Hlavní kniha je podrobný rozpis pohybů na jednotlivých účtech. V průvodci vyberete data, která mají do sestavy vstupovat, a určíte jejich uspořádání.
1/7 Rozsah hlavní knihy podle data
První volbou je výběr časového období, pro které má být kniha vygenerovaná.
Období – roletová nabídka obsahuje všechna období, která v systému vznikla při uzávěrkách dat. Nejstarší období je vymezené intervalem „nezadáno – datum“, aktuální období intervalem „datum – nezadáno“.
Podle data – lze určit i jiný časový interval (měsíc, čtvrtletí apod.).
2/7 Rozsah hlavní knihy podle střediska, zakázky a činnosti
Na druhé straně si sestavu můžete volitelně omezit pro konkrétní kontrolingové proměnné.
Nezadáno – touto volbou vyfiltrujete záznamy, ve kterých není příslušná kontrolingová proměnná vůbec zadaná. Pokud do pole doplníte konkrétní proměnné, filtrování se bude týkat jen těchto údajů (lze využít např. pro zjištění nepřímých nákladů pro zakázku).
3/7 Rozsah hlavní knihy podle účtů
Pouze pro účty – necháte-li pole nezatržené, do sestavy vstoupí všechny účty Účtového rozvrhu. Po zatržení pole můžete hlavní knihu omezit jen na vybrané účty. Program nabízí několik způsobů:
Podle rozsahu – dosazením do polí si určíte souvislý interval po sobě následujících účtů.
Podle výběru – v tomto případě se dá do pole vložit libovolný, nekontinuální výčet účtů.
Podle filtru – na výběr máte volbu některého z globálních či lokálních filtrů, které jsou uložené v Účtovém rozvrhu. Také si můžete aktuálně definovat vlastní pokročilý filtr, program si vždy zapamatuje poslední nastavení.
4/7 Rozsah hlavní knihy podle účtů
Pouze pro typ účtu – umožní vymezit tvorbu hlavní knihy jen pro určitý typ účtů:
rozvahový/výsledkový/závěrkový/podrozvahový
aktivní/pasivní/oba
nákladový/výnosový/oba
saldokontní/nesaldokontní/oba
daňový/nedaňový/oba
zůstatek na MD/D/obou
Dále je možné vybrat, zda chcete nebo nechcete do sestavy zahrnout, případně nerozlišovat, zda jde o oprávkový, vnitropodnikový nebo technický účet. Funkčnost využijí zejména neziskové a příspěvkové organizace, u kterých lze sestavu navíc omezit podle druhu činnosti (hlavní, hospodářská, správní apod.).
5/7 Rozsah hlavní knihy podle účtů
Protiúčty máte možnost vybrat stejnou metodou jako účty na str. 3/7.
6/7 Vzhled tiskové sestavy
Hierarchie od/do – z roletové nabídky máte možnost zvolit interval hierarchického členění pro účtové třídy, účtové skupiny, syntetické účty nebo analytické účty podle toho, jak podrobně zpracovanou Hlavní knihu potřebujete.
Včetně rozpisů dokladů – volba vám umožní zjistit, které doklady vstupují do obratů za zvolené období. Jejich identifikaci pomáhají informace, které získáte výběrem čísla dokladu, popisu, obratu za období na straně MD a D, data a protiúčtu. Doklady se řadí podle data účetního případu, podle čísla dokladu a dále podle popisu.
Včetně účtů bez pohybu – volitelně lze do sestavy zahrnout i všechny účty, třídy či skupiny bez ohledu na to, zda na ně bylo účtováno.
7/7 Omezení dat
Pro typ prvotního dokladu – tisk Hlavní knihy můžete omezit jen pro určité záznamy z účetního deníku, které patří určitému typu prvotního dokladu (pokladní doklady, bankovní doklady, interní doklady, ostatní pohledávky, ostatní závazky, faktury přijaté, faktury vydané a skladové doklady).
Zahrnout i data vzniklá při účetní závěrce – jestliže pole zatrhnete, do sestavy Hlavní knihy se zařadí i záznamy z uzávěrkových úprav, tedy data z minulých účetních období.
Omezení měny – sestavu lze vytvořit jen pro určitou měnu, domácí nebo libovolnou cizí. Nezatrhnete-li pole, do sestavy vstoupí všechny měny.