Intrastat je statistika obchodu se zbožím mezi Českou republikou a ostatními členskými státy Evropské unie. Přesné informace najdete na www.czso.cz, kde je zveřejněná aktuální Příručka pro Intrastat CZ.
Kdo má povinnost vykazovat údaje pro Intrastat
Povinnost vykazovat data pro Intrastat se týká právnických i fyzických osob registrovaných nebo identifikovaných v ČR k DPH (s přiděleným DIČ), které překročí Práh pro vykazování při přijetí nebo odeslání zboží do jiného členského státu EU. Tím se tyto osoby stávají Zpravodajskými jednotkami.
Předmětem vykazování je zboží se statusem Společenství. Jde o movité věci a elektrickou energii získané, vyrobené nebo propuštěné celním orgánem v kterémkoliv z členských států EU, s výjimkou zboží osvobozeného od vykazování.
Práh pro vykazování při odeslání i přijetí zboží je stanoven v hodnotě přesahující 15 milionů Kč. Počítá se od začátku kalendářního roku, nebo ode dne přidělení DPH. Určuje se zvlášť pro přijaté a zvlášť pro odeslané zboží.
Povinnost vykazovat data pro Intrastat vzniká zpravodajské jednotce pro daný rok od měsíce, ve kterém došlo k překročení prahu pro vykazování, a trvá až do konce roku, v němž prahu pro vykazování v součtu nedosáhla.
Za měsíc, ve kterém zpravodajská jednotka neprovede žádnou transakci, je povinna předat příslušnému celnímu orgánu tzv. negativní hlášení.
V případě, že se uskuteční pouze příležitostné odeslání nebo přijetí zboží přesahující práh pro vykazování, stačí podat pouze jednorázový výkaz pro Intrastat za předpokladu, že do konce kalendářního roku k žádnému dalšímu odeslání nebo přijetí nedojde. Pravidla se uplatňují zvlášť za odeslání a zvlášť za přijetí zboží.
Pro tzv. malé zásilky, tedy zboží dopravované současně na jednu přepravní listinu s fakturovanou hodnotou do 400 eur, platí zjednodušené vykazování. U takových zásilek se nemusí doplňovat řada údajů, stačí uvést pouze cenu a společný kód zboží, členského státu a pohybu zboží.
Zjednodušené vykazování bylo zavedeno také pro zpravodajské jednotky, které v daném roce nepřekročí celkovou hodnotu dovozu nebo vývozu zboží 30 mil. Kč (každý směr se posuzuje zvlášť) a současně neobchodují s určitými komoditami vyjmenovanými Českým statistickým úřadem. Při splnění těchto podmínek lze odeslat jen jediné hlášení za celý rok bez uvedení podrobností.
Výkazy lze předávat pouze elektronickou cestou, a to nejpozději dvanáctý pracovní den měsíce následujícího po referenčním období. Identifikační údaje pro elektronický styk přiděluje místně příslušný celní úřad. Písemné podání je možné jen při jednorázovém dosažení prahu pro vykazování.
Základní nastavení
Evidenci pro Intrastat lze kdykoliv aktivovat u již zavedené agendy s vystavenými doklady. Aby pohyby zboží bylo možné v systému Money ERP vykazovat, je potřeba mít zakoupenou licenci na modul Intrastat. V Průvodci nastavením programu je pak třeba aktivovat funkci Evidovat Intrastat, vybrat Směr pohybu zboží a nastavit další parametry.
Nastavení v katalogu
Jako první krok je potřeba na Položce katalogu definovat parametry pro Intrastat u každého zboží, které bude do výkazu vstupovat.
Všechna pole pro Intrastat se dají hromadně zadat nebo změnit pomocí funkce, která se v seznamu Katalogu otevře v místní nabídce (pravým tlačítkem myši) v části Hromadné operace volbou Obecná změna.
Veškeré nastavení zadané na položce katalogu se podle potřeby dá upravit přímo na položce konkrétního dokladu.
