V případě, kdy vás subjekt osobních údajů požádá o jejich výmaz, měli byste si ověřit, zda neexistuje jiný právní titul, proč se mají jeho osobní údaje dál evidovat (například zákonný, smluvní nebo oprávněný zájem). Pokud takový jiný právní titul existuje, musíte subjekt údajů o tomto stavu věci informovat a současně zaznamenat, že jste jej informovali. V případě oprávněného zájmu musíte také provést hodnocení, zda nad oprávněným zájem nepřevyšují práva subjektu údajů. Pokud však žádný důvod, proč by měly být údaje o subjektu dále evidovány, neexistuje, máte za povinnost data ze systému odstranit.
K tomuto účelu v Money ERP slouží nástroj anonymizace. Osobní údaje subjektu jsou touto funkcí nahrazeny neutrálními znaky jak ve zdrojové adresní kartě, tak i ve všech souvisejících místech programu, jako jsou doklady, další karty, přehledy apod. Pozor však, jedná se o nevratný proces a anonymizované údaje již zpětně nedokážete do systému vrátit. Z tohoto důvodu doporučujeme před spuštěním anonymizace zálohovat data agendy a tuto zálohu si uschovat.
V záhlaví karty můžete použít následující volby:
Firma/Osoba – v roletové nabídce si vyberte, zda chcete anonymizovat kartu Firmy nebo Osoby.
Konfigurace – po stisku tlačítka zadejte texty, kterými chcete v Money ERP nahradit anonymizované údaje:
Texty – zadaný řetězec znaků (např. anonym, XY apod.) pak nahradí název a adresu firmy či osoby, její IČ, DIČ, spojení, specifický a variabilní symbol apod.
Specifický a variabilní symbol se v tomto případě nahradí pouze v adresní kartě, na dříve vytvořených dokladech symboly zůstanou beze změny.
Číselné hodnoty – číslo (např. 0,000000) se na adresní kartě dosadí například do splatnosti pohledávek a závazků.
Logické hodnoty – zatržením zvolíte jednu z hodnot ano/ne, která bude platit pro všechna anonymizovaná zatrhávací pole (např. nastavení splatnosti dokladů na adresní kartě).
Datum a čas – můžete zapsat konkrétní datum nebo hodnotu „nezadáno“.
Umístění souborů – zvolte složku, do které se budou ukládat protokoly o anonymizaci.
Vyhledání subjektu – máte dvě možnosti, jak subjekt určený k anonymizaci vyhledat:
Vyhledání s vazbou – v tomto případě program současně s adresní kartou anonymizuje také všechny osobní záznamy subjektu v těch místech programu, do kterých byl subjekt vložený s vazbou na zdrojový adresní seznam – tedy výběrem ze seznamu Firem nebo Osob (typickým příkladem jsou adresní údaje odběratele načtené na kartu dokladu při výběru firmy v poli Název firmy). Anonymizace proběhle i na místech, kde jste původně načtený text v poli dodatečně upravili. Naopak se však neanonymizují osobní údaje v dokladech, kde text sice odpovídá textu v příslušném poli anonymizované firmy nebo osoby, ale vazba na zdrojovou kartu chybí. Záznam s vazbou poznáte tak, že je vedle pole přístupné tlačítko Otevřít kartu záznamu 
a po jeho stisku se zobrazí zdrojová adresní karta.
Vyhledání bez vazby – tato volba je určená pro situace, kdy máte v Money ERP uložené doklady bez vazby na adresář (což je postup, který zásadně nedoporučujeme). Pro anonymizaci musíte v tomto případě zadat maximum údajů, podle kterých se má subjekt vyhledat – je třeba zajistit, aby nedošlo k nežádoucí anonymizaci jiného subjektu s podobným jménem. Anonymizace se v dokladech bez vazby provádí vždy zvlášť pro každý z anonymizovaných oddílů (Firma, Bankovní spojení, Osoba a Spojení), takže pokud zadáte např. vyhledávání podle Bankovního spojení, budou na příslušném dokladu anonymizovány pouze uvedené bankovní údaje, nikoliv však již adresní údaje, název firmy nebo její spojení. Vyhledávání je optimalizováno tak, že ignoruje mezery, diakritiku, interpunkci i pořadí jednotlivých slov.
Pro anonymizaci jsou v tomto případě nabídnuty záznamy obsahující zadaný text, ale vždy jen takové, které nemají žádnou vazbu na zdrojový seznam Firem nebo Osob. Pokud tedy doklad obsahuje firmu s názvem, který jste zadali pro vyhledání bez vazby, ale tato firma byla do dokladu vložena výběrem z adresáře a vazba nebyla zrušena, pak takový doklad nebude k anonymizaci bez vazby nabídnut a můžete jej anonymizovat pouze volbou Vyhledání s vazbou.
Po vyhledání subjektu se v dolní části karty zobrazí všechny záznamy, ve kterých se subjekt vyskytuje. Pro lepší přehlednost jsou na levé straně v navigátoru zvýrazněné ty položky, které obsahují nějaké záznamy příslušného subjektu, a v závorce je u nich uvedený počet záznamů – první číslice znamená celkový počet, druhá množství nesmazaných. V pravé straně okna si pak tyto záznamy můžete otevřít a prohlédnout.
Protokol – po ukončení anonymizace si touto volbou otevřete přehled záznamů, ve kterých byly osobní údaje nahrazené zadanými znaky. Program vám přímo z karty navíc umožní protokol hned uložit i do jiné složky, než jaká je zadaná v konfiguraci. Protokoly si dobře uschovejte pro případ, že byste někdy v budoucnosti potřebovali anonymizovanou firmu zpětně identifikovat.
Anonymizace – tlačítkem spustíte průběh anonymizace podle zadaných pravidel. Vzhledem k tomu, že jde o nevratný proces, dobře si před tím zkontrolujte nastavení konfigurace.
Pravidla anonymizace
Anonymizace se týká osobních údajů firmy nebo osoby a projeví se nejen na adresní kartě, ale i na kartách dokladů vystavených pro anonymizovaný subjekt. Účetní údaje na dokladech samozřejmě zůstanou zachovány.
Spolu s Firmou se anonymizují také jí přiřazené Osoby a veškerá Spojení a Bankovní spojení.
Spolu s Osobou se anonymizuje její Spojení, avšak již ne Firma, ke které patří.
Anonymizace neplatí pro údaje uvedené v polích PSČ a Stát – tento fakt můžete využít při obecném statistickém vyhodnocování prodeje.
Vazby mezi poli a anonymizovanými objekty zůstávají zachovány a vždy se anonymizují jen konkrétní texty uvedené v polích. V praxi to znamená, že například z karty dokladu dokážete otevřít anonymizovanou kartu firmy. Všechny osobní údaje na firmě jsou samozřejmě také nahrazené neutrálními znaky.
S ohledem na legislativní požadavky, které ukládají 30letou lhůtu pro uchování mzdových údajů, se neanonymizují údaje v modulech Personalistika a Mzdy.