Automatické generování objednávek pracuje na principu zjišťování chybějícího množství zásob a neumístěných katalogových položek, které následně slouží k automatickému vygenerování objednávkových dokladů (objednávek vydaných, poptávek přijatých a převodek) potřebných pro pokrytí zjištěného chybějícího množství.
Chybějící množství se určí porovnáním potřeby s dispozicí, jde o kladný rozdíl mezi potřebou a dispozicí (kdy je potřeba vyšší než dispozice).
Potřeba je určená jednak požadovaným cílovým stavem zásob (nulový / pojistná zásoba / obratová zásoba), jednak dosud nerealizovanými a současně platnými položkami přijatých objednávek.
Dispozici určuje aktuální stav zásoby a dále dosud nerealizované a současně platné vydané objednávky.
Položky objednávek, ať už do zpracování vstupují, nebo jsou v generovaných dokladech, mohou být dvojího typu:
Umístěné položky mají specifikovaný sklad, tj. jedná se o zásoby, případně položky objednávek s vazbou na sklad, u kterých se dá zjistit výchozí množství zásoby a také cílové požadované množství.
Neumístěné položky nemají specifikovaný sklad a nedá se u nich tedy zjistit výchozí množství zásoby ani cílové požadované množství, jde tedy o neexistující zásoby. Proto je Dispozice neumístěných položek daná pouze množstvím objednaným vydanou objednávkou a Požadavek množstvím rezervovaným přijatou objednávkou. V procesu generování objednávek mohou být neumístěné položky ve vydaných objednávkách použité pro pokrytí požadavků neumístěných položek v přijatých objednávkách a následně umístěných položek přijatých objednávek včetně požadavků daných zásobami pod cílovým stavem.
Zjištění chybějících zásob
Pro automatickou tvorbu dokladů pomocí funkce Generování objednávek je vstupním předpokladem zjištění chybějících zásob. Průvodce generováním objednávek nabízí sestavení přehledu chybějících zásob i bez navazujícího kroku generování objednávek, a to prostřednictvím tlačítek Tisk výstupní sestavy a Export do Excelu, které najdete na poslední straně průvodce, nebo na kartě Nabídka požadavků (zobrazí se po dokončení průvodce v případě, kdy na jeho poslední straně zatrhnete pole Zobrazit nabídku požadavků).
Přehled chybějících zásob můžete rozšířit také o seznam převodů a pokrývání neumístěnými položkami. Program automaticky rozšíří výstupní tiskovou sestavu o Seznam převodů v případě, kdy v průvodci zatrhnete některou z voleb Zpracovat také položky objednávek bez vazby na sklad nebo Generovat převodky při dostupném množství na jiném skladě. Výsledný přehled je rozdělený na převodky a neumístěné položky (co se kdy a kam převedlo, nebo co se pokrylo neumístěnými položkami).
Pokud na zjištění chybějícího množství navazuje v dalším kroku vystavení objednávek vydaných, při opakovaném spuštění akce již při stejné potřebě žádné chybějící množství nevznikne, protože dispozice je zvýšena právě o tyto vystavené objednávky.
U složených položek katalogu (komplet/sada/výrobek) se zpracovávají pouze podřízené položky, program tedy zjišťuje potřebné množství jednotlivých komponent, které stvoří složení.
Pokud tedy výrobek nemá definované Složení a na první straně průvodce Generováním objednávek zatrhnete požadavek Objednat složení výrobku, program výrobek při generování objednávek ignoruje.
Zjišťování chybějícího množství má dvě varianty, mezi nimiž volíte na první straně průvodce Generováním objednávek:
Hromadné vykrytí
Tato varianta znamená, že funkce zjistí celkové chybějící množství podle aktuálního stavu zásob, položek přijatých a vydaných objednávek (případně množství k určitému datu). V dalším kroku na toto celkové množství vystaví objednávkové doklady. Výhodou této varianty je, že se objednává co nejdříve a hromadně, tj. vznikají nižší náklady na dopravu, administrativu, mohou se uplatnit množstevní slevy atd. Naopak nevýhodou je možný vznik nadbytečných zásob – stav zásob je po určitou dobu vyšší než aktuální potřeba, tj. vznikají vyšší náklady na skladování.
Postupné vykrývání
Druhá varianta spočívá ve sledování potřeby a dispozice v čase. S každou přijatou objednávkou se zvyšuje potřeba, s každou vydanou objednávkou se zvyšuje dispozice. Pokud k určitému datu převýší potřeba dispozici (vznikne chybějící množství), je to signál k objednání, ale pouze právě množství potřebného k danému datu. Do hry zde vstupují kromě dat na položkách objednávek také dodací lhůty, zaznamenané u dodavatelů v položce katalogu. U této varianty funkce objednává zboží tak, aby dodávky přicházely přesně v okamžiku potřeby. Výhody a nevýhody jsou přesně opačné než u první varianty.