Nastavení na dokladu
Každý doklad obsahuje údaje pro Intrastat, a to jak na hlavičce (kde jsou společné pro celý doklad), tak i na každé položce, jejíž nastavení má přednost před hlavičkou. V obou případech najdete tyto údaje v záložce Výkazy. Některé údaje pro hlavičku dokladu lze konfigurovat i v Nastavení skupiny.
Pokud je v hlavičce dokladu zatržený příznak Vstupuje do výkazu Intrastat, může být na jednotlivých položkách zatržení zrušené a taková položka pak do výkazu nevstoupí. Pokud je však příznak Vstupuje do výkazu Intrastat v hlavičce deaktivovaný, nevstoupí do výkazu žádná z položek.
Hlavička dokladu
V hlavičce dokladu je pole Vstupuje do výkazu Intrastat zatrženo automaticky ve chvíli, kdy je doklad vystaven pro partnera z EU. Podrobné vysvětlení jednotlivých údajů potřebných pro správné naplnění výkazu najdete v nápovědě k Dokladu.
Položky dokladu
Pokud je pole Vstupuje do výkazu Intrastat zatrženo v hlavičce dokladu, je na položkách aktivováno automaticky ve chvíli, kdy je vstup položky nastaven v Katalogu. Podrobné vysvětlení údajů potřebných pro vstup položky do výkazu najdete v nápovědě k Položce dokladu.
U malých zásilek se řada údajů (Vlastní hmotnost, Množství v doplňkové MJ, Kraj původu, Stát původu, Statistický znak, Povaha transakce, Dodací podmínky a Druh dopravy) ve výkazu nemá vyplňovat a program je tedy vynechává. V agendách, kde většinu vykazovaného zboží tvoří malé zásilky, je lepší tyto údaje v konfiguraci vůbec nezadávat. Současně je však potřeba v Průvodci nastavením programu volbou Nekontrolovat hmotnost a množství v doplňkové MJ vyřadit kontrolní mechanismus, který při uložení karty upozorňuje na chybějící údaje.
Speciální případy
Automatizovaný proces vstupu rozhodujících údajů do výkazu závisí na Typu položky katalogu, který se nastavuje v hlavičce Položky katalogu, odkud se pak přebírá do dokladu. Výše je popsaná Jednoduchá karta, tedy obyčejné zboží. V katalogu se ale evidují i jiné typy karet:
Karty typu Služba
Ve standardním případě se u karty typu Služba údaje pro Intrastat nezadávají, protože služby nejsou předmětem vykazování Intrastatu – výjimku tvoří tzv. zpracování podle smlouvy (zušlechtění). Pokud se v agendě používají služby jako tzv. fakturační položky, je možné je nastavit, aby také vstupovaly do výkazu Intrastat – postup je stejný jako u Jednoduché karty.
Složené karty typu Sada a Komplet a karty s Příslušenstvím
Pokud se jakýmkoliv způsobem do dokladu vloží položka katalogu, která obsahuje další podřízené položky (složení nebo příslušenství), objeví se na dokladu i tyto další položky seřazené do stromečkové struktury. Aby ve výkazu Intrastat nedošlo k duplicitnímu výskytu zboží, program pro zařazení nadřízených položek a jejich komponent dodržuje následující pravidla:
Sada – jedná se o složenou položku katalogu, která nemá vlastní cenu (její cena je daná součtem cen jednotlivých komponent). Do výkazu tedy vstupují jen podřízené položky, karta vlastní sady nikoliv.
Komplet – tato složená karta má stanovenou vlastní cenu, která nemusí být prostým součtem cen jednotlivých komponent. Proto do výkazu vstoupí pouze karta kompletu, položky naopak nevstupují. Pokud komplet nemá zadanou Vlastní hmotnost, sečtou se pro účely výkazu hmotnosti jeho komponent. K výpočtu lze na kartě položky dokladu použít tlačítko Spočítat ze složení (viz obrázek výše).
