Číslo řádku – program číslo doplňuje automaticky, ve formuláři je naleznete ve sloupci „c”. Právě toto číslo používáte pro identifikaci pole při výpočtech mezi jednotlivými sloupci nebo řádky. Řádky se automaticky přečíslují, když je přesunete pomocí šipek umístěných na nástrojové liště nad seznamem řádků.
Označení řádku – do kolonky zadejte označení řádku, které chcete mít ve formuláři ve sloupci „a” (např. B.III.1.).
Popis řádku – popis (název) řádku sestavy, který bude ve formuláři ve sloupci „b”.
Řez písma, Zarovnání textu – vzhled zápisu v rámci celého řádku.
Sloupec – na tomto místě zadáváte vzorce pro výpočet sloupců sestavy, viz následující kapitola.
Test vzorce – tlačítkem ověříte, zda zadaný výraz odpovídá povolenému algoritmu pro výpočet.
Vzorce pro výpočty
Při sestavování vzorců vybíráte ze seznamu funkce, ke kterým do závorky zadáváte parametry oddělené čárkami (např. čísla účtů, roků či polí). Vzorce pracují s matematickými operacemi numerické klávesnice, tedy plus +, mínus -, násobek * a děleno /. Pozor na priority – násobení/dělení má vždy přednost před sčítáním/odčítáním.
Vlastní funkce má tvar Funkce(účet,strana,období,podmínka) v případě účetních funkcí, které hodnoty přebírají z konkrétních účtů (PZ, PS, OB a KZ), nebo Funkce(řádek,sloupec) v případě funkcí, jejichž hodnoty se počítají z jiných částí výkazu (POLE, SUMA). Zápis je potřeba dodržet přesně, bez zbytečných mezer či vynechaných závorek.
Funkce – kódové označení funkce. Do vzorců je možné dosazovat čtyři druhy účetních funkcí a dvě součtové funkce:
PZ = počáteční zůstatek v období, které je vymezené daty od/do.
PS = počáteční stav standardního účetního období
OB = obrat
KZ = konečný zůstatek
POLE = přebírá hodnotu z jiných polí výkazu
SUMA = součet hodnot po sobě jdoucích řádků v jednom sloupci
Podrobněji viz dále.
Účet – jedná se o číslo účtu z účtového rozvrhu. Účetní funkce mohou hodnotu převzít buď z jednoho konkrétního analytického účtu (jeho číslo pak zadáte v plné podobě, např. 604000), nebo jako součet celé účtové skupiny – v tomto případě místo konkrétního analytického členění dosadíte zástupný znak %, který může být použit jen na konci čísla účtu (např. 604%).
Například při zadání čísla účtu 311 bude program hledat přesně účet 311 a účet 311000 a všechny další s více než třemi znaky bude ignorovat.
Strana – MD nebo D, tedy ta strana účetního deníku, na které má mít účet konečný zůstatek. Tzn. zda jde o aktivní/pasivní/nákladový/výnosový účet a tedy na které straně očekáváte, že bude PS/PZ/KZ/OB.
Pokud bude strana účtu zvolena špatně, může dojít k tomu, že se žádná částka do výkazu nenačte a nebo bude mít opačné znaménko.
Období – pokud není zadané, program automaticky dosadí aktuální období. Potřebujete-li dosadit jiné, zapište jej velkými písmeny bez mezer. Na výběr jsou možnosti: TOTO_OBDOBI, MINULE_OBDOBI, PREDMINULE_OBDOBI
Podmínka – tento nepovinný údaj zajistí, aby vypočtený konečný zůstatek byl správně zapsaný v aktivech nebo pasivech rozvahy. Jedná se převážně o účty, které mají (nebo mohou mít) zůstatek na obou stranách účetního deníku (např. 343). Zadává se ve tvaru >0 nebo <0 případně = desetinné číslo (např.: = 10000). Je-li zadaná Podmínka, funkce vždy musí mít určené i Období (v případě aktuálního období tedy TOTO_OBDOBI).
Pokud je KZ na účtu 321% například –6000 a zároveň je použita podmínka >0, vzorec může vypadat např. takto: KZ(321%,D,TOTO_OBDOBI,>0). Dojde k porovnání, jestli –6000 je větší než nula. Protože podmínka nebyla splněna, částka –6000 se do výkazu vůbec nenačte. Této funkčnosti lze využít u účtů, které mají na konci období záporný zůstatek a chcete je vykázat na opačné straně rozvahy. Záporná aktiva jako pasiva a naopak.
Číslo řádku – pouze u funkcí SUMA a POLE. V prvním případě je potřeba zadat rozsah řádků, ze kterých se má suma vypočítat, a to ve tvaru x..y (např. 5..12), ve druhém se do závorky zapíše číslo jednoho konkrétního řádku.
Číslo sloupce – je nutné zadat pouze v případě, kdy se mají do výpočtu POLE zahrnout hodnoty z jiného sloupce, než ve kterém je uložený vzorec.