Generování dokladů
Vstupem pro generování dokladů je chybějící množství zásob zjištěné v předchozím kroku. Pro určení dodavatelů slouží informace z Položky katalogu. Pokud má položka určeného Hlavního dodavatele, vygeneruje se Objednávka vydaná. Pokud položka hlavního dodavatele nemá, vygeneruje se Poptávka přijatá. Poptávka se generuje také v případě, že se jedná o výrobek, nebo pokud si explicitně zvolíte generování poptávek. Položky z poptávek přijatých lze posléze převzít do ručně vystavených objednávek vydaných, převodek nebo do výrobek.
Množství vygenerovaných dokladů závisí na kombinaci několika voleb v průvodci Generováním objednávek:
Je-li nastavené Hromadné vykrytí, vznikne pro každého dodavatele jediný doklad s aktuálním datem vystavení.
Pokud zadáte Postupné vykrytí, program vygeneruje pro každého dodavatele ke každému rozhodujícímu datu zvláštní doklad.
Jestliže však současně nastavíte volbu Platnosti na položkách, vznikne pro každého dodavatele opět jediný doklad, ale s různými daty platnosti na jednotlivých položkách (tato data odpovídají postupnému vykrytí).
Pokud je aktivní volba Generovat doklady zvlášť pro každý sklad, program postupuje podle výše uvedených pravidel, ale pro každý sklad vytvoří individuální doklad.
Je-li naopak aktivní volba Kumulovat požadavky všech skladů do jedné položky, program množství objednávaného zboží v položkách součtuje pro všechny sklady společně. Zjišťuje-li chybějící množství pro každý sklad individuálně (volba není zatržená), pro chybějící množství zásoby téže položky na různých skladech se v dokladech vygeneruje samostatná položka.
Algoritmus zpracování
Do zpracování jsou podle nastavení průvodce vybrány položky přijatých a vydaných objednávek, které vyhovují zadanému filtru a výběru rozhodujícího data.
Z vybraných dokladů se použijí pouze nevyřízené položky s odpovídajícím datem platnosti, vyhovující eventuálně zadanému filtru zásob. Vybrané položky program seřadí podle zásoby, v rámci každé zásoby podle data objednávek (data, kdy by mělo být zboží odeslané odběratelům, resp. kdy by mělo být přijaté od dodavatelů). V rámci jednoho data jsou vydané objednávky předřazené objednávkám přijatým.
Pro každou zásobu se vytvoří požadavek na objednání takového množství, které vyrovná stav zásoby na požadovanou úroveň a k datu, u něhož k poklesu došlo. Pokud je u dodavatele nastavené Minimální objednací množství a požadované množství je nižší než objednací množství, umístí se do požadavku minimální objednací množství. Pokud je u dodavatele nastavený Povinný násobek objednávaného množství, zaokrouhlí se požadované množství na nejbližší vyšší násobek. Toto objednané množství se přičte k průběžnému stavu zásoby a program pak pokračuje se zpracováním další vstupní položky v pořadí.
Pokud se v objednávkách vyskytnou i Neumístěné položky, u kterých nelze zjistit výchozí i cílové požadované množství zásoby, program postupuje následovně: Zpracování neumístěných položek proběhne až na závěr, po zpracování položek s určeným skladem. Jako Výchozí množství zásoby se nastaví součet aktuálního množství zásob na všech skladech. Jako Cílový stav se nastaví součet příslušného množství (podle nastavení parametru Požadovaný cílový stav zásob) na všech skladech. Do Průběžného stavu zásoby se zahrnou všechny vstupní položky objednávek se stejným katalogem, bez ohledu na sklad. Dále se zahrnou již vytvořené požadavky na objednání podle jejich data. Požadavky na objednání program generuje pouze u předpokládaných výdejových pohybů neumístěných položek, které způsobí pokles průběžného stavu pod požadovaný stav. V tom případě se vytvoří požadavek na objednání takového množství, které vyrovná celkový stav zásoby na požadovanou úroveň a k datu, u něhož k poklesu došlo.
Po zpracování všech položek dokladů jsou vytvořené požadavky na objednání kumulované podle data a položky katalogu, do kumulované položky se sčítá požadované množství. Pokud je nastavená kumulace dokladů, je všem položkám od jednoho dodavatele dosazené datum podle nejnižšího data potřeby některé položky tohoto dodavatele. Následně se podle dat, dodavatelů a podle nastavení parametru Způsob generování dokladů vygenerují příslušné doklady – objednávky vydané či poptávky přijaté, případně pouze meziskladové převodky. Doklady se generují do zadané skupiny nebo do Nezařazeno, pokud v průvodci žádná skupina pro daný druh dokladu nebyla specifikovaná. Do položek se doplní aktuální ceny podle obchodních podmínek.
Jestliže nebyly vybrané žádné vstupní doklady, program generuje požadavky na objednání pouze na základě aktuálního množství na skladě.
U složených položek se zpracovávají pouze podřízené „skutečné“ položky, tj. podle objednaných sad nebo kompletů program zjišťuje potřebné množství jejich komponent.