Funkce slouží ke zjišťování chybějícího množství zásob a neumístěných katalogových položek a k následnému automatickému vygenerování dokladů – Objednávek vydaných, Poptávek přijatých a Převodek – určených pro pokrytí zjištěného chybějícího množství. Výběr a nastavení vstupujících i generovaných dokladů uskutečníte pomocí průvodce Generováním objednávek, po jehož dokončení si můžete volitelně zobrazit kontrolní Nabídku požadavků. Pokud potřebujete zjistit, na jakém principu generování probíhá, přečtěte si teoretickou část Způsob generování objednávek.
Níže uvedené nastavení využijete i pro modul Generátor objednávek aplikace CSW Automatic, který zajistí automatizaci či odsunutí datově náročné akce na méně exponovanou dobu.
Strana 1/6
Zjišťovat chybějící množství zásob k datu expedice – pokud pole není zatržené, chybějící zboží se zjišťuje celkově. V takovém případě vstupují do zpracování objednávky, jejichž rozhodující datum je větší nebo rovné aktuálnímu pracovnímu datu. Zatrhnete-li pole, množství zásob program zjišťuje k datu expedice. Do zpracování pak vstoupí objednávky, jejichž rozhodující datum je větší nebo rovné aktuálnímu pracovnímu datu a současně menší nebo rovné datu expedice.
Způsob vykrytí chybějícího množství – volbou Hromadné vykrytí se zjistí celkové chybějící množství podle aktuálního stavu zásob, přijatých a vydaných objednávek a v dalším kroku se na toto celkové množství vystaví společné objednávky – při této volbě mohou sice dočasně vznikat nadbytečné zásoby, ale ušetří se za dopravu. Při volbě Postupné vykrytí program generuje objednávky tak, aby zboží dorazilo vždy přesně v době, kdy bude potřeba. V tomto případě naopak mohou vznikat vyšší náklady za poštovné. Podrobné vysvětlení obou variant najdete v části Zjištění chybějících zásob.
Kumulování dnů – volba má smysl jen v případě, kdy ve vedlejším poli Způsob vykrytí chybějícího množství vyberete možnost Postupné vykrytí. V poli Počet dní pro kumulování můžete zadat časový interval, ve kterém se budou položky objednávek sdružovat podle rozhodujícího data.
Vysvětlíme si to na příkladu. Interval pro kumulování si nastavíte na 2 dny. Pokud si k 1. lednu přijatou objednávkou zákazník objednal 10 ks určitého zboží a vaše firma má na vydané objednávce dodavateli k 2. lednu objednaných 10 ks téhož zboží, pak program na zboží nebude generovat žádnou objednávku, protože bude pro přijatou objednávku počítat se zbožím, které do firmy dorazí druhý den. Pokud by však vydaná objednávka byla vystavená až k 3. lednu, zboží by se do kumulace nezapočítalo, protože by mezi oběma doklady byl časový rozdíl větší, než nastavený interval dvou dnů.
Objednat složení výrobku – objednávky se budou generovat pro zásoby, které jsou součástí výrobků, nikoliv pro celé výrobky. Pokud tyto komponenty výrobku nemají definovaný vlastní sklad, program použije sklad výrobku.
Zpracovat také položky objednávek bez vazby na sklad – do procesu se zahrnou i takové položky objednávek, které nevedete v seznamu skladových zásob, tzv. Neumístěné položky. Chybějící množství se pak spočítá jako pouhý rozdíl mezi množstvím rezervovaným přijatými objednávkami a množstvím objednaným vydanými objednávkami (nebere se v úvahu stav zásob na skladě). V procesu generování jsou těmito neumístěnými položkami pokrývány požadavky umístěných položek a naopak umístěnými položkami pokrývány požadavky neumístěných tak, aby se minimalizovalo/optimalizovalo objednané množství. Pokud s touto volbou zatrhnete v průvodci současně i volbu Generovat převodky (na straně 5), výstupní tisková sestava seznamu chybějících zásob bude obsahovat také seznam převodů odděleně pro převodky a neumístěné položky (tedy přehled, co a kdy se kam převedlo nebo pokrylo neumístěnými položkami).
Konfigurace průvodce – nastavení jednotlivých parametrů zadaných v průvodci si můžete na kterékoliv jeho straně zaznamenat pro příští použití tlačítkem Uložit jako (při tomto kroku musíte zadat název konfigurace) nebo Uložit (změny provedené v průvodci se uloží na kartu, kterou máte vybranou v tomto poli). Při každém otevření průvodce pak máte možnost vybrat kteroukoliv z uložených konfigurací.
