Nastavení si otevřete tlačítkem Konfigurace odesílání e-mailu na kartě Smlouvy. Kvůli individualizaci textů platí nastavení vždy jen pro konkrétní smlouvu. Zprávy se budou odesílat na smlouvách, které mají zatržené pole Automaticky odeslat.
Odesílání e-mailů program uskuteční jen v případě, kdy je na kartě Smlouvy v záložce Generování dokladů zatržené pole Automaticky odeslat.
Typ e-mailové zprávy – pomocí Typu zprávy si musíte nastavit technické parametry odesílaných e-mailů. Bez této specifikace program zprávy neodešle.
Příjemce – ve třech záložkách máte možnost nastavit odesílání tří různých typů zpráv v rámci jediné akce.
Výběr vlastnosti objektu obsahujícího e-mail – z nabídky vyberte položku odpovídající adrese, na kterou chcete zprávu posílat – například Adresa konečného příjemce / E-mail. Program pak bude jako příjemce zprávy doplňovat adresu uvedenou na smlouvě ve vybraném poli.
Alternativní e-mail – zde můžete přímým zápisem zadat adresy, na které má být zpráva odeslána v případě, kde je výše uvedené pole prázdné či chybně doplněné.
Text předmětu – do předmětu e-mailu se dají pomocí tlačítka Vložit zástupný znak doplnit proměnné, jako je částka a měna faktury, jméno garanta, variabilní symbol aj.
Příloha – vlastní akce odesílání e-mailů se vztahuje vždy ke smlouvě, většinou však elektronickou cestou potřebujete odesílat doklady.
Sestava z navazujícího dokladu – navazujícím dokladem může být například faktura. Konkrétní typ dokladu si vyhledejte v poli Metoda nalezení.
Sestava do přílohy – po zatržení pole program vloží PDF s vybranou sestavou do přílohy e-mailu.
Design sestavy – v nabídce najdete všechny návrhy, které máte pro danou sestavu uložené v systému.
Text zprávy – stejně jako do předmětu zprávy, můžete i do vlastního textu zprávy Vložit zástupné znaky. Navíc se text dá formátovat – můžete si nastavit velikost a barvu písma, strukturovat odstavec, vložit obrázek, hyperlinkový odkaz atd.