Zrychlené zadávání dokladů

Pomůcky / Zrychlené zadávání dokladů

<< Klikněte pro zobrazení obsahu >>

Navigace:  Pomůcky >

Zrychlené zadávání dokladů

Pomůcky / Zrychlené zadávání dokladů

Odkaz_jinam Doklad

Odkaz_jinam Čárové a QR kódy

Funkce Zrychlené zadávání dokladů je nástroj, který může výrazně urychlit hromadnou tvorbu jakýchkoliv dokladů z celé palety programu vč. inventurních. Zjednodušená tvorba dokladů má však jistá omezení (např. na jednom dokladu se dají vytvářet jen položky stejného typu) a také řadu údajů nevidíte. Z těchto skutečností vyplývá, že zjednodušená tvorba předpokládá zvlášť pečlivé Nastavení skupin a seznamů a jistou obeznámenost uživatele s chodem programu – proto tuto funkci doporučujeme pouze zkušenějším uživatelům. Pokud však už program dobře znáte, orientujete se v něm a jste si jistí, že máte všechny seznamy dobře konfigurované, jistě oceníte rychlost, s jakou je možné doklady vystavit.

Na kartě Rychlého zadání dokladu naleznete následující tlačítka a položky:

Sipka_velka Vytvořit doklad – tlačítkem uložíte doklad v podobě, jaká je na kartě právě zadaná.

Sipka_velka Zpět – okno uzavřete bez vytvoření dalšího dokladu.

Sipka_velka Odstranit všechny položky – vymažete položky na rozpracovaném dokladu a můžete tak editovat nový doklad.

Sipka_velka Čárové kódy – máte-li k počítači, na kterém provozujete Money ERP, připojenou Čtečku čárových kódů, můžete položky dokladu vytvořit pouhým snímáním kódů. Program při takové tvorbě položek respektuje jednotku, která je kódu přiřazená.


Priklad Příkladem může být nápoj prodávaný v pet lahvích. Zde stačí vytvořit kartu Položky katalogu pro jednu láhev nápoje a v záložce Jednotky přidat logistickou jednotku pro balení, které obsahuje 6 ks hlavní jednotky. Pokud takovému balení zadáte vlastní čárový kód, jeho přečtením se na kartu Zrychleného zadávání dokladů vloží automaticky 6 ks nápoje. Více se dočtete v kapitole Čárové a QR kódy.


Sipka_velka Vytvářený doklad – v prvním poli vyberete druh dokladu, který chcete vytvořit, a tedy i seznam, do něhož se nový doklad zařadí.

Sipka_velka Cílová skupina dokladu – na výběru skupiny závisí celá řada nastavení, která jsou nezbytná pro správné uložení a zaúčtování dokladu (číselná řada, zaokrouhlení, předkontace atd.) vč. zařazení do evidence EET. Program vždy automaticky vybere skupinu Nezařazeno, pokud si ale pomocí tlačítka IK_Tri_tecky zvolíte jinou skupinu, bude si ji v daném seznamu pamatovat a příště ji nabídne automaticky. Nastavení vybrané skupiny si můžete ověřit a upravit prostřednictvím tlačítka IK_Otevrit_kartu.

Sipka_velka Variabilní symbol – lze zapsat až 20 libovolných znaků. Z pohledu dalšího zpracovávání bankovních výpisů pomocí Homebankingu, však doporučujeme do kolonky zadat maximálně 10 číslic bez mezer či jiných znaků.

Sipka_velka Datum vystavení / splatnosti / plnění DPH / skladového pohybu – výchozím datem je pracovní datum programu, konfigurace ostatních dat závisí na typu dokladu a Nastavení skupiny. Podle typu dokladu mohou být některá z dat přístupná, neboť se u vybraného druhu dokladu nezadávají (např. Datum plnění DPH nemá smysl u zálohových faktur).

Sipka_velka Zobrazit výslednou kartu dokladu – po potvrzení zadaných parametrů si můžete zobrazit kartu dokladu ke kontrole a případně ji dále upravit nebo dokonce zrušit – doklad se v tomto případě do seznamu zařadí teprve po stisku tlačítka OK na kartě dokladu (tlačítkem Zpět jej smažete). Pokud pole Zobrazit výslednou kartu dokladu nezatrhnete, program do příslušného seznamu zařadí doklad automaticky, pouze vás upozorní na případné nedostatky (chybějící adresa apod.) a oznámí vám číslo nového dokladu. Jsou-li však nedostatky na dokladu natolik závažné, že znemožňují jeho uložení (chybí předkontace apod.), program i v tomto případě nabídne zobrazení karty dokladu a provedení manuálních úprav.

Sipka_velka Typ dokladuNeurčený, Příjem a Výdej. Typ je většinou pevně daný druhem dokladu a pole je tedy nepřístupné. Zvolit Příjem nebo Výdej můžete pouze u skladových a pokladních dokladů.

