Pro demonstraci nastavení automatického párování úhrad a výpisů plateb jsme připravili dvě instruktážní videa. V prvním videu názorně ukážeme nastavení skupiny bankovních výpisů tak, aby se párování maximálně zautomatizovalo i v případech, kdy nejsou párovací znaky zcela jednoznačné. Druhé video přináší návod na dodatečné párování výpisů plateb a běžných úhrad v případech, kdy je z nějakého důvodu nebylo možné s doklady spárovat hned napoprvé.
Podmínkou pro hromadné párování úhrad na pohledávky/závazky je shoda všech párovacích údajů zvolených v Nastavení skupiny bankovních výpisů. Párovacím údajem může být variabilní symbol, jméno firmy, specifický symbolu nebo částka, a to v libovolném pořadí důležitosti. Podrobný popis nastavení uvádíme níže. Doklady, které nesplňují tyto podmínky, nemohou být hromadně párované, je ale možné párovat je ručně.
Akce párování se uskuteční po stisku tlačítka Párovat úhrady pro doklad pod kurzorem nebo pro všechny označené doklady.
Do zpracování nevstupují:
Hradící doklady smazané, stornované nebo stornující, dále doklady s položkami, vystavené v cizí měně, doklady uzamčené, ať již samostatně nebo v rámci období, a doklady se zápornou částkou (např. storno pohybu provedené bankou).
Hrazené doklady smazané, stornované nebo stornující a doklady v cizí měně.
Kreditní platby (příjmy) se párují na pohledávky, a to v pořadí: faktury vydané, pohledávkové doklady, dobropisy faktur přijatých, dobropisy závazkových dokladů.
Debetní platby (výdaje) se párují na závazky, a to v pořadí: faktury přijaté, závazkové doklady, dobropisy faktur vydaných, dobropisy pohledávkových dokladů.
Jestliže při spuštění výpisu protokolu nebo vlastního párování není specifikovaný soubor, do kterého se má protokol ukládat, program zobrazí dialogové okno, v němž určíte adresu souboru. Jestliže zadaný název souboru již existuje, program se zeptá, zda má protokol připsat na konec existujícího souboru, nebo zda má starý soubor přepsat novými hodnotami.
Párování si můžete vyzkoušet jak dopředu, tak i zpětně funkcí Testovat párování, která je variantou tlačítka Párovat úhrady. Při testu ke skutečnému párování nedochází.
Konfigurace párování úhrad
Výběr a pořadí párovacích údajů včetně možnosti přehrazení či částečných úhrad lze zadat pro každou skupinu bankovních výpisů individuálně na kartě Nastavení skupiny. V záložce Konfigurace párování úhrad jsou dostupné volby:
Přehrazení hrazeného dokladu – roletová nabídka obsahuje tři možnosti:
Nepovolit přehrazení – spáruje se pouze doklad, jehož částka k úhradě je stejná, ev. menší (máte-li povolené částečné úhrady).
Povolit přehrazení bez limitu – v tomto případě může být částka na dokladu nižší než je částka úhrady.
Povolit přehrazení do limitu – úhrada se může navýšit jen o částku zadanou v poli Povolit přehrazení hrazeného dokladu maximálně o.
Povolit přehrazení hrazeného dokladu maximálně o – určíte maximální rozdíl, o který se může navýšit uhrazená částka oproti celkové částce zadané na spárované pohledávce/závazku. Při překročení zadané částky nedojde ke spárování, ošetříte tak tedy přehrazení dokladu např. u duplicitních úhrad o více než zadanou částku.
Povolit přehrazení i v případě, že je doklad plně uhrazen – zatrhnete-li pole, program bude nabízet ke spárování i doklady, u kterých eviduje plnou úhradu.
Způsob vyhodnocování shody při párování úhrad – v této části máte možnost nastavit výběr a pořadí párovacích znaků. V nabídce je Variabilní symbol, Částka, Specifický symbol a Firma. Šipkami na pravé straně můžete změnit jejich pořadí tak, aby vyhovovalo vašim potřebám. V roletové nabídce u každého znaku pak zvolíte, jak má program postupovat v případě, kdy danému znaku na úhradě vyhovuje více hrazených dokladů:
Nepárovat – zadejte u znaků, které pro párování nechcete používat. Položky s touto volbou musí být na konci seznamu.
Nejstarší – v případě shody program platbu spáruje s dokladem, který má nejnižší datum vystavení. Další párovací znak se již nebude brát v úvahu.
Nejnovější – v tomto případě volba padne naopak na nejnovější doklad.
Podle dalšího údaje – zvolte tehdy, chcete-li pro volbu hrazeného dokladu použít další párovací znak v pořadí.
V případě načítání bankovních výpisů z homebankingu je partner identifikován pomocí proměnné Protiúčet (bankovní účet a kód banky partnera).
Automaticky párovat částečné úhrady – pole je přístupné jen tehdy, pokud k párování používáte znak Částka. Program po jeho zatržení zařadí do výběru i doklady vystavené na vyšší částku, než jaká je na úhradě. Pokud máte současně povolené přehrazení dokladu, může se jednat také o nižší částku.
Dále si na kartě Nastavení bankovních výpisů můžete v záložce Párování úhrad nastavit rozsah hrazených dokladů, které chcete za určitých podmínek v průběhu párování zobrazovat.
Párování úhrad provedených platební kartou
Dodatečné párování úhrad načtených do Money ERP funkcí Import výpisu plateb má následující omezení:
Na straně výpisu nelze dodatečně zvolit párovací symbol. Jeho hodnotu totiž Money ERP načetlo na položku Bankovního výpisu do pole Párovací symbol na základě nastavení pole Údaj ve výpisu v Konfiguraci výpisu plateb tak, jak bylo zadáno ve chvíli importu výpisu.
Ze stejného důvodu není možné použít různé způsoby párování úhrad podle identifikace Čísla obchodníka. V těchto případech se k párování použije vždy nastavení původního záznam u, který nemá číslo obchodníka přidělené.