Rozpočet umožňuje definovat podrobnější členění obsahu zakázky na jednotlivé položky, u kterých můžete sledovat plánované a skutečné náklady a výnosy v domácí měně. Rozpočty jsou dvojího typu:
Účetní rozpočet – je strukturovaný přímo podle Kategorií účtů.
Obchodní rozpočet – položky zakázky sledujete buď podle Druhů položek katalogu, nebo podle skupiny Katalogu.
K jedné zakázce si můžete sestavit libovolné množství rozpočtů a porovnávat je mezi sebou. Pokud chcete například zjistit poměr plánovaných a skutečných nákladů zvlášť u materiálu, zvlášť u služeb a zvlášť třeba u finálních výrobků, pro každou jmenovanou součást zakázky si vytvoříte zvláštní rozpočet s položkami, v nichž vymezíte okruh účtů nebo položek katalogu, které potřebujete sledovat. Pak již jen stačí sestavit vhodnou Konfiguraci aktualizace a v definovat doklady, aktivity nebo účty, které chcete do sledování zahrnout.
Nad seznamem můžete použít tlačítka následujících funkcí:
Aktualizovat – všechny označené rozpočty se po stisku tlačítka zaktualizují na základě Konfigurace zadané na jejich kartách a momentálně platného stavu příslušné zakázky. Aktualizaci pro více rozpočtů a zakázek současně můžete spustit ze seznamu Aktualizace zakázek.
Aktualizovat výběrem – tato funkce je určená k selektivnímu výběru dokladů a účetních zápisů, které mají do rozpočtu vstoupit. Po výběru Konfigurace si musíte vybrat, zda chcete aktualizované hodnoty přičíst ke stávajícímu stavu, nebo zda chcete stavy zcela přepočítat na základě vybraných vstupních údajů. Poté potvrďte průvodce tlačítkem Dokončit a program následně zobrazí přehled dokladů, které mohou do aktualizace rozpočtu vstoupit. Pak již jen stačí v některé ze záložek označit položky, které opravdu chcete do aktualizace zahrnout, a aktualizaci potvrdit tlačítkem OK.
Připsat k existující hodnotě – údaje z označených dokladů program připočte k částkám, které jsou již do rozpočtu zahrnuté. Vymažou se pouze záznamy, které při předchozích aktualizacích vznikly z dokladů či účetních zápisů, jež jsou předmětem právě zadávané aktualizace (tedy data, která by se aktualizací duplikovala).
Přepsat existující hodnotu – označené vstupní údaje zcela nahradí ty, které do rozpočtu vstoupily při předchozích aktualizacích.
Přenést do zakázky – hodnoty plánovaných výnosů a nákladů se dají převzít z rozpočtu do Zakázky. Označíte-li více rozpočtů, jejich hodnoty se v rámci stejné zakázky sečtou. Funkci využijete zejména v případě, kdy pro tvorbu podrobného rozpočtu používáte jiný specializovaný program a plánované výnosy a náklady do Money ERP vůbec nezavádíte.
Detaily – v náhledu detailů k seznamu si můžete jak pro celý rozpočet, tak i pro jeho jednotlivé položky zobrazit interaktivní tabulku Rozpad rozpočtu.
Rozpočet zakázky
Zakázka – údaj je nepovinný. Můžete si vytvořit vzorové rozpočty, které budete kopírovat a teprve až kopie přidělíte jednotlivým zakázkám.
Typ rozpočtu – jak jsme již uvedli výše, karta zakázky se liší podle toho, zda sestavujete účetní, nebo obchodní rozpočet. Výběr v tomto poli je rozhodující pro okruh položek, které vstoupí rozpočtu.
Po uložení první položky nejde typ rozpočtu změnit.
Konfigurace aktualizace rozpočtu – pro rozpočet můžete použít stejnou Konfiguraci aktualizace, jakou máte vytvořenou pro aktualizaci příslušné zakázky, ale také si podle potřeby můžete sestavit zcela jinou.
Aktualizovat rozpočet v případě aktualizace zakázky – zatrhnete-li pole, program bude rozpočet aktualizovat zcela automaticky spolu se zakázkou, v opačném případě musíte aktualizaci rozpočtu spouštět individuálně. Program při výběru konfigurace aktualizace postupuje následujícím způsobem: pokud má rozpočet na kartě určenou konkrétní konfiguraci, program ji použije jako první volbu; jestliže ji zde nenajde, použije konfiguraci aktualizace uloženou na kartě související zakázky; pokud není ani zde, aktualizace proběhne podle konfigurace vybrané při spuštění aktualizace. Nenajde-li program konfiguraci na žádném z uvedených míst, k aktualizaci rozpočtu vůbec nedojde. Při Aktualizaci výběrem je chování programu poněkud odlišné: pokud při aktualizaci použijete konfiguraci shodnou s konfigurací zadanou na kartě Zakázky, má vždy přednost konfigurace nastavená na kartě Rozpočtu. Zvolíte-li ale při aktualizaci jinou konfiguraci, program bere vaši volbu jako prioritní a aktualizaci rozpočtu uskuteční podle konfigurace zadané na kartě Aktualizace výběrem.