Sipka_velka Typ zadání – určuje druh položek dokladu, tedy množství a charakter údajů, které na položkách chcete konfigurovat:

Sipka_malaSkladové – položky dokladu povinně vybíráte ze seznamu Položek katalogu. Program přitom dosadí cenu podle nastavení na kartě Firmy vybraného partnera a není-li zde uvedená, pak z Výchozího ceníku agendy (u odběratelských dokladů) nebo podle poslední nákupní ceny (u dodavatelských dokladů). Skladové pohyby provede na Výchozím skladu agendy, podle zadání v Průvodci nastavením programu, nebo použije individuálního nastavení ceníku na kartě partnerské Firmy. Cenu lze libovolně upravit.

Sipka_malaNeskladové – položky můžete jakkoliv editovat včetně názvu a dají se vybrat i ze seznamu Typů účetních položek.

Sipka_malaSe zaúčtováním – na položkách lze individuálně editovat zaúčtování. Položky se dají vybrat z katalogu, nebo zadat individuálně.

Sipka_malaS kontrolingem – každá položka může mít nastavené vlastní Středisko, Zakázku nebo Činnost.

Poznamka Typ zadání platí jednotně pro všechny položky na dokladu. Pokud však aktivujete pole Zobrazit výslednou kartu dokladu, na kartě dokladu pak můžete dodatečně udělat úpravy a například si tak přidat položku jiného typu nebo si u již zadané položky některé údaje upravit.

Sipka_velka – znáte-li IČ firmy, kterou máte uloženou v Adresáři, stačí zapsat několik prvních číslic a program již nabídne všechny adresní karty, jež zadaným znakům vyhovují. Poklepáním pak vybranou adresu dosadíte do pole Firma. Pokud firmu v adresáři nemáte a znáte její IČ, stačí jej zapsat do pole, program se spojí se systémem ARES a nabídne vám pro příslušnou firmu vytvoření adresní karty. Neznáte-li IČ,  můžete klepnout myší na hyperlinkový odkaz na názvu kolonky, program se připojí do vyhledávacího režimu služby ARES, kde si firmu najdete. Pak stačí její IČ překopírovat do pole a pokračovat podle dříve uvedeného postupu. Režim připojení k systému ARES určíte v Průvodci nastavením programu.

V souvislosti s kontrolami nastavenými pro ověřování firem v registrech plátců DPH a insolvenčním rejstříku, které konfigurujete v Průvodci nastavením programu, se na kartě mohou objevit ikonky IK_DPH a IK_INSL, které svou barvou indikují stav příslušného subjektu, jehož IČ je na doklad doplněné. Pokud nad ikonky najedete myší, objeví se popis s podrobnějšími informacemi. Více se dočtete zde.

Sipka_velka Firma – již zavedeného partnera můžete vyhledat v Adresáři. Jeho adresní údaje si ověříte pomocí tlačítka IK_Otevrit_kartu, které otevře příslušnou adresní kartu a umožní ji editovat (opravené údaje se uloží i do adresáře).

Pozor Vzhledem k tomu, že v adresáři může mít partner nastavené individuální obchodní podmínky, je adresu nutné vybrat dříve, než začnete vytvářet první položky.

Sipka_velka Středisko / Zakázka / Činnost – kontrolingové údaje jsou platné pro všechny položky dokladu, které nemají definovaný vlastní kontroling. Pokud vytváříte doklad pro položky S kontrolingem, údaje se přiřadí jen k položkám, které nemají vlastní konfiguraci.

Sipka_velka Položky dokladu – na kartě je vždy uvedený řádek pro zadání první položky. V prvním sloupci je označený hvězdičkou, která označuje položku bez údajů (nezařadí se na doklad). Veškeré údaje k položce zapisujete přímo na řádku, kde umístíte kurzor do příslušné buňky a údaj buď vyberete z roletové nabídky nebo seznamu (v tomto případě lze kartu v seznamu i upravit), nebo napíšete na klávesnici. Vyplnění většiny polí vám zřejmě nebude dělat žádné potíže, proto uvádíme jen:

Sipka_malaNázev položky – položku pomocí tlačítka IK_Tri_tecky vyberete z příslušného seznamu podle Typu zadání.

Sipka_malaSklad – u skladových položek můžete vybrat konkrétní sklad, ze kterého chcete zboží vydat.

Sipka_malaStav zásoby – pole podává informaci o množství na vybraném výdejním skladu.

Sipka_malaMnožství – je vždy vyjádřené v hlavní jednotce Položky katalogu. Můžete zapsat číselnou hodnotu, nebo použít tlačítko + k vyvolání jednoduché kalkulačky. Výsledek výpočtu se ihned zobrazí v kolonce.

Sipka_malaCeník – cenu položky můžete určit výběrem konkrétního ceníku.

Sipka_malaJednotková cena – zadává se s přesností až na čtyři desetinná čísla.

Sipka_malaTyp ceny – program přebere z Položky ceníku.

Sipka_malaSazba – pokud je na položce ceníku zatržené pole Vlastní druh sazby DPH, přebere se hodnota nastavení na položce ceníku. Není-li pole aktivované, program sazbu převezme ze zdrojové Položky katalogu.

Sipka_malaCelková cena s DPH – nelze editovat, program ji vypočítá z množství, jednotkové ceny a sazby DPH.

Sipka_velka Celková cena dokladu – pod seznamem položek vidíte součet příslušných hodnot a můžete také zvolit měnu dokladu.