroky:
Vygeneruje Příkaz k úhradě.
Vygeneruje Interní doklad a podle nastavení v Konfiguraci případně i další Závazkové (Pohledávkové) doklady. Tyto doklady je možné upravit, ale bez odvolání uzávěrky je nelze smazat.
Znepřístupní editaci všech karet Mezd, které spadají do právě uzavřeného období.
Otevře nové mzdové období pro následující měsíc.
Odvolat poslední mzdovou závěrku – pokud zjistíte, že je ve mzdách potřeba ještě některé údaje doplnit, závěrku lze odvolat. Jsou-li již pro další období vytvořené karty Mzdy, je třeba tyto karty nejprve smazat. Smažete-li pak karty mzdy ve znovu otevřeném starším období, je možné odvolat další uzávěrku a takto se dá postupovat dál do minulosti – pokud jste však již odvedli platby příslušným institucím, tento postup rozhodně nedoporučujeme. Při odvolání uzávěrky program uskuteční následující kroky:
Smaže příkaz k úhradě a doklady vygenerované odvolávanou závěrkou. Tyto doklady budou v příslušných seznamech vedené jako Smazané (zobrazíte je volbou místní nabídky Zobrazit smazané záznamy), při další uzávěrce vzniknou tedy doklady s jiným číslem.
Nastaví aktuální období o měsíc zpět a umožní tak k editaci předchozích mezd.
Závěrku je možné odvolat jen pro období, které již bylo uzavřeno (tzn. nesmí to být první období).
Zobrazit interní doklad / příkaz k úhradě – volbou v Místní nabídce si můžete prohlédnout příslušné doklady, editovat je však můžete jen ve zdrojových seznamech.
Generování příkazu k úhradě
Při každé měsíční závěrce se vygeneruje hromadný Příkaz k úhradě a zařadí se do skupiny zadané v Konfiguraci – pro tento účel doporučujeme vytvořit speciální skupinu Příkazů k úhradě s vhodným Nastavením. Příkaz má v hlavičce hlavní bankovní spojení z Kmenové firmy a obsahuje několik typů položek:
Mzda – počet položek Příkazu k úhradě se rovná počtu zaměstnanců v daném měsíci. Pro každého zaměstnance se tedy vygeneruje jedna položka s bankovním spojením a variabilním a konstantním symbolem přebraným z karty Zaměstnance a s částkou Vyúčtování celkem uvedenou na kartě Mzdy. Jméno zaměstnance není do položky příkazu doplněné z důvodu ochrany osobních údajů.
Srážky – počet položek je rovný počtu všech srážek zavedených do mezd v daném měsíci. Pro každého zaměstnance se vygeneruje tolik dalších řádků Příkazu k úhradě, kolik má daný zaměstnanec srážek, bankovní spojení a další údaje se přeberou z karty Srážky.
Zdravotní pojištění – počet položek se odvíjí od počtu zdravotních pojišťoven uvedených na Zaměstnancích, kteří mají v daném období vytvořenou mzdu. Pro každou zdravotní pojišťovnu, u které je pojištěný aspoň jeden zaměstnanec, se sečtou částky zdravotního pojištění za zaměstnance a za zaměstnavatele z karty Mzdy (řádek Zdravotní pojistné), a to pro všechny zaměstnance patřící dané pojišťovně. Bankovní spojení, variabilní a konstantní symbol se přeberou z karty Zdravotní pojišťovny.
Sociální pojištění – je do Příkazu k úhradě zadané jedinou položkou. Bankovní spojení a variabilní a konstantní symbol se zadají na kartě SSZ, která je uvedená v Konfiguraci. Pro všechny zaměstnance se do položky příkazu sečtou částky uvedené v řádku Sociální pojistné za zaměstnance a za zaměstnavatele na kartě Mzdy a od nich se odečte příslušná část všech náhrad za nemoc. Pokud vyjde nulová nebo záporná částka, pak v Příkazu k úhradě odvod nebude.
