Seznam smluv je základním uzlem modulu Smlouvy. Evidujete v něm všechny uzavřené smlouvy a s nimi související činnosti a doklady. Můžete si jej podle potřeby rozdělit na Skupiny (typicky smlouvy dodavatelské a odběratelské, v rámci podskupin dále členěné podle druhu činnosti). V Detailech najdete v jednotlivých záložkách Doklady, které již ke smlouvě byly vygenerované, Položky smlouvy, na jejichž základě se automaticky generuji faktury, v Připojených dokumentech vlastní znění smlouvy a také Historii všech změn.
Připojené dokumenty – k evidenci písemných smluv, platebních výměrů a dalších dokladů patřících ke smlouvě slouží standardní funkčnost Money ERP Připojené dokumenty. Jednotlivé dokumenty můžete ke smlouvě přidat pomocí tlačítka nad seznamem i přímo na kartě a jejich přehled pak najdete v Detailech pod seznamem.
Generovat doklady – tlačítkem spustíte tvorbu dokladů nad všemi smlouvami, které mají aktivní pole Schváleno a současně jejich Položky mají nastavené generování tak, že v rámci pracovního data Money ERP může být nový doklad vytvořen. Pokud program narazí na neschválený doklad, chybně nastavené zaúčtování aj., vypíše do protokolu číslo problematického dokladu i zdroj potíží.
Generování dokladů doporučujeme plně automatizovat prostřednictvím modulu CSW Automatic. Zajistíte si tak, že doklady se budou odesílat příjemcům v zadaných intervalech a za nastavených podmínek i v případě, kdy je vaše Money ERP vypnuté. Mějte však na paměti, že automatické generování dokladů se uskuteční jen pro schválené smlouvy.
Schválit – smlouvy mohou schvalovat pouze pracovníci uvedení v Nastavení smluv.
Aktualizace čerpání na smlouvu – čerpání se přepočítává automaticky při každém uložení dokladu. Pokud si nejste jisti, zda vše proběhlo korektně, volbou spustíte proces, při kterém program znovu projde všechny doklady k dané smlouvě a čerpání přepočítá.
Přepočítat částku smlouvy včetně dodatků – v Nastavení smluv si můžete volbou Nápočet dodatků smluv určit, zda má dodatek smlouvy (vedený v seznamu jako podřízená smlouva) původní smlouvu nahradit, či zda se mají částky podřízených smluv k původní smlouvě připočítávat. Obě funkčnosti program vykonává automaticky při každém uložení karty. Pokud si však nejste jisti tím, že nápočet všech dodatků k původní smlouvě proběhl korektně, tlačítko vám umožní provést nový přepočet.
Karta smlouvy
Na kartě smlouvy evidujete všechny společné údaje o vlastní smlouvě a zákazníkovi. Konkrétní nastavení plateb a výši částek pak zadáte na jejích Položkách.
Obecné
Karta smlouvy obsahově odpovídá kartě běžného Dokladu Money ERP. Navíc zde najdete následující údaje:
Typ smlouvy – důležitý údaj, na jehož základě bude program generovat faktury přijaté (Dodavatelská), nebo vydané (Odběratelská). Možnost Odběratelsko-dodavatelská využijete v případě, kdy na Nadřízenou smlouvu navážete jak dodavatelské, tak i odběratelské podřízené smlouvy.
Nadřazená smlouva – můžete využít i pro situace, kdy k původní smlouvě podepíšete dodatek a připojíte jej jako podřízenou smlouvu. V Nastavení smluv si volbou Nápočet dodatků smluv můžete zvolit, zda mají částky definované novou smlouvou nahradit částky uvedené v původní smlouvě, či zda se k nim mají připočítat. Na kartě nadřazené smlouvy navíc vidíte všechny dodatky v záložce Podřízené smlouvy, viz dále.
Schváleno – zatržením pole se automaticky doplní aktuální časový údaj do kolonky Datum schválení. Opačně ale tento proces nefunguje – nastavení data schválení nevyvolá automatické zatržení pole. Generování dokladů funguje jen u schválených smluv.
Charakter smlouvy – evidenční údaj, kterým rozlišíte smlouvy neveřejné od veřejných (s povinností uložení do registru smluv).
Do registru smluv musí být vloženy soukromoprávní smlouvy uzavřené s typem subjektu uvedeným v § 2 zákona č. 340/2015 Sb. (například orgány státní správy ČR, územní samosprávné celky, státní podniky, fondy a příspěvkové organizace, veřejné vysoké školy a výzkumné instituce, zdravotní pojišťovny, právnické osoby, ve kterých má stát většinovou majetkovou účast apod.), jejichž hodnota plnění překročí limit 50 tis. Kč. Zveřejnění v registru je podmínkou nabytí účinnosti těchto smluv.
