V následujícím textu uvádíme ukázku vhodné kombinace nastavení aktualizace pro jednotlivé fáze zakázek. Jedná se pouze o ilustrační příklady, které slouží k orientaci v tom, jak konfigurace funguje, v praxi je samozřejmě potřeba konfiguraci přizpůsobit konkrétním potřebám dané zakázky a firmy. Při návrhu nastavení je nutné dávat pozor zejména na možnost vstupování duplicitních údajů – příkladem je vložení Nabídky vydané a Objednávky přijaté do plánovaných výnosů, které může způsobit nežádoucí chybné zdvojnásobení předpokládaných výnosů.
Vzhledem k tomu, že v každé etapě vstupuje do zakázky jiný druh dokladů, je zpravidla potřeba pro některé fáze vytvořit samostatnou zakázku i konfiguraci. Zakázky ve fázi Marketingové a Postrealizační by měly být vedené pod samostatným číslem, zakázky ve fázi Obchodní a Realizační je zpravidla výhodnější vést pod jedním číslem. Měly by proto být vytvořené minimálně dvě konfigurace aktualizace (pro každou fázi jiná), protože ve fázi obchodní se např. plány výnosů počítají z nabídek vydaných a v realizační fázi se plány výnosů počítají již z objednávek přijatých.
Fáze marketingová
V této fázi se jedná především o sledování nákladů na marketingové akce. Většinou se jako první vytvoří plán nákladů (rozpočet) na marketingovou akci, který se pak následně porovnává se skutečností. Výnosy se zatím nesledují, zpravidla totiž ani nelze určit, k jaké konkrétní marketingové akci patří.
Plánované náklady
Nabídky přijaté, Poptávky vydané nebo Objednávky vydané – objednává nebo poptává se dodávka reklamních předmětů, kooperace na akci (např. zhotovení webových stránek, pronájem prostor).
Skutečné náklady
Faktury přijaté, Dodací listy přijaté – slouží ke kontrole, zda to, co bylo objednáno, bylo i skutečně dodáno.
Fáze obchodní
V rámci obchodní fáze dochází k tvorbě nabídek a sledují se náklady na práci obchodníka (cestovné, reprezentační fond, náklady na ubytování apod.). Spadají sem všechny akce od zahájení obchodního jednání po uzavření smlouvy.
Plánované náklady
Nabídky přijaté, Poptávky vydané nebo Objednávky vydané – vstupují v případě, kdy má na zakázce kooperovat další firma či když se plánují subdodávky.
Poptávky přijaté, Nabídky vydané, Objednávky přijaté – započítá se nákupní, skladová nebo ceníková kalkulační cena.
Aktivity plánované – vazba na služby v katalogu a kalkulační ceník, soupis prací, které budou na zakázce prováděny.
Skutečné náklady
Faktury přijaté (např. pronájem zdrojů), splněné Aktivity, Závazkové doklady k cestovním příkazům.
Plánované výnosy
Poptávky přijaté, Nabídky vydané, Objednávky přijaté (prodejní ceny).
Skutečné výnosy
V této fázi nejsou.
Fáze realizační
Tato etapa začíná po uzavření smlouvy a již se v ní nic neplánuje. Zjišťuje se skutečný stav a porovnává se s plánem, který byl vytvořený v obchodní fázi.
Skutečné náklady
Faktury přijaté, Dodací listy přijaté, Dodací listy vydané, skutečné Aktivity, Interní doklady, Závazkové doklady.
Skutečné výnosy
Faktury vydané, Prodejky, Interní doklady.
Fáze postrealizační
V této fázi se jedná o následný servis/podporu k ukončené zakázce. Plánovat se dají například náklady a výnosy z předem domluvených pravidelných služeb (SLA, pravidelný dohled).
Plánované výnosy
Objednávky přijaté, Aktivity (prodejní ceny).
Plánované náklady
Objednávky přijaté, Aktivity (nákupní nebo kalkulované ceny).
Skutečné výnosy
Faktury vydané, Interní doklady, Prodejky.
Skutečné náklady
Dodací listy vydané, Faktury přijaté, Účty, Závazkové doklady (nákupní ceny).
Konfigurace z pohledu období
Firma občas potřebuje zjišťovat nejen celkový průběh zakázky, ale i náklady za jednotlivá období. V tomto případě je tedy vhodné vytvořit dvě shodné konfigurace s tím, že v obou bude naprosto identický výběr dokladů. V celkové konfiguraci však nebude nijak časově omezený, zatímco v konfiguraci, která má za úkol zobrazit hodnoty za určité období, se výběr dokladů omezí filtrem (na všech zatržených dokladech se u data účetního případu zadá filtr např. na hodnotu „minulý měsíc“).
Dodatečná změna konfigurace
Pokud se z nějakého důvodu rozhodnete konfiguraci na zakázce po uskutečnění aktualizací dodatečně změnit (např. jste plánované výnosy původně vypočítali z dokladů, ale nyní si je chcete vypočítat z účtů), je nutné vypočtená data na zakázce vymazat pomocí tzv. „nulové konfigurace“. Postup je následující:
Vytvořte si konfiguraci, která má v záložce Obecné všechna pole zatržená, ale v ostatních záložkách nemá naopak zatržené žádné z polí.
Tuto „nulovou konfiguraci“ dosaďte do zakázky a proveďte aktualizaci. Tímto vynulujete všechny doposud vypočtené údaje.
Do zakázky doplňte opravenou původní konfiguraci a proveďte novou aktualizaci.