Výnosy a náklady – v této části vidíte hodnoty, které program vypočítal při aktualizaci rozpočtu. Plánované výnosy a náklady můžete zadat ručně buď přímo v příslušných polích (pak jsou pole v hlavičce nepřístupná a zobrazují součty příslušných hodnot uvedených na položkách), nebo na kartách jednotlivých položek. Takto zadané hodnoty lze přenést do zakázky – tuto možnost využijete zejména ve vzorových rozpočtech. Pokud však později použijete funkci Aktualizovat, ručně zadaná čísla se přepíší programem vypočtenými hodnotami.
Položky účetního rozpočtu
Tento typ položek můžete zadávat v případě, kdy na kartě vyberete v poli Typ rozpočtu možnost Účetní. Při jejich tvorbě využijete následující nástroje:
Typ položek – zde máte na výběr jen jedinou volbu, a to Kategorie účtů.
Automaticky vytvářet položky – pro účetní položky tato možnost není přístupná.
Přidat výběrem – tlačítkem otevřete seznam Kategorií účtů, ve kterém si pro všechny rozpočty definujete skupiny účtů Účtového rozvrhu vyhovující vašim potřebám – přitom máte možnost buď pomocí libovolného filtru vybrat určitý okruh účtů, nebo přímo vyjmenovat konkrétní účty. Po výběru kategorie program do seznamu v rozpočtu automaticky vloží kartu Účetní položky rozpočtu, na které po aktualizaci rozpočtu najdete podrobný rozpis výnosů a nákladů zadané kategorie účtů.
Přidat – pro plánované náklady a výnosy můžete kartu účetní položky rozpočtu přidat do seznamu také ručně. Takto zadané hodnoty se přičítají do plánovaných nákladů a výnosů celého rozpočtu. V takovém případě se samozřejmě nevytvoří žádná vazba k účtům a po aktualizaci rozpočtu se hodnoty přepíší programem vypočtenými částkami.
Položky obchodního rozpočtu
Tento typ položek zadáváte tehdy, když na kartě rozpočtu vyberete v poli Typ rozpočtu možnost Obchodní. Při jejich tvorbě využijete následující nástroje:
Typ položek – tato volba je rozhodující pro výběr okruhu dokladů, jejichž ceny budou vstupovat do Obchodní položky rozpočtu. Vybíráte ze dvou možností:
Druh položek katalogu – v tomto případě si po volbě Přidat položku výběrem zvolíte některý z Druhů položek katalogu. Do rozpočtu se pak započítají všechny položky dokladů obsahující Zásobu, jejíž skladové pohyby se účtují zadaným způsobem.
Skupina položek katalogu – po stisku tlačítka Přidat položku výběrem v tomto případě vybíráte pro zpracování celou skupinu položek Katalogu. Rozpočet pak bude přičítat částky z dokladů obsahujících zboží s vazbou na položky katalogu umístěné v této skupině.
Automaticky vytvářet položky – zatrhnete-li tuto volbu, při aktualizaci rozpočtu program automaticky vytvoří Obchodní položky rozpočtu pro všechny typy položek (tedy buď Druhy položek katalogu, nebo Skupiny položek katalogu), které obsahují doklady zahrnuté do aktualizace. Tyto položky již budou mít doplněné výnosy a náklady.
Přidat výběrem – podle volby v poli Typ položek tlačítkem otevřete buď seznam Druhů položek katalogu, nebo seznam Skupin položek katalogu a zde si vyberete okruh položek katalogu vyhovující vašim potřebám. Po výběru program do seznamu v rozpočtu automaticky vloží kartu Obchodní položky rozpočtu. Na ní pak po aktualizaci rozpočtu najdete podrobný rozpis výnosů a nákladů zadané kategorie zásob.
Přidat – pro plánované náklady a výnosy můžete kartu obchodní položky rozpočtu přidat do seznamu i ručně. Takto zadané hodnoty se přičítají do plánovaných nákladů a výnosů celého rozpočtu. V takovém případě se samozřejmě nevytvoří žádná vazba na katalog a po aktualizaci rozpočtu se hodnoty přepíší programem vypočtenými částkami.