Finanční limit – nepovinný údaj si můžete doplnit ze seznamu Finančních limitů. Program pak sumu nastavenou limitem doplní do pole Původní částka smlouvy v záložce Částky, kde se od ní dále odvíjí výpočty čerpání smluvní ceny.
Jednorázová fakturace – zatrhněte v případě, kdy se nejedná o smlouvu na pravidelnou fakturaci.
Druh smlouvy – můžete doplnit z vámi nastaveného seznamu Druhů smluv. Obdobně jako následující údaj slouží k lepší orientaci a vnitropodnikovému členění.
Stav smlouvy – vybíráte ze seznamu Stavy smluv.
Kontakty – stejně jako ve standardních dokladech partnera vybíráte ze seznamu Firem. Pokud na smlouvě máte nastavené generování dokladů, rozhodně si zkontrolujte, zda máte v záložce Konečný příjemce doplněné pole E-mail – bez tohoto údaje by se nedaly generované doklady příjemcům odesílat.
Položky
Prostřednictvím jednotlivých Položek si můžete nastavit všechny pravidelné fakturace vyplývající z dané smlouvy. Každá smlouva může obsahovat více položek s individuálními podmínkami (různá cena, periodicita, platnost). Příkladem je smlouva na pronájem nebytových prostor, kde pomocí jednotlivých položek nastavíte samostatně generování faktur na měsíční nájemné, kvartální poplatek za parkování či roční poplatek za údržbu.
Podřízené smlouvy
S ohledem na návaznost a kontinuitu zde vidíte všechny dodatky, které jste k původní smlouvě podepsali, případně kombinaci dodavatelských a odběratelských smluv. Jejich strukturu lze nastavit několika způsoby:
Tlačítkem Přidat podřízenou, které v seznamu najdete jako variantu tlačítka Přidat.
Výběrem Nadřazené smlouvy přímo na kartě Smlouvy v záložce Obecné.
V Nastavení smluv si volbou Nápočet dodatků smluv určíte, zda částky podřízeného dodatku nahradí částky uvedené v původní smlouvě, či zda se sumy budou při tvorbě dokladů sčítat.
Částky
Sumy jsou uvedené bez daně a zapisují se do dodavatelské či odběratelské části podle charakteru dokladů a nastavení Typu smlouvy v záložce Obecné. Do součtů se zahrnují jak doklady automaticky generované z Položek smlouvy, tak i doklady přiřazené smlouvě ručně jejím výběrem přímo na kartě dokladu v záložce Smlouva (podrobnosti najdete zde).
Původní částka smlouvy – program pole doplní na základě Finančního limitu vybraného v záložce Obecné, ale čásku můžete přepsat.
Částka celkem včetně dodatků – jedná se o částku, podle které program počítá finální ceny na dokladech. Pokud máte k původní smlouvě připojené dodatky ve formě podřízených smluv, je tato suma vypočtena na základě volby Nápočet dodatků smluv z Nastavení.
Objednávky – zde vidíte součet částek ze všech objednávek, které mají v záložce Smlouvy doplněnou danou smlouvu.
Faktury – do pole se načítají částky jak z dokladů generovaných pravidelnou fakturací na základě nastavení Položky smlouvy, tak i z těch, kam byla smlouva doplněna do záložky dokladu ručně.
Kauce – informativní hodnota, kterou využijete pro evidenci např. při pronajímání bytů.
Garanti
Seznam vašich pracovníků, kteří mají smlouvu na starosti.
Generování dokladů
Automaticky odeslat – zatrhnete-li pole, program bude vygenerované doklady distribuovat adresátům. Pro tuto funkčnost je třeba pečlivě Nastavit odesílání e-mailu.
Typ dokladu – výběr možných dokladů program nabízí na základě toho, jaký Typ smlouvy jste zvolili v záložce Obecné. S ohledem na lepší přehlednost doporučujeme v daných seznamech pro doklady generované na základě smluv vytvořit speciální Skupinu dokladu s vhodným nastavením.
Jako koncept – zatrhněte ve chvíli, kdy chcete doklady před odesláním individuálně kontrolovat.
Fakturační údaje na doklady program primárně přebírá ze skupiny dokladů (měna, způsob platby) či karty Firmy (splatnost). Pokud si je nastavíte přímo na Smlouvě, bude tato konfigurace použita přednostně.