Konfigurace výpisu plateb slouží k nastavení parametrů potřebných pro zaúčtování přehledu úhrad platebními kartami, který banky posílají jako přílohu bankovního výpisu. Vzhledem k tomu, že každá banka používá jiný formát souboru a odesílá jiný souhrn informací, je nutné nastavit konfiguraci pro každou banku individuálně. V programu je pro jednotlivé banky připravená základní konfigurace, do níž stačí doplnit podrobnosti pro tvorbu a ukládání výpisů, párování a zaúčtování úhrad. Tuto konfiguraci pak dosadíte do průvodce Importem výpisu plateb a Money ERP na jejím základě automaticky vygeneruje položky bankovního výpisu a spáruje přijaté úhrady s vystavenými doklady.
Karta Konfigurace výpisu plateb
Typ výpisu – v roletové nabídce najdete přehled dostupných bank. Jedná se o rozhodující volbu, která ovlivní rozsah dalších konfiguračních údajů.
Upravit konfiguraci – po výběru banky stiskněte tlačítko a nastavte pro danou banku podrobnou konfiguraci:
Karta konfigurace konkrétní banky
Vzhledem k tomu, že se nastavení vždy vztahuje k bance vybrané na kartě Konfigurace výpisu plateb, je obsah této karty pro každou banku odlišný. V následujícím textu popíšeme společná nastavení, další individuální údaje zjistíte přímo od své banky.
Záložka Import
Adresář bankovních výpisů – zapište cestu k adresáři, do kterého chcete ukládat načtené výpisy. Program vám při uskutečnění importu tento adresář nabídne, ale v případě potřeby jej budete moci změnit.
Přípona souborů bankovních výpisů – na základě zvolené banky se automaticky doplní typ souboru, který tato banka používá. Pokud potřebujete zápis změnit, je třeba použít zástupný znak * pro jméno souboru (například *.doc).
Přesouvat naimportovaný soubor do adresáře – volitelně můžete zpracované výpisy přesunout do jiného adresáře.
Adresář pro archivaci – pokud zvolíte archivaci, máte na výběr několik možností. Buď můžete vybrat odlišnou složku od té, ve které jsou uložené původní nezpracované soubory, a do ní zpracované soubory uložit pod původním jménem. Nebo můžete pomocí zástupného znaku a přípony vytvořit vzor pro přejmenování souborů, které se pak pod jiným jménem uloží do původního adresáře. Možná je i kombinace obou postupů.
Vysvětlíme si to na příkladech:
1) V prvním případě zatrhněte pole Přesouvat naimportovaný soubor a v poli Adresář pro archivaci uveďte např. C:\Archiv (zatímco v poli Adresář bankovních výpisů máte např. C:\Banka). Zpracované soubory se pod stejným názvem uloží v adresáři určeném pro archivaci.
2) Pokud do pole Adresář pro archivaci zapíšete pomocí zástupného znaku * pouze vzor pro přejmenování souborů (např. *.zal), k souborům se v takovém případě připojí nová přípona .zal a v této podobě se uloží do původní složky.
3) Zadáte-li do pole Adresář pro archivaci zástupný znak i s cestou (např. C:\Archiv\*.zal), soubory se přesunou do jiného úložiště s novým názvem.
Kódování pro import – výběr vhodného kódování je potřebný pro korektní zobrazení české diakritiky.
Skupina bankovních výpisů – zvolte skupinu s vhodným nastavením, do které se budou ukládat generované Bankovní výpisy.
Bankovní účet – svůj Bankovní účet zde zadejte pro případ, kdy tuto informaci neobsahuje soubor poslaný bankou. Z nastavení bankovního účtu se do bankovního výpisu doplní řada údajů (měna, primární účet apod.).
Číselná řada bankovních výpisů – pokud Číselnou řadu nedoplníte, program ji převezme z nastavení skupiny Bankovních výpisů.
Generovat korekční položku odečtu čistých plateb – většina bank posílá přes homebanking všechny úhrady platebními kartami jako souhrnnou denní částku a načítané platby tak byly do Money ERP jako úhrady již jednou zavedeny. Záporná korekční položka srovná stav účtu.
Hodnota přičtená k číslu výpisu – při automatickém načítání mohou čísla Bankovních výpisů vytvořených pro výpisy plateb kolidovat s čísly výpisů vytvořených jinou cestou (ručně, pomocí homebankingu apod.). Proto doporučujeme nastavit počáteční číslo vyšší než je běžný počet vašich ostatních Bankovních výpisů vytvořených v účetním roce. Jestliže v poli zadáte např. hodnotu 500, bude mít výpis první platby číslo 501.
Primární účet – účet se doplní do generovaného Bankovního výpisu. Pokud jej nezadáte, přebere se z Bankovního účtu.
Předkontace – jestliže potřebné Předkontace nedoplníte, přeberou se z nastavení skupiny.
Popis platby / poplatku / korekční položky – zadané texty se budou doplňovat do popisů generovaných položek bankovního výpisu.
Záložka konkrétní banky
Tato záložka se pro každou banku nastavuje způsobem, který odpovídá souboru identifikačních údajů odesílaných bankou.
Nastavení párování plateb
Banky uvádějí v bankovních výpisech platebních karet u různých typů transakcí identifikační údaje v různých polích (platba přes internet se identifikuje jinak než platba na terminálu u obchodníka). V seznamu tedy tlačítkem Přidat pro jednotlivé obchodníky (identifikované číselným kódem) nastavte, který z údajů ve výpisu představuje Variabilní symbol, Párovací symbol nebo Číslo dokladu:
Číslo obchodníka – položky importovaného výpisu je možné podle čísla obchodníka rozdělit do jednotlivých skupin, pro které se při párování použije odlišná konfigurace.
Údaj ve výpisu – zvolený sloupec výpisu plateb bude použitý pro párování na vybraný Údaj v dokladu. Údaje se liší podle konkrétní banky, může se jednat o Autorizační kód, Referenční číslo, Číslo transakce, Číslo karty, Variabilní symbol aj.
Údaj v dokladu – údaj na faktuře vydané / pohledávkovém dokladu, který se použije pro párování na vybraný Výpis plateb. Zvolit lze Variabilní symbol, Párovací symbol nebo Číslo dokladu.
Při Zaúčtování prodejek se z Prodejky vydané přenáší údaj z pole Kód transakce do pole Variabilní symbol ve vygenerovaných Pohledávkových dokladech. Párovací symbol se přebírá beze změny.
Pokud se některé údaje ve výpisu plateb nevyskytují (sloupec obsahuje prázdná data), je to pravděpodobně způsobeno nesprávnou konfigurací platebního terminálu, který tato data neodesílá k dalšímu zpracování.
Nastavení identifikace položky
Zatržením polí definujete, které údaje mají naplnit pole Identifikace položky na generovaných položkách bankovních výpisů.
Oddělovač – zvolíte-li více identifikačních údajů položky, můžete si určit znak, kterým je od sebe oddělíte. Zůstane-li pole prázdné, jako oddělovač se použije mezera.
Formát elektronického výpisu
Zvolte používanou platformu pro akceptanty platebních karet. Vybrat lze ze dvou formátů: KB a WL. Toto nastavení platí pouze pro Komerční banku.