Seznam slouží k nastavení konkrétní konfigurace potřebné pro generování jednotlivých druhů zásilek. Přepravní společnosti totiž vydávají různé číselné řady pro normální balíky, dobírky atd., a proto doporučujeme vzhledem k maximální automatizaci tvorby Expedičních dokladů vytvořit pro každého přepravce tolik Karet přepravní služby, kolik typů zásilek expedujete.
Karta přepravní služby
Obecné
Konfigurace přepravce – zásadní údaj, který ovlivní vzhled karty a umožní vám nastavit údaje vyžadované vybraným přepravcem na štítcích a balíkových soupiskách.
Číselná řada
Od/do – rozsah číselné řady, kterou jste dostali přidělenou od příslušného přepravce. PPL dodává údaje v elektronické podobě a jedenáctimístnou řadu tak můžete do polí dosadit pomocí tlačítka Načíst řadu ze souboru. Čísla pro Českou poštu je nutné zapsat ručně.
Aktuální číslo – zadejte číslo, které chcete použít při nejbližší expedici. Program bude od tohoto čísla pokračovat dál v číselné řadě a po každém vytvoření Expedičního dokladu a příslušného množství balíků toto číslo vždy zaktualizuje.
Počet volných míst před vypršením číselné řady – zde je možné nastavit hlídací režim, který vás při expedici balíků upozorní na fakt, že vám brzy dojdou čísla pro označení balíků. Jedná se o počet volných čísel, která jsou v číselné řadě mezi aktuálním číslem, které právě expedujete, a mezi číslem zadaným v poli Do.
V modulu CSW Automatic si můžete nastavit Automatickou akci zaslání e-mailu když dochází číselná řada.
Počet měsíců jedinečnosti čísel balíků – některé přepravní společnosti (konkrétně Česká pošta) po vyčerpání číselné řady nevydají klientům novou řadu, ale požadují, aby se zásilky v rámci původní řady číslovaly zase od začátku. Money ERP ovšem hlídá duplicitu čísel a vzniká tak konflikt. Proto program do pole automaticky vloží dobu, po jejímž uplynutí konkrétní přepravce povolí čísla balíků recyklovat – u České pošty je to 13 měsíců, u ostatních přepravců 0. Pro znovuobnovení řady musíte do polí Od a Aktuální číslo doplnit původní výchozí hodnoty, které jste dostali spolu s přidělením řady.
Při výpočtu data, ke kterému bude možné čísla duplikovat, program respektuje požadavky České pošty. Měsíc, ve kterém se vydalo první číslo, se nepočítá, po něm musí uběhnout celý počet měsíců zadaných pro jedinečnost a opakování řady je umožněno až od prvního dne následujícího měsíce (pokud tedy první číslo vydáte v průběhu března 2020, prvním měsícem je duben 2020 a třináctým pak duben 2021 – řadu tedy můžete začít opakovat od 1. května 2021).
Podrobnosti
Středisko – slouží výhradně pro vnitopodnikový kontroling.
Způsob dopravy/úhrady – podle těchto údajů se při vystavení Expedičního dokladu filtrují faktury a dodací listy nabízené k převzetí. Necháte-li pole prázdné, k filtrování nedojde a Money ERP bude nabízet všechny doklady.
Dobírka – zatrhněte v případě nastavení přepravní řady sloužící pro dobírkové doklady.
Měna dobírečné ceny – můžete si zvolit, zda se při úhradě dobírky má přednostně používat měna zadaná na dokladu, případně měna agendy.
Přepravce – adresu přepravce dosaďte z adresáře.
Odesílatel – jedná se o adresu, kterou chcete na balících a průvodkách uvádět v poli Odesílatel. Pokud ji nedoplníte, program adresu převezme z karty Kmenové firmy, a to konkrétně adresu provozovny (není-li určená, pak dosadí obchodní adresu). Pole doplňte tedy jen v případě, kdy chcete na balících uvádět jinou adresu.
Druh balíku – Česká pošta tento údaj přidává k aktuálnímu číslu jako doplněk podacího čísla.
Maximální hmotnost balíku – zde můžete zadat váhu, kterou přepravci ve smlouvě uvádí jako maximální možnou pro jeden balík, případně jakoukoliv jinou hodnotu, kterou nechcete přesáhnout např. kvůli ceně zásilky. Na překročení této váhy na konkrétním balíku vás při uložení Expedičního dokladu program upozorní.
Tisk přepravní služby – zde máte možnost vybrat sestavu pro tisk štítků, která se bude nabízet v seznamu Expedičních dokladů.
Podrobnosti přepravce
V této části doplňujete údaje, které jednotliví přepravci vyžadují pro tisk formulářů a které vám dodali při uzavření smlouvy. Rozsah polí se tedy změní podle toho, jakou položku jste vybrali v poli Konfigurace přepravce, a zobrazené údaje odpovídají názvům polí, která se vyplňují na štítcích a balíkových soupiskách.
A, B, C – tato pole najdete na kartě pro nastavení České pošty a slouží pro doplnění údajů, které na štítku pro Českou poštu vypisujete do tří rámečků pod čárovým kódem.
Při nastavení pro Českou poštu se na balíkový štítek automaticky generuje číslo balíku a čárový kód na základě údajů v následujících polích: Druh balíku, Číslo obvodu, Zákaznické číslo, Aktuální číslo a Typ dodavatele. Údaj v poli Poznámka se tiskne na podací arch.
Ostatní
V záložce můžete nastavit parametry pro rozesílání e-mailů, které se automaticky vygenerují při provedení uzávěrky expedičních dokladů. Tyto zprávy se pak rozešlou všem odběratelům na adresu zadanou u Konečného příjemce v poli E-mail na Expedičním dokladu.
Typ zprávy – do pole musíte povinně vybrat konfiguraci pro správné odesílání e-mailů uloženou v seznamu Typů zpráv.
Předmět/Text e-mailu – v polích najdete vzorový text, do kterého stačí doplnit vlastní podpis. Podle vlastních potřeb můžete také libovolně upravit a nastavit pomocí proměnných uvedených dole na kartě. V odeslaném e-mailu se pak na místo proměnných doplní konkrétní údaje vztahující se k dané zásilce. Možné proměnné jsou:
<AD> datum uzávěrky
<CB> číslo balíku
<CO> číslo objednávky
<CO+DO> číslo a datum objednávky
<COF> text uvedený na faktuře vydané v poli Objednávka č.
<TMCODO> pokud mezi dvě proměnné tohoto typu vložíte libovolný text, bude zpráva ve tvaru „číslo objednávky + vložený doplňující text + datum objednávky“
Vzor „vaše objednávka číslo <TMCODO> ze dne <TMCODO>“ bude v konkrétní zprávě vypadat následovně: „vaše objednávka číslo OP15000257 ze dne 11.12.2015“.
<WPS> odkaz na internetové stránky, na kterých umožňuje přepravce sledování pohybu zásilky
<DC> celková cena expedičního dokladu (dobírečná částka)
<DCMENA> celková cena z expedičního dokladu uvedená v měně dokladu
Další záložky
Někteří přepravci požadují zadat celou řadu dalších údajů, které zde vzhledem k jejich rozsahu a častým změnám neuvádíme. Všechna data potřebná pro doplnění do kolonek vždy zjistíte od konkrétního přepravce.