Finanční úřady, Pojišťovny a Správy sociálního zabezpečení jsou vedené v seznamech Organizací, odkud si je sami přenášíte do seznamu Firem. Do příkazů k úhradě generovaných mzdovou závěrkou se vždy doplnění bankovní účty zadané v seznamech Organizací, bez ohledu na to, jaký jste na kartě související Firmy určili Hlavní účet.
Daň – na příkazu k úhradě je zavedená jednou položkou (standardně Zálohová), případně dvěma položkami (pokud na některé kartě Mzdy v daném období jako Typ daně vyberete Srážková). Variabilní a konstantní symboly a bankovní spojení se převezmou z karty Finančního úřadu, který je zadaný v Konfiguraci. Na kartě finančního úřadu je uvedená pouze tzv. matrika účtu, příslušné předčíslí se doplní opět z Konfigurace (zvlášť pro zálohovou a srážkovou daň). Pro všechny zaměstnance se pak v položce Příkazu k úhradě sečtou pro příslušnou daň částky uvedené na kartě Mzdy v poli Daň z příjmu. Od částky za daň zálohovou se odečítá součet bonusů DPFO všech zaměstnanců v daném měsíci – pokud vyjde nulová nebo záporná částka, pak za zálohovou daň řádek v Příkazu k úhradě samozřejmě nebude.
Chcete-li požádat o vrácení přeplatku, můžete vytisknout Žádost o vrácení částky daňového bonusu.
Zákonné pojištění – položka se do příkazu generuje pouze při uzavírání čtvrtletí (tzn. mzdy za měsíce březen, červen, září, prosinec), a to se symboly a účtem uvedenými na kartě Pojišťovny, kterou zadáte v Konfiguraci. Částka představuje součet hrubých mezd všech zaměstnanců vynásobený sazbou z Konfigurace, pokud však takto získaná hodnota nepřekročí minimální částku uvedenou v Konfiguraci, dosadí se do příkazu k úhradě zákonné minimum.
Detailní přehled zákonného pojištění vč. výpočtu vytisknete v sestavě Zákonné pojištění.
Penzijní a životní pojištění – pro každou pojistku zavedenou do Mezd s údaji pro identifikaci platby se vytvoří vlastní položka příkazu.
Odvod pojistného na důchodové spoření – generuje se pouze v případě, kdy má alespoň jeden zaměstnanec nenulovou hodnotu pojistného na důchodové spoření. Částku tvoří úhrn všech pojistných na důchodové spoření zaměstnanců. Položka odpovídá položce příkazu pro zálohovou daň s odvodem na finanční úřad s tím rozdílem, že je doplněno předčíslí pro důchodové spoření zadané v konfiguraci.
Generování zaúčtovacích dokladů
Podle vaší volby Způsobu zaúčtování v Konfiguraci se při každé měsíční závěrce vygeneruje buď pouze interní doklad, nebo jeden interní a několik závazkových (ev. pohledávkových) dokladů. Všechny doklady se samozřejmě dají opravit, není však možné je smazat. Jednotlivé doklady se zařadí do skupiny, kterou doporučujeme pro tyto účely v seznamu Interních (příp. Závazkových a Pohledávkových) dokladů vytvořit a v jejím Nastavení zadat potřebnou konfiguraci – zejména je nezbytné zde určit Členění DPH.
Doklady obsahují řadu položek se zaúčtováním na účty MD/D, které zadáváte v následujících místech programu:
nákladové účty na kartě zaměstnance v záložce Mzda
účty zaměstnance na kartě zaměstnance v záložce Platby a zaúčtování
srážkové účty na kartách jednotlivých Srážek
odvodové účty na kartách všech Zdravotních pojišťoven, které jsou přiřazené jednotlivým Zaměstnancům
odvodové účty na kartě Správy sociálního zabezpečení, Finančního úřadu a Pojišťovny zákonného pojištění, které jste dosadili do Konfigurace
odvodové účty příspěvků na individuální pojištění na jednotlivých kartách Penzijního a životního pojištění
nákladové účty a účet pro zaokrouhlovací rozdíl v Konfiguraci
Všechny položky vygenerovaných dokladů mají typ ceny Pouze základ a nulovou sazbu DPH.
