Dne 31. prosince 2019 se legislativním opatřením zrušily papírové neschopenky a od 1. ledna 2020 vstoupil v platnost povinný elektronický systém evidence dočasných pracovních neschopností (DPN), tzv. eNeschopenka. Komunikace mezi Money ERP a službou DZDPN (data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti) probíhá stejně jako ostatní elektronická podání ČSSZ přes kanál VREP – v Money ERP tedy není potřeba nastavovat žádné nové připojení. Novinkou je však možnost průběžného stahování informací o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců a jejich převod do Money ERP, kde se zaměstnancům zcela automaticky založí, proplatí a ukončí karty Nepřítomnosti. Výměna informací o DPN probíhá následujícím způsobem:
První krok učiní lékař, který na portál ČSSZ odešle elektronické hlášení o vzniku DPN (a později i o jejím trvání a ukončení). Pojištěnci předá v papírové podobě pouze Průkaz dočasně práce neschopného zaměstnance.
Povinností zaměstnance je neprodleně informovat zaměstnavatele (stačí telefonicky či e-mailem).
Podkladem pro omluvení nepřítomnosti v práci a výplatu náhrady mzdy v době prvních 14 dnů pracovní neschopnosti jsou informace získané od ČSSZ elektronickou cestou (e-mailem nebo do datové schránky).
Prvotní informativní zpráva o vzniku DPN zaměstnance, dosud neověřená v systému ČSSZ, by měla být e-mailem zaslána zaměstnavateli v okamžiku doručení hlášení ošetřujícího lékaře na portál ČSSZ. Do Money ERP pak začnou přicházet ověřené notifikace: potvrzení o vzniku DPN, informace o všech následujících změnách a ukončení DPN. Po přijetí notifikace vyhledá Money ERP kartu Zaměstnance se stejným rodným číslem a Typem pracovního poměru a buď zcela automaticky vytvoří nebo aktualizuje jeho kartu Nepřítomnosti.
Notifikace si můžete také nechat posílat do datové schránky či na e-mail a do Money ERP je pak zavádět ručně. Stahováním přímo do Money ERP si však zajistíte provázanost obou systémů a automatický přenos informací.
Po 14 dnech trvání dočasné pracovní neschopnosti má zaměstnavatel za povinnost zaslat místně příslušné ČSSZ hlášení Příloha k žádosti o dávku. I v tomto případě probíhá komunikace elektronicky, papírový tiskopis či jiný způsob spojení je možné použít už jen při výpadku spojení. Do žádosti se uvádí informace, jakým způsobem a kam je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat.
Při ukončení DPN musí zaměstnavatel na ČSSZ elektronicky odeslat další report, Hlášení při ukončení pracovní neschopnosti, kde jsou uvedeny údaje potřebné pro výplatu poslední dávky nemocenského.
Obě povinná hlášení se na ČSSZ musí odesílat bez prodlení, proto je důležité dobře nastavit komunikaci Money ERP s portálem ČSSZ a pravidelně si stahovat notifikace.
eNeschopenka v Money ERP
Jak již bylo řečeno výše, Money ERP komunikuje s ČSSZ přes kanál VREP (APEP) na základě připojení nastaveného v záložce Elektronické podání na kartě Konfigurace mezd. Zde musíte zadat dva osobní šifrovací certifikáty zakoupené u certifikační autority:
Podepisovací certifikát – jedná se o běžný elektronický podpis (kvalifikovaný certifikát), který na straně ČSSZ zajistí vaši osobní identifikaci.
Komerční certifikát – slouží k šifrování zpráv tak, aby se k nim nedostal nikdo nepovolaný.
Dále je zde třeba zadat Variabilní symbol, který odpovídá údaji uvedenému na kartě pobočky Správy sociálního zabezpečení, ke které podání odesíláte.
Údaje o DPN
Aktuální informace o neschopnostech zaměstnanců získáte prostřednictvím seznamu Údaje o DPN. Seznam slouží ke stahování a evidenci notifikací služby DZDPN (záznamů vedených na portálu ČSSZ). Komunikace probíhá buď prostřednictvím ručně spuštěné aktualizace, nebo pomocí CSW Automatic. Pro stahování těchto notifikací musí fyzická osoba, která má pověření odesílat tiskopisy za firmu, u ČSSZ podat Oznámení o pověření k eSlužbám ČSSZ s typem pověření DZDPN.
Z přijatých notifikací pak zjistíte identifikační údaje příslušné pracovní neschopnosti a také aktuální informace o tom, kdy a pro které zaměstnance máte na správu sociálního zabezpečení odeslat příslušné hlášení.
V Money ERP se vytvoří vazba na kartu Zaměstnance zcela automaticky již v průběhu načítání dat z portálu ČSSZ, případně při jejich dodatečném zpracování. Vždy však máte možnost vazbu nastavit nebo opravit ručně. Program přitom porovná Rodné číslo a Typ pracovního poměru (Druh činnosti) zaměstnance s údaji dodanými správou sociálního zabezpečení a na případný nesoulad vás upozorní.
Příloha k žádosti o dávku
Tisková sestava Příloha k žádosti o dávku byla má údaje pro DPN uvedené na kartě Nepřítomnost – žádost o dávku DPN. Je zde například identifikační Číslo rozhodnutí o DPN a z karty Zaměstnance se sem přebírají informace o způsobu výplaty mzdy.
Hlášení při ukončení pracovní neschopnosti
K dispozici je dále tisková sestava Hlášení při ukončení pracovní neschopnosti, prostřednictvím které se na ČSSZ musí neprodleně po obdržení příslušné notifikace odesílat informace o ukončení pracovní neschopnosti zaměstnance. Money ERP do této sestavy převádí všechny údaje o zaměstnancích i z notifikací zcela automaticky a ve většině případů není třeba nic doplňovat.
Pro odeslání této sestavy platí stejné oprávnění, jaké pověřené osoby používají pro podání tiskopisu Příloha k žádosti o dávku.
Další informace v Money ERP
V seznamu Přehled nepřítomností je k dispozici detail Elektronická podatelna ČSSZ, ve kterém vidíte všechny přijaté notifikace i odeslaná podání týkající se dané nepřítomnosti.
CSW Automatic
Proces stahování notifikací a následné tvorby či aktualizace karet Nepřítomností si můžete maximálně usnadnit použitím aplikace CSW Automatic. Zde je k dispozici knihovna a zásuvný modul Aktualizace údajů o DPN, který zajistí, že se notifikace budou do Money ERP stahovat zcela automaticky. Program přitom (stejně jako při ručním spuštění) hned zaměstnancům založí nebo aktualizuje karty Nepřítomností a zadá na nich správný typ proplacení. Vám pak odpadne většina rutinní práce a stačí jen číst informativní e-maily s protokolem o výsledku přenosu, které se odesílají v rámci nastavení modulu.