Příslušenství – příslušenství může být připojené k jakékoliv položce katalogu – k jednoduché i složené kartě, k podřízené položce složené karty, k jinému příslušenství apod. Do Intrastatu vstupuje vždy jak nadřízená karta, tak i příslušenství (včetně hmotnosti), jedinou výjimku tvoří příslušenství připojené k jakékoliv komponentě, která sama do výkazu nevstoupí.
Individuálně vložená podřízená položka dokladu – v místní nabídce seznamu Položek na dokladu je možnost Přidat podřízenou výběrem. Tato volba je určená pro přidání poplatku (který může navýšit cenu položky), nebo pro aktuální úpravy složených skladových karet (např. pro výměnu komponenty, která právě není na skladu). Takto vložená položka se vždy chová jako Příslušenství.
Z výše uvedeného vyplývá, že stromečková struktura položek na dokladu může být velmi složitá: např. jednou z komponent sady může být komplet, který obsahuje i příslušenství, a navíc mohou mít vlastní příslušenství i jeho jednotlivé komponenty. V případě potřeby se dá „ručně“ změnit zařazení jednotlivých položek dokladu do výkazu (zatržením pole Vstupuje do výkazu Intrastat), ale musí se vždy dodržet logika správného sestavení výkazu. Pokud je například u Sady zatržený příznak pro vstup do výkazu Intrastat, musí se tento příznak zrušit u jejích komponent, jinak by došlo k duplicitnímu zařazení. Každou takovou změnu pak program pro kontrolu uvede na chybovém protokolu zobrazeném po dokončení Průvodce tiskem výkazu Intrastat, a to i v případě, že z hlediska sestavení výkazu chybná nebyla.
Třístranný obchod
Speciálním případem ve vykazování jsou transakce mezi subjekty ze dvou nebo tří členských států EU (případně i nečlenské země), kdy je kupující odlišný od příjemce zboží. V takových situacích je subjekt vykazující vývoz zboží povinen uvádět DIČ konečného příjemce (nikoliv odběratele). Program proto zkontroluje u Konečného příjemce uvedeného na dokladu jeho vazbu na adresář a pokud je zde DIČ uvedené, doplní jej do výkazu. V době podání výkazu však často konečný příjemce nebo jeho DIČ není známo. Národní legislativy se v těchto případech uchylují k různému řešení.
CZ legislativa – pokud program DIČ konečného příjemce nedohledá, doplní údaj uvedený na 4. straně Průvodce tiskem výkazu Intrastat v poli DIČ. Česká legislativa v těchto situacích vyžaduje kód QV123.
SK legislativa – program použije údaj zadaný na dokladu v záložce Výkazy v poli Jiné DIČ DPH. Podle legislativy by se zde měla v poli DIČ pro vývoz zvolit hodnota Neznámý druhý odběratel, která do pole Jiné DIČ DPH doplní platný obecný kód QV999999999999.
Druhy dokladů, ze kterých je výkaz generovaný
Před započetím zpracování Intrastatu je potřeba si dobře rozmyslet, ze kterých dokladů bude praktické výkaz generovat. Například v případě, že se do Money ERP zadá nejprve Přijatý dodací list a ten se následně přebere do Přijaté faktury, se dají údaje pro Intrastat zadat jak do faktury, tak i do dodacího listu. Výhodnější je ovšem zadávat je až do Přijatých faktur, protože zde je možné údaje editovat (v dodacím listu, který se přebral do faktury, systém již neumožní údaje změnit). Tato situace se samozřejmě liší agendu od agendy. Proto doporučujeme nejprve zvážit, jakým způsobem se budou v agendě doklady nejčastěji zpracovávat, a ve vybraných dokladech zadat co nejvíce opakovaných údajů pro Intrastat v Nastavení skupin.
Sestavení výkazu Intrastat
Průvodci tiskem výkazu Intrastat sestaví výkaz Intrastat pro zvolené období z dokladů a jejich položek se zatrženým příznakem Vstupuje do výkazu Intrastat, jejichž Datum v záložce Výkazy na dokladu spadá do evidovaného období. Podrobné vysvětlení položek najdete přímo v nápovědě k průvodci.