Pokud máte na kartách Zaměstnanců zavedené Kontrolingové proměnné, rozdělí se na dokladech jednotlivé položky poměrově podle podílu částky, který k dané kontrolingové proměnné připadne za všechny jí přiřazené zaměstnance (maximální počet těchto položek = počet zaměstnanců). Tyto položky se sice zaúčtují na tentýž účet, ale později se nástroji pro vnitrofiremní kontroling dá vysledovat částka, jaká k danému středisku, zakázce nebo činnosti připadla.
Interní doklad
Vygenerovaný Interní doklad má v hlavičce označení Mzdy měsíc/rok (např. Mzdy 09/2009) a obsahuje následující položky:
Mzda – položky pro jednotlivé zaměstnance mají název ve tvaru Mzda měsíc/rok a částku odpovídající výši hrubé (základní) mzdy.
Jiné nezdanitelné příjmy – pro každého zaměstnance s těmito příjmy vznikne jedna položka označená Jiné nezdanitelné příjmy měsíc/rok.
Náhrady za nemoc – refundované – položka se zavede pouze v případě, že náhrada za nemoc není nulová. Cenu tvoří 1/2 náhrady za všechny nemoci zaměstnance v uzavřeném měsíci.
Náhrady za nemoc – nerefundované – druhá polovina náhrad za nemoc.
Srážky – vygeneruje se tolik dalších položek Interního dokladu, kolik má daný zaměstnanec srážek.
Zdravotní pojištění za zaměstnance – každý zaměstnanec má vlastní položku, název je ve tvaru ZP za zaměstnance + číselný kód pojišťovny + měsíc/rok (např. ZP za zaměstnance 111 05/2009).
Zdravotní pojištění (ZP) za zaměstnavatele – opět pro každého zaměstnance zvláštní položka, název ZP za zaměstnavatele + číselný kód pojišťovny + měsíc/rok.
Sociální pojištění (SP) za zaměstnance – také se zaúčtuje pro zaměstnance individuálně, název SP za zaměstnance měsíc/rok.
Sociální pojištění (SP) za zaměstnavatele – název položky je SP za zaměstnavatele měsíc/rok.
Daň – položky pro jednotlivé zaměstnance jsou označené jako Daň z příjmu měsíc/rok a přeberou se do nich částky daně z příjmu z karty mzdy. Pokud je ve mzdě zavedený daňový bonus, vychází daň záporná a položka se tedy zaúčtuje zápornou částkou.
Přeplatek DPFO – ze mzdy se přebírá hodnota přeplatku DPFO.
Penzijní a životní pojištění – každá pojistka zaměstnance je zaúčtovaná individuálně.
Zákonné pojištění – tato položka se generuje pouze při uzavírání čtvrtletí (tzn. mzdy za měsíce březen, červen, září, prosinec) a pro všechny zaměstnance se stejnými kontrolingovými proměnnými je jen jedna (zaúčtuje se na nákladový a odvodový účet zákonného pojištění).
Důchodové spoření za zaměstnance – zaúčtuje se pro zaměstnance individuálně, název Důchodové spoření za zaměstnance měsíc/rok.
Stravenkový paušál – výše příspěvku se přebírá z karty Mzdy, nákladový účet je potřeba zadat na kartě Zaměstnance.
