Při tvorbě zálohových faktur je potřeba věnovat zvýšenou pozornost správnému zaúčtování a identifikaci úhrad, a to zejména v souvislosti s Kontrolním hlášením DPH a vysokými pokutami, které vám může finanční úřad při chybě vyměřit. V Money ERP se zálohové faktury neúčtují – nemají vliv ani na daň z příjmu, ani na daň z přidané hodnoty – a musíme se na ně tedy dívat spíše jako na výzvu k platbě. Situace se změní až ve chvíli, kdy odběratel zálohovou fakturu proplatí. Příjemce platby je pak povinen do 15 dnů od data přijetí úplaty vystavit daňový doklad a přiznat daň. V systému Money ERP to lze udělat několika způsoby:
interním dokladem
zaúčtováním bankovního výpisu nebo pokladního dokladu
vyúčtovací fakturou
Optimální postup v jednotlivých případech uvádíme v následujícím textu.
Obecné nastavení zálohových a vyúčtovacích faktur
Zálohové faktury v Money ERP nevytváří skladové pohyby a mají tedy spíš charakter objednávkových dokladů – příslušnou položku program eviduje pouze jako rezervovanou. Obdobně jako objednávkové doklady je možné je následně přebrat do vyúčtovacího dokladu (např. běžné faktury vydané), a to dvěma různými způsoby:
V místní nabídce seznamu zálohových faktur (otevřete ji pomocí pravého tlačítka myši) volbou Převzít do
Na kartě vyúčtovacího dokladu nad seznamem položek pomocí tlačítka Přidat dokladem
Zálohové faktury není možné zaúčtovat ani dobropisovat a samozřejmě na nich nejde ani provést odpočet zálohy. Primární účty, kterými se zaúčtuje úhrada zálohové faktury, se v Money ERP dají zadat na několika místech tak, aby se do dokladu doplnily automaticky.
Průvodce nastavením programu
V Průvodci nastavením programu lze pro odpočet záloh zadat všeobecné nastavení Primárních účtů přijatých/poskytnutých záloh i dalších údajů.
Skupiny zálohových faktur
Primární účty pro zálohové faktury se dají zadat také v Nastavení skupiny zálohových faktur vydaných/přijatých, konkrétně v záložce Rozúčtování. Toto nastavení má vždy přednost před účtem doplněným v Průvodci nastavením programu.
Předkontace pro odpočet záloh
Předkontaci pro zaúčtování odpočtu zálohy, členění DPH i popis pro odpočet můžete vložit na kartu Nastavení faktury vydané/přijaté.
Zdanění zálohy interním dokladem
Zdanění uhrazené zálohy pomocí interního dokladu představuje z pohledu efektivity práce v Money ERP nejvhodnější způsob, a to zejména u přijatých dokladů. Dovoluje totiž zaznamenat informace potřebné pro Kontrolní hlášení, jako je číslo přijatého dokladu nebo DUZP. V následujícím textu najdete vhodný postup pro přijaté i vydané zálohové faktury.
Zálohové faktury přijaté
1) Evidence přijaté zálohové faktury – v seznamu Zálohových faktur přijatých založte novou kartu faktury s vyčísleným DPH. Vhodný primární účet je případě 314 000.
2) Úhrada v bance – po zaplacení zálohové faktury si v seznamu Bankovní výpisy vytvořte novou kartu Bankovního výpisu. Zde použijte tlačítko Přidat výdajovou položku a na kartu Položky bankovního výpisu vložte pomocí tlačítka Přidat úhradu zálohové faktury zaplacenou zálohovou fakturu. Otevře se karta Úhrada, která má v záložce Podrobnosti údaje doplněné ze zálohové faktury.
3) Zaúčtování dokladu – zápis úhrady v Účetním deníku pak vypadá následovně:
4) Vytvoření daňového dokladu – potřebný daňový doklad si pak už můžete vytvořit přímo v detailu Zálohy u seznamu Bankovních výpisů, kde k tomuto účelu slouží tlačítko Vytvořit daňový doklad umístěné na nástrojové liště detailu. Po jeho stisku se otevře okno Nastavení daňového dokladu k platbě, ve kterém můžete zadat konfiguraci pro generování interních dokladů jak pro přijaté, tak i pro poskytnuté zálohy. Zde zadané účetní údaje mají vždy přednost před nastavením skupiny interních dokladů a jsou tedy pro zaúčtování generovaného dokladu rozhodující.