Strana 2/6
Filtr zásob – můžete použít některý z filtrů seznamu Zásob nebo si definovat vlastní, do zpracování pak vstupují jen zásoby, které vyhoví zadanému filtru. Zásoby se filtrují před eventuální transformací složených katalogových položek na jednoduché. Důsledkem toho je, že při aktivní volbě Objednat složení výrobku (na první straně průvodce) se do výstupu mohou dostat i položky ze složení, které nesplňují podmínku filtru.
Aktivujete-li na první straně průvodce volbu Zpracovat také položky objednávek bez vazby na sklad, filtrovat lze pouze podle katalogových položek.
Požadovaný cílový stav zásob – v případě, kdy předpokládané množství poklesne pod cílový stav zásob, program vygeneruje požadavek na dorovnání předpokládaného množství na množství dané pojistnou/obratovou zásobou. Nulový cílový stav zásob má význam při poklesu předpokládaného množství zásoby do mínusu – v tomto případě funkce generuje požadavek na dorovnání předpokládaného množství na nulu. Pojistnou a Obratovou zásobu určíte každé kartě Zásoby individuálně na každém skladu. V případě, že je pojistná/obratová zásoba zadaná na sadě či kompletu, jejichž položky jsou Neumístěné (nemají zásobu), je při generování tato pojistná/obratová zásoba zohledněna v objednávce složení.
Objednat pouze zásoby s předpokládaným stavem menším než je pojistná zásoba – tato volba je aktivní pouze tehdy, kdy jako požadovaný cílový stav zvolíte Obratová zásoba nebo Pojistná + obratová zásoba. V případě, že předpokládané množství zásoby poklesne pod Pojistnou zásobu, funkce vygeneruje požadavek na dorovnání předpokládaného množství na množství dané Obratovou zásobou, resp. součtem Pojistné a obratové zásoby.
Cílový stav zásob pokrýt až s první objednávkou – při aktivní volbě se případný požadavek daný cílovým stavem zásoby pokryje až s první objednávkou. Pokud pole nezatrhnete, bude cílový stav zásoby pokrytý okamžitě v den generování. Tato volba je dostupná jen tehdy, zvolíte-li na první straně průvodce postupné vykrývání.
Strana 3/6
Tato strana se zobrazí pouze v případě, kdy na předchozí stránce v poli Požadovaný cílový stav zásob zvolíte možnost Obratová zásoba nebo Pojistná + obratová zásoba. Cílem je vygenerovat objednávky pro to zboží, u kterého se podle aktuálně vypočítané obratové zásoby dá předpokládat, že ve zvoleném období nebudou jeho zásoby stačit. Obrat se počítá za zvolené období z vybraných dokladů. Pomocí filtrů můžete vyloučit doklady, které by v daném období zkreslily výpočet obratové zásoby pro generování objednávek (např. mimořádné dodávky).
V úvahu se berou pouze vydané faktury nepřebrané z dodacího listu vydaného a výdejky, které nebyly generované fakturou vydanou a nejsou pohybem převodky.
Strana 4/6
Do generovaných dokladů se zařadí pouze položky katalogu, které mají vybrané Firmy uvedené jako Hlavního dodavatele.
Strana 5/6
Na této straně určíte, které položky objednávek přijatých a vydaných mají vstupovat do generování.
Filtr objednávek přijatých/vydaných – můžete použít některý z filtrů vytvořených v seznamech objednávek, nebo si přímo v průvodci definovat vlastní.
Rozhodující datum pro expedici k odběrateli / od dodavatele – volba v roletové nabídce určí, které z položek dokladů do zpracování vstoupí, a to následujícím způsobem:
Datum počátku platnosti – do zpracování vstupují objednávky, jejichž datum Platná od je vyšší nebo rovné aktuálnímu pracovnímu datu a nižší nebo rovné zadanému datu expedice.
Datum konce platnosti – do zpracování vstupují objednávky, jejichž datum Platná do je vyšší nebo rovné aktuálnímu pracovnímu datu a nižší nebo rovné zadanému datu expedice.
Platná – do zpracování vstupují objednávky, jejichž interval mezi daty Platná od a Platná do se překrývá s intervalem mezi aktuálním datem a datem expedice (viz následující obrázek).
Neurčeno – volba je přístupná pouze v případě, kdy na první straně průvodce zvolíte možnost Hromadné vykrytí. Do zpracování pak vstoupí všechny nevyřízené objednávky bez ohledu na datum splatnosti.
