Pomocí průvodce vytisknete strukturu všech pohledávek v jednotlivých časových obdobích. K vybranému datu můžete vidět buď všechny pohledávkové doklady, nebo výběr pohledávek, faktur či zálohových faktur, a to pro celou agendu, nebo pro vybranou firmu. Sestava je členěná do pěti intervalů překročení splatnosti, jejichž délku můžete editovat. Lze zahrnout i opravné daňové doklady – dobropisy, vybrat kontrolingové proměnné a vymezit interval pro data vystavení, splatnosti a účetního případu.
Strana 1 – Datum výpočtu a definice intervalů podle splatnosti
V průvodci je možné zvolit časový interval, pro který potřebujete výpis získat.
Přehled počítat k datu – program dosadí aktuální účetní datum, ale splatnost pohledávek můžete sledovat i k jakémukoliv jinému vybranému datu. Doklady k tomuto datu můžete sestavit podle:
Data vystavení – do sestavy vždy vstupují částky, které k tomuto datu zbývá uhradit, částečné úhrady se tedy odečítají.
Data účetního případu – tento typ sestavy mohou vyžadovat banky nebo auditoři.
Členění podle intervalů splatnosti – pohledávky se mohou členit do libovolného počtu skupin podle nedosažení či překročení data splatnosti – v přehledu tak vidíte pohledávky, které by v následujících daných obdobích měly být zaplacené a kterým již naopak v splatnost prošla. Intervaly zadáte v seznamu, který se otevře po stisku tlačítka Výběr. Sestava pak bude obsahovat přehled pohledávek rozdělený podle všech zadaných intervalů.
Tisknout včetně dokladů mimo intervaly – zatržením pole zajistíte, že se v sestavě vytisknou i všechny doklady nespadající do zadaných intervalů po/do splatnosti. Tyto doklady budou v sestavě uvedené ve zvláštní kategorii „více než XX dnů“, kde XX znamená nejvyšší počet dnů daných intervalem.
Vysvětlíme si to na příkladu. Přehled zjišťujete k 20. červenci 2019. V seznamu Intervalů splatnosti si vytvoříte intervaly pro 1, 5 a 30 dnů. Seznam otevřete tlačítkem u pole Do splatnosti, kde hromadně označíte intervaly pro 1 a 5 dní. Poté jej otevřete u pole Po splatnosti a zde vyberete 5 a 30 dní. Obě pole necháte zatržená. V Přehledu pohledávek pak uvidíte ve skupině Do splatnosti 1 den pohledávky, které mají být zaplacené 20. nebo 21. července a ve skupině Do splatnosti 5 dnů pohledávky, u kterých čekáte úhradu mezi 22.–25. červencem. Dále ve skupině Po splatnosti 5 dnů vidíte pohledávky, kterým datum splatnosti vypršelo mezi 15. a 19. červencem, a ve skupině Po splatnosti 30 dnů pohledávky starší, s prošlou splatností do 30 dnů. Takových intervalů si můžete vytvořit libovolné množství a pomocí zatržení u polí Do splatnosti a Po splatnosti si můžete sestavu různě kombinovat. Pokud v části Po splatnosti současně zatrhnete pole Tisknout včetně dokladů mimo intervaly, objeví se další skupina dokladů Více než 30 dnů po splatnosti. Pozor: v přehledu se zobrazují vždy jen doklady, které ke sledovanému datu v agendě fyzicky existovaly. Pokud byste tedy v průvodci zadali v poli Přehled počítat k datu například 30. červen, doklady s červencovým Datem vystavení by se do přehledu nezařadily.
Strana 2 – Způsob členění sestavy a nastavení ODD-dobropisů
Interval–firma – pohledávky budou primárně rozdělené podle intervalů splatnosti a teprve v rámci těchto intervalů budou rozepsané podle jednotlivých firem.
Firma–interval – v tomto případě se pohledávky seskupí podle firem a pro každou firmu pak budou rozepsané podle překročení splatnosti.
Seskupit podle nadřízených firem – zatrhnete-li tuto volbu, budou do sestavy pohledávky podřízených firem zavedené pod hlavičkou firmy nadřízené. V opačném případě je program uvede jako samostatné firmy.
Včetně ODD-dobropisů – zatrhnete-li pole, do sestavy vstoupí i dobropisy pohledávek a závazků, a to podle následujícího nastavení:
Započítávat ODD-dobropisy pohledávek jako záporné pohledávky – dobropisy se od výsledné částky odečtou. Jestliže pole nezatrhnete, vstoupí opravné daňové doklady do sestavy v kladné částce.
Započítávat ODD-dobropisy závazků jako pohledávky – do sestavy se započítají i dobropisy závazků, a to vždy v kladné částce.
Strana 3 – Omezení pohledávek vstupujících do přehledu
Datum vystavení / splatnosti / účetního případu – podmínkami lze omezit počet dokladů, které do sestavy mají vstupovat. Hodnota Nezadáno znamená, že podmínka je bez omezení, z kalendáře ji vložíte volbou Vymazat.
Strana 4 – Omezení pohledávek vstupujících do přehledu
Tisknout za všechny firmy – zatržením tohoto pole zajistíte vytvoření sestavy pro všechny firmy. V opačném případě si můžete zvolit výběr jedné konkrétní firmy, skupiny firem, klíče nebo filtru.
Včetně podřízených – do sestavy se zavedou i všechny firmy, které jsou podřízené vybrané firmě. Pokud na druhé straně průvodce současně deaktivujete volbu Seskupit podle nadřízených firem, budou firmy uvedené samostatně.
Vyberete-li firmu, která je v adresáři vedená jako podřízená jiné firmy, a máte-li na druhé straně současně zapnutý příznak Seskupit podle nadřízených firem, bude firma uvedená pod názvem nadřízené firmy.
Strana 5 a 6 – Omezení tisku podle typů dokladů
Na těchto stránkách si můžete vybrat doklady, které do sestavy mají vstupovat. Pro každý druh dokladu lze zvolit filtr.
Strana 7 – Další nastavení
Tisknout včetně dokladů – je-li pole zatržené, výsledná sestava je rozepsaná na položky jednotlivých dokladů s uvedením měny, čísla, názvu, data vystavení i splatnosti a celkové částky. Podle vybraného způsobu třídění jsou zde pak uvedené i součty pro jednotlivé firmy, intervaly apod. Pokud pole nezatrhnete, jsou ve výstupu jen příslušné součty a počet dokladů, které do nich vstoupily.
Doklady třídit podle – výběr má smysl jen v případě, kdy přehled tisknete včetně dokladů.