Modul Smlouvy slouží k evidenci smluv, které uzavíráte s vašimi dodavateli i odběrateli. V jeho rámci lze nastavit plnou automatizaci pravidelné fakturace, ke které se strany na základě takových smluv zavázaly – typicky jde o nájemné, platby za služby apod. Pokud se věnujete činnostem, které jsou postaveny na pravidelném generování velkého počtu faktur (poskytujete pronájmy, poradenství, výuku aj.), zbavíte se díky této funkčnosti obrovského množství ruční práce, výrazně omezíte chybovost vznikající kopírováním dokladů a ušetříte i velké množství nákladů.
Po zadání podrobných kontrolních pravidel v Nastavení smluv a vytvoření pomocných seznamů si můžete sestavit vlastní Seznam smluv. Ten pak slouží jako přehledné centrální úložiště smluvních údajů, kde evidujete elektronicky přijaté nebo oskenované smlouvy a další doklady, kontaktní osoby, dobu platnosti, periodicitu apod. Pokud chcete automatizovat i čerpání smluvních částek, máte na výběr dva způsoby, případně jejich kombinaci:
Pravidelnou fakturací – po nastavení pravidel a napojení na funkčnost CSW Automatic program samostatně v zadaných termínech generuje doklady (faktury vydané, běžné i zálohové, a faktury přijaté). Hned je také odesílá příjemcům i s doprovodným textem v e-mailu, který si můžete nastavit pomocí zástupných znaků. Pokud CSW Automatic nepoužíváte, dá se funkčnost spouštět nad seznamem ručně tlačítkem Generovat doklady.
Ruční tvorbou dokladů – v rámci modulu se na fakturách a objednávkách zobrazí nová záložka Smlouva, kde si můžete ručně vytvořit vazbu na danou smlouvu. Program pak už jen hlídá čerpání částek s ohledem na nastavené limity, při jejichž překročení odesílá na vybrané adresy automatická upozornění.