Rozhodující datum nastavené na volbu Platná
Odečíst od / Přičíst k rozhodujícímu datu dodací lhůtu – je-li volba zatržená, rozhodující datum položky objednávky se upraví o dodací lhůtu (u objednávky přijaté se dodací lhůta odečte, u objednávky vydané přičte). Pro volbu Platná se na časové ose posune celý interval, u volby Neurčeno se dodací lhůta nebere v úvahu. Dodací lhůtu program přebírá z individuálního nastavení karty Odběratele/Dodavatele na položce katalogu, pokud není zadaná, použije hodnotu z Obchodních podmínek položky katalogu (jen u odběratelů) a není-li zadaná ani zde, využije Výchozí dodací lhůtu, kterou zadáte přímo v průvodci.
Strana 6/6
Tisk výstupní sestavy / Export do excelu – získáte přehled Chybějících zásob bez nutnosti dále generovat objednávky – po tisku nebo exportu můžete průvodce opustit. Tiskový formulář nabízí v poli Tisknout návrh sestavy dvě varianty, chybějící zásoby tříděné podle dodavatele, nebo podle zboží.
Způsob generování – v této části si můžete vybrat druh dokladů, které se mají generovat v závislosti na určení hlavního dodavatele na kartě Položky katalogu. Podrobný popis funkce najdete v kapitole Generování dokladů. Volbu Generovat pouze převodky využijete v případě, kdy objednáváte pro sklad, který zboží vždy jen doplňuje z centrálního skladu a objednávky dodavatelům sám neposílá.
Skupina dokladů – do vybraných skupin se budou vygenerované doklady ukládat. V Nastavení těchto skupin doporučujeme zadat parametry, které mají doklady obsahovat – číselnou řadu, měnu, způsob dopravy a platby, dobu platnosti apod.
Následující volby určují podobu výstupních dokladů:
Generovat převodky při dostupném množství na jiném skladě – volbu využijete v případě, kdy pokrýváte zásoby na některých menších skladech (např. prodejnách) zásobami z jiných vlastních skladů (např. centrálního skladu). Pro úspěšné vygenerování převodek musíte předem určit Prioritu skladů, tedy pořadí, v jakém se má zboží mezi sklady přesouvat. Aby program neprovedl automatický převod mezi sklady, které nejsou v kompetenci skladníků, převodka se generuje jako koncept (pokud tuto funkčnost v agendě nemáte, generuje se přímo doklad), a to jako jeden doklad pro každý sklad. Převodka se realizuje před pokrytím neumístěnými položkami objednávek.
Kumulovat požadavky všech skladů do jedné položky – chybějící množství zásoby téže položky na různých skladech se ve vydané objednávce sečte do jedné položky dokladu bez vazby na sklad, v opačném případě se bude pro každý sklad generovat samostatná položka.
Generovat doklady zvlášť pro každý sklad – zboží lze také volitelně objednat pro každý sklad zvláštním dokladem, nebo souhrnnou objednávkou za všechny sklady společně. Tato volba má smysl pouze pro doklady typu Objednávka vydaná a Poptávka přijatá.
Dosadit do generovaných dokladů zakázku – na karty vytvořených dokladů můžete dosadit uvedené číslo zakázky.
Generovat doklady jako koncept – doklady se dají vygenerovat jako koncepty určené k dodatečnému schválení pověřeným pracovníkem.
Platnosti na položkách – pokud je tato volba aktivovaná současně s volbou Postupné vykrytí (na první straně průvodce), pak program pro jednoho dodavatele vygeneruje vždy jeden doklad, na jehož položkách jsou nastavená data platnosti podle rozhodujícího data příslušných požadavků. Nezatrhnete-li volbu, vygeneruje se pro každé rozhodující datum vždy zvláštní doklad.
Zobrazovat karty vygenerovaných dokladů – zatrhnete-li pole, vytvořené doklady se před uložením zobrazí a vy se můžete rozhodnout, zda je opravdu chcete uložit, nebo ne. Funkci doporučujeme aktivovat jen při malém množství generovaných dokladů.
Zobrazit nabídku požadavků – volbou zajistíte, že se po stisku tlačítka Dokončit před vygenerováním dokladů nejdříve zobrazí okno Nabídka požadavků. V něm najdete přehled vstupujících zásob, položek objednávek, navržených převodů i požadavků. Na kartě máte možnost změnit zadání, které jste nastavili na této straně průvodce, a objednávky a požadavky na základě nového nastavení vygenerovat znovu. Pokud pole nezatrhnete, program doklady vytvoří ihned.
Po dokončení průvodce zavřít – je-li pole zatržené, průvodce se po stisku tlačítka Dokončit nebo po opuštění karty Nabídka požadavků uzavře. V opačném případě zůstane otevřený a připravený k dalšímu použití.