Money ERP si konfiguraci zadanou v okně Nastavení daňového dokladu k platbě uloží a při příštím otevření vám nabídne stejné údaje. Okno je po potvrzení volby Vytvořit daňový doklad dostupné ve všech místech programu, kde je možné z úhrad záloh vytvářet daňové doklady.
5) Interní doklad – po stisku tlačítka OK se podle zadané konfigurace automaticky vygeneruje Interní doklad.
6) Zaúčtování – pokud všechno proběhlo v pořádku, zaúčtování tohoto dokladu vypadá následovně:
Zálohové faktury vydané
Pro zaúčtování úhrad vydaných zálohových faktur pomocí Interního dokladu platí stejný postup jako pro zaúčtování přijatých zálohových dokladů:
1) Vystavení zálohové faktury – v seznamu Zálohové faktury vydané založte novou kartu faktury s vyčísleným DPH. Primární účet je v tomto případě 324 000.
2) Úhrada v bance – po přijetí úhrady vložte na Příjmovou položku bankovního výpisu vydanou zálohovou fakturu pomocí tlačítka Přidat úhradu zálohové faktury. Otevře se karta Úhrada, kde v záložce Podrobnosti doplňte Členění DPH _Ř000 U, Primární účet 324 000 a následující Předkontaci:
3) Vytvoření daňového dokladu – interní doklad, který vstoupí do přiznání k DPH a do kontrolního hlášení, se v případě vydané zálohové faktury vytvoří úplně stejným postupem jako u přijaté zálohové faktury pomocí tlačítka Vytvořit daňový doklad. Předkontace, kterou byste měli na kartu Nastavení daňového dokladu k platbě pro poskytnuté zálohy doplnit, vypadá následovně:
4) Tisk daňového dokladu – tlačítko Tisk nad seznamem Interních dokladů nabízí pro potřeby vašich obchodních partnerů tiskovou sestavu Daňový doklad.
Zdanění úhrady na pokladním dokladu nebo v bankovním výpisu
Následující nastavení doporučujeme používat pouze pro platby, ke kterým není potřeba vystavit daňový doklad.
Zálohové faktury přijaté
V tomto případě stačí do karty Úhrady zálohové faktury na Výdajové položce bankovního výpisu (ev. v záložce Zálohy na Výdajovém pokladního dokladu) zadat správné Členění DPH a Předkontaci:
Zaúčtování pak bude vypadat takto:
Zálohové faktury vydané
Postup zaúčtování Zálohových faktur vydaných je prakticky identický – na kartu Úhrady zálohové faktury v Příjmové položce bankovního výpisu (ev. v záložce Zálohy na Příjmovém pokladního dokladu) stačí zadat správné Členění DPH a Předkontaci:
Zdanění fakturou
Tento způsob zúčtování zálohové faktury je samozřejmě nejjednodušší. Daňový doklad je potřeba vystavit do 15 dnů po přijetí platby.
Zálohové faktury přijaté
1) Úhrada v bance – zaplacenou Zálohovou fakturu přijatou vložte pomocí tlačítka Přidat úhradu zálohové faktury na Výdajovou položku bankovního výpisu. Otevře se karta Úhrada:
2) Vystavení vyúčtovací faktury – Fakturu přijatou můžete snadno vytvořit převzetím původní Zálohové faktury, v takovém případě se do ní totiž doplní všechny údaje o odběrateli i položkách. Zaplacenou úhradu pak přímo na doklad vložte do záložky Odpočty záloh tlačítkem Přidat ze zálohy. Money ERP vám přitom nabídne všechny úhrady proplacené dodavateli, který je zadaný na faktuře.
Na vyúčtovací faktuře bude pak záloha odečtená v nulové sazbě DPH.
Zálohové faktury vydané
Postup je zcela identický.