1. Na první straně se určí pouze období, pro které se má výkaz vyhotovit, a zadají se základní údaje o zpravodajské jednotce.
2. Na druhé straně je nutné zvolit způsob, jakým se mají vykazovat tzv. malé zásilky (zboží o hodnotě do 400 €, podrobnosti viz předchozí text a Příručka pro Intrastat na www.czso.cz) a zda se mají Zahrnout částky z korekcí dokladů. Dále je potřeba určit, jaký má systém použít Kurz pro přepočet ceny dokladů na domácí měnu. Dá se použít buď účetní kurz vybraný pro zaúčtování dokladu, nebo kurz vyhlášený Celní správou pro období, na které je výkaz vytvořený, viz obrázek níže.
3. Třetí strana průvodce je určená k výběru druhu dokladů, ze kterých se má výkaz generovat, tyto druhy se zadávají zvlášť pro přijetí a zvlášť pro odeslání zboží. U každého z nich je třeba zvolit Povahu transakce, kterou program použije v případě, že na dokladu není vyplněna. Jestliže v agendě žádné hlášení v rámci přijetí nebo odeslání zboží za vykazované období nevzniká, ale v průvodci je zaškrtnutý na straně přijetí nebo odeslání zboží alespoň jeden druh dokladu, program stav vyhodnotí jako negativní hlášení, které se promítne ve vyexportované XML datové větě určené pro PVS.
4. V dalším kroku se doplňují hodnoty ostatních parametrů, které program použije v případě, že na dokladu není daný údaj uvedený. Lze je přebrat z Položky katalogu, nebo přímo zadat konkrétní hodnotu – obě možnosti se dají kombinovat. Program pak při sestavení výkazu postupuje následujícím způsobem: údaj hledá nejprve na položce dokladu, dále v hlavičce dokladu. Není-li k dispozici ani zde, zjistí, zda je u příslušného druhu dokladu zatržené pole pro přebírání z katalogu a údaj převezme odtud. Pokud údaj opět nenajde, pak teprve doplní hodnotu vybranou v průvodci.
5. V posledním okně průvodce je možné vybrat výslednou sestavu, která se má generovat. Tiskové sestavy slouží pouze pro vaši evidenci nebo kontrolu, výkazy se podávají elektronicky.
Postup v případě, kdy na dokladech nejsou uvedené hodnoty potřebné k sestavení výkazu
Za určitých okolností se může stát, že doklady sice mají zatržený požadavek Vstupuje do výkazu Intrastat, ale na dokladu ani na položce nejsou uvedené údaje potřebné pro správné sestavení výkazu – tato situace může nastat po importu dokladů nebo v případě, kdy firma nečekaně překročila práh pro vykazování a na položkách katalogu, ze kterých se generovaly doklady, neměla údaje pro potřeby Intrastatu zadané. Kontrola jednotlivých dokladů a jejich položek a ruční doplňování údajů by v takovém případě mohlo být velmi pracné a zdlouhavé. Doporučený postup v podobné situaci je následující:
1. Nejprve je nutné zkontrolovat, zda všechny doklady, které mají do výkazu vstoupit, mají zatržené pole Vstupuje do výkazu Intrastat.
2. Před sestavením výkazu je potřeba na všechny Položky katalogu, které se na vstupujících dokladech vyskytují, doplnit v záložce Výkazy veškeré údaje týkající se přijetí/odeslání výkazu. Jak popisujeme výše, lze v tomto případě k doplnění údajů využít funkci Hromadné operace.
3. Při sestavení výkazu je pak na třetí straně Průvodce tiskem výkazu Intrastat (Doklady vstupující do výkazu a povaha transakce) nutné doplnit pro jednotlivé vstupující druhy dokladů Povahu transakce, a to zvlášť pro přijetí a zvlášť pro odeslání.
4. Na čtvrté straně průvodce (Doplnění chybějících hodnot) pak už jen stačí zatrhnout ty hodnoty, které se do dokladů mají z Položky katalogu přebrat v případě, kdy doklady nejsou dostatečně vyplněné.