Funkce je určená pro agendy, které zaúčtovávají větší množství úhrad provedených platebními kartami – typicky internetové obchody nebo prodejny s pokladním systémem, který do Money ERP generuje doklady (např. Prodejna SQL). Většina bank totiž uvádí na položce bankovního výpisu celkový součet všech plateb kartou za určité období (většinou jeden kalendářní den) a k tomu dodává v příloze rozpis jednotlivých plateb s uvedenou částkou a identifikačním kódem transakce. Každá banka však používá jiný formát souborů a jiné identifikační kódy a v řadě případů tak na rozpisu plateb chybí informace potřebné pro spárování platby s položkou bankovního výpisu, případně jsou připsané částky již ponížené o poplatky za bankovní transakci.
Generování párovacích údajů při účtování plateb probíhá v Money ERP následujícím způsobem:
Prodejna SQL – platební terminál generuje pro každou platbu kartou identifikační kód transakce. Prodejna SQL jej přebírá a při uzávěrce pokladny se do Money ERP generuje Prodejka vydaná, která obsahuje informace o použitých platidlech a kód transakce. Při zaúčtování prodejek v Money ERP se pro platby Platidly typu Pohledávka (což je případ platebních karet) generují Pohledávkové doklady. Pokud si přitom vyberete možnost vytvořit ke každé prodejce zvláštní doklad, přenese se do něj kód transakce z prodejky jako Variabilní symbol.
Internetový obchod – obdobně se při platbě kartou v elektronickém obchodu přenáší identifikační kód transakce do dokladů, které se generují při importu z elektronického obchodu (Objednávka přijatá, Zálohová faktura vydaná). Při přebírání se tento identifikační kód dostane jako Variabilní symbol do dalších dokladů, např. Faktury vydané.
Jestliže banka uvede souhrnnou sumu za platby kartami v jedné položce bankovního výpisu, nedojde při načtení výpisu přes Homebanking k automatické úhradě souvisejících dokladů v Money ERP, protože variabilní symbol a částka z položky bankovního výpisu nesouhlasí s údaji uvedenými na hrazených dokladech. V takovém případě je potřeba po zavedení bankovního výpisu do Money ERP následně načíst také soubor s výpisem úhrad platebními kartami pomocí tlačítka Import výpisu plateb. Money ERP jednotlivé platby spáruje s hrazenými doklady a vzhledem k tomu, že souhrnná částka již byla do systému jako úhrada jednou zavedena, vygeneruje korekční příjmovou položku v záporné výši tak, aby se stav bankovního účtu srovnal. Výpis úhrad se do seznamu Bankovních výpisů uloží jako samostatná položka.
Import uskutečníte pomocí Průvodce, ve kterém je třeba nastavit následující údaje:
Nastavení importu
Konfigurace výpisu plateb – vzhledem k tomu, že funkčnost importu a párování se odvíjí od typu výpisu, který daná banka používá, je nezbytně nutné nejprve vytvořit nastavení pro konkrétní banku v seznamu Konfigurací výpisů plateb. Řadu zde nastavených údajů pak Money ERP přenese do průvodce automaticky. Pokud je nezadáte zde, přebere je z Nastavení skupiny bankovních výpisů.
Skupina bankovních výpisů – v Nastavení skupiny zadejte podrobnosti zaúčtování.
Zobrazit karty vytvořených výpisů – po každém načtení výpisu se zobrazí jeho editační formulář – záznam pak můžete uložit, nebo se dá formulář ukončit bez uložení. Pokud pole nezatrhnete, import proběhne dávkově bez dalších dotazů.
Spárovat výpisy plateb kartami s pohledávkami a automaticky tvořit úhrady – vzhledem k rozdílům mezi bankovními výpisy jednotlivých bank se automatické párování úhrad dá nastavit výhradně v Konfiguraci výpisů plateb. Pokud pole nezatrhnete, budete muset párování uskutečnit ručně nebo funkcí Párovat úhrady, kde je však (vzhledem k automatickému načítání párovacích symbolů v průběhu importu) omezený výběr použitých párovacích symbolů.
TIP: Názorný návod na dodatečné párování výpisů plateb kreditní kartou najdete na instruktážním videu.
Výběr tiskové sestavy – jestliže v průvodci zvolíte i tisk bankovních výpisů (volba Výpis zaúčtovat a vytisknout), je třeba vybrat konkrétní sestavu, kterou chcete tisknout.
Výběr souboru
Adresář výpisů plateb – doplní se podle nastavení na kartě Konfigurace výpisu plateb, v případě potřeby můžete tento adresář změnit. Jedná se o místo, kam ukládáte načtené výpisy – Money ERP zde zobrazí pouze soubory, které vyhovují masce zadané v konfiguraci.
Výběr souborů – po stisku tlačítka můžete výpisy postupně vyhledat i v jiných adresářích. Všechny vybrané soubory se zařadí do přehledu nalezených souborů.
Po importu přesunout/přejmenovat vstupní soubor – importovaný soubor si po zpracování můžete uložit pod jiným jménem, případně i do jiného adresáře. Cestu k němu zadejte v poli Adresář archivního souboru.
Přípona archivního souboru – pokud chcete archivované soubory přejmenovat, zapište do pole příponu, která se přidá k původnímu názvu. Původní název je přitom vyjádřený zástupným znakem „*.“ (hvězdička, tečka).
Pokud zadáte Adresář archivního souboru např. C:\Archiv a pole Přípona archivního souboru nedoplníte, soubory se pouze přesunou do nového úložiště a jejich jméno se nezmění. Jestliže naopak nedoplníte Adresář archivního souboru a do pole Přípona archivního souboru zapíšete např. *.zal, soubory zůstanou v původním úložišti a na konec názvu každého z nich se doplní přípona „zal“. Obě možnosti se dají kombinovat.
Nalezené soubory – v seznamu vidíte všechny dosud neimportované soubory, které vyhovují zadání v konfiguraci. Zatržením vyberete ty, které chcete zařadit do zpracování.
Pouze vybrané účty – ve vedlejším okně se z nalezených souborů, které jsou vybrané ke zpracování (mají zatržené pole) vypíšou čísla účtů. Volitelně lze provést individuální výběr, nebo je můžete importovat všechny.