Interní doklad + závazkové/pohledávkové doklady
Máte-li v Konfiguraci zadaný Způsob zaúčtování jako Interní + závazkový doklad, program vygeneruje jeden interní a řadu závazkových dokladů (vznikají pro jednotlivé partnery – úřady, pojišťovny, zaměstnance apod.). V případě, že by celkový součet položek závazkového dokladu měl vyjít v záporné částce (u náhrad za nemoc, sociálního pojištění, daně z příjmu nebo přeplatku DPFO), což v Money ERP není možné, pak se místo závazkového dokladu vygeneruje doklad pohledávkový. Účty MD/D se na položkách tohoto dokladu obrátí a všechny částky se vynásobí hodnotou -1 (zavedou se s opačným znaménkem).
Při závěrce se vygenerují následující doklady:
Interní doklad – obsahuje položky:
Mzda – položky pro jednotlivé zaměstnance mají název ve tvaru Mzda měsíc/rok a částku ve výši hrubé (základní) mzdy.
Jiné nezdanitelné příjmy – pro každého zaměstnance s těmito příjmy vznikne jedna položka označená Jiné nezdanitelné příjmy měsíc/rok.
Náhrady za nemoc – refundované – položka se zavede pouze v případě, že náhrada za nemoc není nulová. Cenu tvoří 1/2 náhrady za všechny nemoci zaměstnance v uzavřeném měsíci.
Závazkové doklady pro zaměstnance – každý obsahuje jedinou položku s vyúčtováním, tedy čistou mzdou zaměstnance.
Závazkové doklady pro zdravotní pojišťovny – ke každé zdravotní pojišťovně, zavedené ve zpracovávaném měsíci do mezd, se vygeneruje jeden doklad s těmito položkami:
Zdravotní pojištění za zaměstnance – každý zaměstnanec má vlastní položku, název je ve tvaru ZP za zaměstnance + číselný kód pojišťovny + měsíc/rok (např. ZP za zaměstnance 111 05/2009).
Zdravotní pojištění (ZP) za zaměstnavatele – opět pro každého zaměstnance zvláštní položka, název ZP za zaměstnavatele + číselný kód pojišťovny + měsíc/rok.
Závazkový/pohledávkový doklad pro správu sociálního zabezpečení – jediný doklad s položkami:
Sociální pojištění (SP) za zaměstnance – účtuje se pro zaměstnance individuálně s názvem SP za zaměstnance měsíc/rok.
Sociální pojištění (SP) za zaměstnavatele – také pro každého zaměstnance zvlášť, název položky je SP za zaměstnavatele měsíc/rok.
Náhrady za nemoc – nerefundované – druhá polovina náhrad za nemoc, položka má zápornou hodnotu.
Závazkový/pohledávkový doklad pro finanční úřad – opět jediný doklad:
Daň – položky jednotlivých zaměstnanců jsou shodně označené jako Daň z příjmu měsíc/rok a přeberou se do nich částky daně z příjmu z karty mzdy včetně daňového bonusu.
Přeplatek DPFO – ze mzdy se přebírá hodnota přeplatku DPFO.
Závazkové doklady pro srážky ze mzdy – vygeneruje se tolik dokladů, kolik se ve mzdách všech zaměstnanců vyskytlo srážek.
Závazkové doklady pro pojišťovny – doklady se generují pro každou pojistku zvlášť, a to pro:
Penzijní a životní pojištění zaměstnanců – doklady obsahují jedinou položku.
Zákonné pojištění – doklad se generuje pouze při uzavírání čtvrtletí (tzn. mzdy za měsíce březen, červen, září, prosinec). Pojistka se součtuje na jednotlivé položky pro zaměstnance se stejnými kontrolingovými proměnnými, pokud tedy nesledujete vnitrofirmní kontroling, doklad obsahuje jen jedinou položku.
Závazkový/pohledávkový doklad pro důchodové spoření – doklad se generuje v případě, kdy má alespoň jeden zaměstnanec nenulovou hodnotu pojistného na důchodové spoření. Obsahuje položky:
Pojištění na důchodové spoření – položky vzniknou pro každého zaměstnance, zaúčtování je obdobné jako pro zálohovou daň.