Skladové inventury umožňují srovnání evidovaného stavu zásob se skutečným fyzicky zjištěným stavem. Při inventuře vznikají inventurní rozdíly mezi fyzickým a evidenčním stavem: kladné (přebytky), je-li fyzický stav vyšší než evidenční, a záporné (schodky), je-li fyzický stav nižší než evidenční. Zápisem inventurních rozdílů se evidenční stav srovná tak, aby odpovídal fyzickému stavu.
Seznam Skladových zásob nabízí tiskovou sestavu Protokol o inventuře zásob, která sestaví tabulku označeného zboží (nebo všeho zboží ve skupině či na skladě, neoznačíte-li žádné). Je zde uvedené aktuální množství zásob evidovaných v Money ERP a kolonky pro doplnění stavu, který skutečně fyzicky spočítáte. Výsledek inventury si vytisknete pomocí sestavy Tisk skladové inventury.
Od obyčejné Skladové uzávěrky se inventura liší tím, že při opakovaném uzavření inventury se v důsledku dodatečných změn v uzavíraném období nezmění konečný zůstatek v tomto období, protože ten je určen výsledkem inventury. Změní se hodnota korekčních pohybů, čili rozdíl mezi evidenčním stavem před inventurou a fyzickým inventurním stavem. Uzavření Řádné inventury volbou Uzavřená s uzávěrkou v programu iniciuje vytvoření skladové uzávěrky.
Každá skladová inventura má svoji kartu a v seznamu je uvedené, zda se jedná o řádnou či mimořádnou inventuru a zda je uzavřená nebo rozpracovaná. Seznam nabízí možnost skrýt již uzavřené inventury.
Postup vytvoření inventury
Průběh inventury je poněkud odlišný u řádné a mimořádné inventury. Výsledkem Mimořádné inventury jsou pouze korekční doklady, Řádná vyvolá i skladovou uzávěrku:
1. V Nastavení skladových inventur doporučujeme ověřit, zda máte správně zadanou skupinu pro uložení korekčních dokladů (Příjemky pro přebytek a Výdejky pro manko), kterými srovnáte stav zboží ve skladu. Pro tyto účely je nejlepší založit v seznamu Příjemek a výdejek speciální skupinu s konfigurací zaúčtování vhodnou pro korekční doklady.
2. Poté je potřeba založit Kartu skladové inventury pro příslušné období. Stav inventury se automaticky nastaví na hodnotu Rozpracovaná.
3. Následně vytvořte Inventurní doklad s položkami, na kterých zapíšete skutečný stav zásob. Zpracovává-li inventuru více zaměstnanců, je možné vytvořit pro každého samostatný doklad.
4. Na Kartě inventury můžete zkontrolovat předběžný výsledek inventury.
5. Je-li vše v pořádku, uložte inventuru jako Uzavřenou. Program samostatně vygeneruje korekční doklady a v případě řádné inventury vytvoří i Skladovou uzávěrku.
Pro stejný sklad (nebo bez určení skladu) nelze uložit více inventur se shodným datem, a také nelze uzavřít inventuru se starším datem, pokud je pro sklad uzavřená novější inventura (starší inventura se dá uložit jako Rozpracovaná).
Uzamčení inventury
Každou inventuru lze pomocí volby v Místní nabídce uzamknout. K uzamčené inventuře již není možné přidávat, opravovat ani mazat inventurní doklady a tím měnit inventurní stavy zásob. Řádná inventura se uzamyká v okamžiku, kdy je dokončena fyzická inventarizace zásob. Poté je až do uzavření inventury možné měnit evidenční stav zásob prostřednictvím dokladů, které ovlivňují stavy zásob. U Mimořádné inventury datum skladových pohybů nehraje roli – evidenční stav se zjišťuje vždy jako aktuální stav zásob.
Zrušení inventury
Zrušení inventury znamená smazání korekčních dokladů, které byly inventurou vytvořeny. Při zrušení Řádné inventury dojde i ke zrušení uzávěrky.
Podmínkou možnosti zrušení Řádné inventury je, že uzávěrka vytvořená inventurou je poslední v řadě, tj. že za ní nenásleduje další uzávěrka. Podmínkou možnosti zrušení Mimořádné inventury je, že datum inventury a tedy i korekčních inventurních dokladů nespadá do již uzavřeného období.
Jinými slovy – z řádné inventury se nejdříve zrušením uzávěrky vytvoří mimořádná a ta se pak zruší, protože podmínka je splněna již prvním krokem.
Inventuru nelze smazat v případě, kdy pro stejný sklad (nebo bez určení skladu) existuje jiná uzavřená inventura s vyšším datem.